Evenementen en logistiek draaien op teams die op korte termijn en op meerdere locaties moeten worden ingezet: de opbouw van een festival waarvoor een weekend lang 40 extra krachten nodig zijn, een distributiecentrum dat het tijdens een promotieactie erg druk krijgt, of een uitlaadoperatie die tot na middernacht duurt. Flexi-banen sluiten perfect aan bij die ad-hocbehoefte, en sinds 1 juli 2026 geldt de regeling voor bijna alle sectoren in plaats van slechts een beperkt aantal. Maar er is een addertje onder het gras dat het vermelden waard is: of uw paritair comité voor transport of logistiek überhaupt gebruik kan maken van flexi-jobs, hangt af van de vraag of het comité tijdens de overgang in 2026 heeft gekozen voor een opt-out. Controleer dit dus voordat u iemand inroostert. Zodra u de geschiktheid hebt bevestigd, is de operationele uitdaging het aantonen van gewerkte uren voor mensen die nooit een vaste werktijd hanteren. Met de ‘Check-in at Work’-oplossing van Suivo kan elk bemanningslid zijn aanwezigheid vanaf een mobiel apparaat op elke locatie registreren, waarbij geverifieerde tijdstempels rechtstreeks in het dossier worden opgenomen dat een inspecteur van de RSZ zal opvragen.
Zullen medewerkers in de evenementen- en logistieke sector in 2026 flexibele banen kunnen uitoefenen?
Het korte antwoord: evenemententeams konden dit al, en logistieke diensten kunnen dit nu in principe ook, maar je moet wel even nagaan hoe het in jouw sector zit.
Evenementen, cultuur en sport werden vanaf 2023 opgenomen in de flexi-jobregeling, waardoor festival-, podium- en productieteams al enkele jaren in aanmerking komen. Voor transport en logistiek lag de situatie anders. Vóór medio 2026 behoorden deze sectoren helemaal niet tot de in aanmerking komende sectoren. De hervorming van 1 juli 2026 heeft flexi-jobs opengesteld voor vrijwel alle particuliere en publieke sectoren, waardoor die algemene uitsluiting is opgeheven, maar elke sector heeft nu het recht om een volledige of gedeeltelijke uitsluiting aan te vragen. Tijdens de overgangsperiode van 2026 kunnen sectoren zich per kwartaal afmelden, en die afmeldingen worden vastgesteld bij koninklijk besluit.
Wat dat in de praktijk betekent:
- Als u een evenementen- of productiebedrijf runt, kunt u vrijwel zeker gebruikmaken van flexibele banen, afhankelijk van het standpunt van uw eigen paritaire commissie.
- Als u een magazijn, distributiebedrijf of transportbedrijf runt, ga er dan niet zomaar vanuit dat u flexwerkers kunt aannemen. Sommige gezamenlijke logistieke commissies hebben mogelijk om uitsluiting verzocht, en het beleid kan tijdens de overgangsperiode per kwartaal veranderen.
- Controleer de huidige status van uw paritair comité bij de FOD Werkgelegenheid of uw sociaal secretariaat voordat u een dienstrooster opstelt. We hebben liever dat u dit nu controleert dan dat er tijdens een audit een probleem aan het licht komt.
Dit is het eerlijke deel van het advies: de hervorming is breed opgezet, maar niet universeel, en de logistieke sector is nu juist het soort sector waar een opt-out aannemelijk is. Controleer dit eerst.
Waarom zijn ad-hocteams moeilijk te volgen?
Vaste medewerkers klokken elke dag in hetzelfde gebouw in. Tijdelijke flexibele teams doen precies het tegenovergestelde van alles wat het bijhouden van de werktijden gemakkelijk maakt:
- Ze draaien diensten op korte termijn. Als een team op donderdagmiddag wordt ingezet voor een opbouw op vrijdag, heb je bijna geen tijd om de papieren in orde te maken, terwijl de DimDay-aangifte toch moet worden ingediend voordat iedereen aan de slag gaat.
- Ze werken op verschillende locaties. Dezelfde medewerker kan de ene dag op een festivalterrein aan de slag zijn en de volgende dag in het magazijn van een klant. Er is geen vaste werktijd die voor alle locaties geldt.
- Ze werken onregelmatige uren. Het in- en uitladen loopt uit, diensten worden verlengd en een ploeg die voor vijf uur was ingepland, kan uiteindelijk zeven uur werken. Elk van die uren moet worden geregistreerd.
- Ze komen en gaan in grote aantallen. Als er binnen tien minuten veertig mensen bij een toegangspoort aankomen, is een papieren presentielijst zowel traag als onbetrouwbaar, en het is niet de elektronische registratie die de wet nu voorschrijft.
Sinds 1 juli 2026 is elektronische tijdregistratie verplicht voor elke werkgever die flexi-job-werknemers in dienst heeft. Papieren registratie volstaat niet langer. Dit sluit aan bij de bredere Belgische ontwikkeling naar verplichte werktijdregistratie voor alle werkgevers vanaf 1 januari 2027, dus een digitale registratie is hoe dan ook de richting waarin elk bedrijf zich beweegt.
Hoe registreer je uren voor meerdere vestigingen?
De oplossing is om de registratieplaats te verplaatsen naar de plek waar de werknemer zich daadwerkelijk bevindt, in plaats van te proberen iedereen via één locatie te laten lopen.
Met mobiel inchecken registreert elk teamlid zijn of haar aankomst en vertrek via een telefoon op de locatie waar hij of zij aan het werk is, of dat nu de opbouw van een festival is, het laadperron van een klant of uw eigen distributiecentrum. De ‘Check-in at Work’-oplossing van Suivo registreert wie er aanwezig is, waar en vanaf wanneer, en koppelt elke dienst aan een Dimona-controle van dezelfde dag, zodat u in één oogopslag kunt zien of een ingeplande medewerker een geldige DimDay in het systeem heeft staan. Bij terugkerende locaties of voertuiggebonden activiteiten kunnen dezelfde gegevens worden geregistreerd via het scannen van een badge of via check-in vanuit het voertuig, zonder dat er een telefoon bij de hand hoeft te zijn.
Daarmee beschik je over drie zaken die bij een ad-hocoperatie anders ontbreken:
- Geverifieerde uren per persoon per locatie, zodat de door jou opgegeven uren overeenkomen met de daadwerkelijk gewerkte uren, en niet met de geboekte uren.
- Een DimDay-vangnet. Het systeem kan een waarschuwing geven wanneer een ingeroosterde flexi-job-werknemer nog geen DimDay voor die dag heeft, zodat je dit kunt regelen voordat het werk begint. Als er geen geldige DimDay is, wordt die dag behandeld als regulier dienstverband, waarbij de werkgever de volledige sociale zekerheidsbijdragen over het loon moet betalen en de werknemer zijn belastingvoordeel voor die dag verliest.
- Eén enkel register voor alle vestigingen, dat direct ter beschikking staat voor een SIOD-inspecteur, in plaats van achteraf te moeten worden samengesteld op basis van presentielijsten.
Wat moet een werkgever in de evenementen- of logistieke sector als eerste doen?
Voel je je klaar voor je volgende grote trainingsblok of piek? Volg dan deze volgorde:
1. Controleer of je in aanmerking komt. Controleer of je gezamenlijke commissie zich voor het huidige kwartaal niet heeft afgemeld voor flexibele banen.
2. Sluit raamovereenkomsten. Er moet een schriftelijke raamovereenkomst bestaan tussen jou en elke flexi-job-werknemer voordat deze aan zijn of haar eerste dienst begint.
3. Zorg voor elektronische registratie. Zorg dat er een systeem is dat de uren per medewerker per locatie bijhoudt en DimDay ondersteunt, nog voordat iemand aan de slag gaat. Suivo is modulair opgebouwd, dus je kunt beginnen met het inchecken en later planning of salarisintegratie toevoegen zonder dat je het hele systeem hoeft te vervangen.
4. Dien vóór elke dienst een DimDay in. Geen uitzonderingen, geen aanpassingen achteraf.
Voor een volledig overzicht van de regels voor 2026 verwijzen wij u naar onze uitgebreide werkgeversgids over flexibanen in België. Als u verschillende soorten werknemers in hetzelfde team inzet, leest u in onze gids over het aansturen van een gemengd personeelsbestand hoe u voor elke groep de juiste regel kunt toepassen.
Houd je tijdelijke teams bij zonder het risico op administratieve rompslomp
Suivo biedt evenementen- en logistieke organisaties de elektronische tijdregistratie die tegenwoordig vereist is voor flexibele banen: mobiel inchecken op elke locatie, ondersteuning voor DimDay en één geverifieerd registratiedossier per medewerker, allemaal op een geïntegreerd platform waarmee je klein kunt beginnen en later kunt uitbreiden.
