Tijdregistratie

Hoe automatiseer ik het rapporteren van aanwezigheden op het werk?

Upload je Check-in-at-Work-bestanden nog steeds handmatig? Ontdek hoe je CIAW- en CIAO-rapportage kunt automatiseren om 100% RSZ conform te blijven zonder papierwerk.

Axel De Soomer

22 december 2025

De dagelijkse worsteling met handmatige CIAW-rapportage

Als uw HR- of sitemanagers nog steeds Check-in-at-Work (CIAW) -bestanden handmatig uploaden naar het RSZ , ken je de volgende pijnpunten:

Werknemers vergeten zich te registreren
Werfcodes worden door elkaar gehaald
Uploads zijn te laat
Inspecteurs signaleren ontbrekende gegevens

Elke dag verliezen bedrijven uren met het bijhouden van registraties en riskeren ze boetes tot € 6.000 per werfals er iets door de mazen van het net glipt.

Maar er is goed nieuws: De rapportagevan Check-in-at-Work kan volledig worden geautomatiseerd.
En met Check-in-and-Out-at-Work (CIAO) dat al verplicht is voor schoonmaakwerkzaamheden en op 1 april 2027 ook voor andere werkzaamheden van kracht wordt, is dit het perfecte moment om dit te doen.

Waarom handmatig rapporteren bij het inchecken op het werk niet meer werkt

CIAW is ontworpen voor digitalisering, maar veel bedrijven behandelen het nog steeds als papierwerk.
Het handmatig invoeren of exporteren van gegevens leidt tot drie grote problemen:

Menselijke fouten: verkeerde ID's, ontbrekende werknemers, onjuiste locatiecodes.
Vertragingen: rapporten die te laat worden geüpload of helemaal worden vergeten.
Geen traceerbaarheid: onmogelijk om te bewijzen wie waar heeft gewerkt, wanneer inspecteurs hiernaar vragen.

Met de nieuwe CIAO-regels, die uitcheckregistratie en realtime rapportage toevoegen, kunnen handmatige uploads simpelweg niet meer bijblijven.

Hoe automatisering er in de praktijk uitziet

Het automatiseren van Check-in-at-Work betekent dat uw personeelsgegevens rechtstreeks worden gekoppeld aan het RSZ . Geen Excel-sheets, geen bestandsuploads, geen handmatige invoer.

Zo werkt het met Suivo:

Stap	Wat gebeurt er automatisch?
1. Werknemersregistratie	Werknemers badgen bij een werfpaal op het terrein, in een voertuig of via de Suivo Time Logger-app.
2. Opgenomen aanwezigheidsgegevens	Het systeem registreert in realtime het personeelsnummer, de locatiecode en de tijd.
3. RSZ	De gegevens worden automatisch doorgestuurd naar het RSZ CIAW/CIAO-platform.
4. Auditbestendige rapportage	Elke registratie wordt opgeslagen en voorzien van een tijdstempel in het dashboard van Suivo.
5. Salarisadministratie koppeling	Dezelfde gegevens worden rechtstreeks naar de salarisadministratie en HR gestuurd voor validatie.

Het proces is onzichtbaar voor werknemers en kost geen moeite voor beheerders.

Waarom nu: tijdregistratie in 2027 ingevoerd

Met ingang van 1 september 2024 voor schoonmaakwerkzaamheden en met ingang van 1 april 2027 voor bouwwerkzaamheden aan onroerend goed met een waarde van meer dan 500.000 euro excl. btw wordt Check-in-at-Work vervangen door Check-in-and-Out-at-Work (CIAO), waarbij zowel registratie bij aanvang en bij beëindiging registraties vereist.
De regeling wordt ook uitgebreid naar de schoonmaak-, facilitaire en onderhoudssectoren, waarbij voor elke werknemer nieuwe gegevensvereisten worden toegevoegd.

Deze verschuiving maakt automatisering essentieel:

Geen eenmalige aanwezigheidsregistratie meer. Voortaan doorlopende tijdregistratie.
Geen handmatige uploads meer. De RSZ wil live, verbonden data.

Suivo is al CIAO-ready, zodat uw activiteiten aan de wet blijven voldoen als de wetgeving verandert.

De voordelen van geautomatiseerde CIAW/CIAO-rapportage

100% naleving – elke werknemer correct en op tijd geregistreerd.
Geen handmatige uploads – gegevens worden automatisch doorgestuurd naar de RSZ.
Volledige traceerbaarheid – auditbestendige digitale geschiedenis voor elke locatie en werknemer.
Snellere administratie – HR en planners besparen elke week enkele uren.
Hogere werktevredenheid – geen handmatige check-ins of verwarring meer.

Automatisering neemt niet alleen stress weg, maar zorgt ook voor gemoedsrust bij elk project.

Praktijkvoorbeeld – Volledige automatisering in het veld

Een Belgisch infrastructuurbedrijf met 180 mobiele werknemers kreeg meerdere boetes omdat CIAW-gegevens ontbraken als gevolg van te late handmatige uploads.

Na implementatie van Suivo Time Registration & Absence werd elke check-in/check-out geautomatiseerd via werfpalen en voertuigbadges.
De RSZ data wordt nu automatisch gesynchroniseerd, zonder dat er handmatige handelingen nodig zijn.

Resultaten:
100 % naleving
3 uur administratieve tijdwinst per locatie per week
Geen boetes in 18 maanden

“Met Suivo denken we niet eens meer na over CIAW.
Compliance gebeurt gewoon automatisch."

Hoe u het inchecken op het werk kunt automatiseren met Suivo

U kunt in drie eenvoudige stappen aan de slag:

Verbind uw locaties en voertuigen.
Installeer Suivo-badges, werfpalen of activeer de mobiele app voor werknemers.
Integratie met RSZ salarisadministratie.
Suivo maakt rechtstreeks verbinding met de RSZ en uw HR-systeem. Er zijn geen extra tools nodig.
Monitor vanaf één dashboard.
Bekijk elke check-in/check-out in realtime, met automatische waarschuwingen bij afwijkingen.

Dat is alles. Eenmaal geconfigureerd, verloopt uw volledige compliance-proces volledig automatisch.

Naleving zonder stress

Check-in-at-Work (CIAW) en Check-in-and-Out-at-Work (CIAO) hoeven niet ingewikkeld te zijn.
Met Suivo verloopt de rapportage automatisch, nauwkeurig en altijd conform aan de regels.

Blijf automatisch compliant.
Boek uw gratis expertsessie en ontdek hoe Suivo de CIAW/CIAO-rapportage automatiseert, van check-in tot loonadministratie.