Italiaanse bedrijven zijn een vaste waarde op Belgische industrieterreinen, met name op het gebied van elektrische installaties en montage en bij het onderhoud van petrochemische installaties. De omvang is kleiner dan die van de Poolse of Nederlandse stromen, maar de opdrachten zijn doorgaans technisch van aard, hebben een hoge toegevoegde waarde en vinden plaats op precies het soort locatie waar Check-in-at-Work vanaf de eerste dag van toepassing is.
De positie van Italië op de Belgische markt
Italië behoorde in 2022 tot de top tien van uitzendende landen, met ongeveer 5.500 uitgezonden werknemers, en blijft een belangrijke bron. Italiaanse bedrijven vertegenwoordigen 5 procent van de uitzendende bedrijven in de sector elektrische installatie en montage en 4 procent in de petrochemische industrie, terwijl hun aandeel in de algemene bouwsector kleiner is.
Het is de moeite waard om dit profiel te begrijpen, omdat het bepaalt waar het risico ligt. Bij Italiaanse detacheringen naar België gaat het meestal om gespecialiseerde aannemersteams die aan industriële installaties werken, in plaats van om algemene bouwvakkers. Dit betekent minder mensen, maar werkzaamheden met een hogere waarde, langere inbedrijfstellingsperiodes en een grotere kans dat de totale waarde van de werkzaamheden de registratiedrempel overschrijdt.
De vier dingen die je absoluut moet hebben
Ga terug in de tijd vanaf je mobilisatiedatum, want twee van deze zaken zijn afhankelijk van derden.
1. A1-certificaten, die vóór vertrek bij het INPS (Istituto Nazionale della Previdenza Sociale) moeten worden aangevraagd, één per gedetacheerde werknemer, voor de volledige geplande periode. Deze certificaten bewijzen dat uw werknemers onder het Italiaanse socialezekerheidsstelsel blijven vallen en niet onderworpen zijn aan Belgische socialezekerheidsbijdragen. Bekijk wat Belgische inspecteurs controleren op een A1-certificaat. 2. Een Belgisch bedrijfsnummer (CBE) en toegang tot het portaal, indien Check-in-at-Work van toepassing is. Buitenlandse werkgevers hebben beide nodig om de aanwezigheid überhaupt te registreren, en dit is de stap die het vaakst te laat wordt uitgevoerd. 3. De Limosa-aangifte, die vóór de eerste werkdag op limosa.be moet worden ingediend. Hieruit vloeit een LIMOSA-1-ontvangstbewijs voort dat elke werknemer aan de Belgische opdrachtgever moet kunnen tonen. Volledige details vindt u in onze Limosa-gids. 4. Een contactpersoon, wiens identiteit en contactgegevens u aan de Belgische Arbeidsinspectie doorgeeft, en die daadwerkelijk bereikbaar is met betrekking tot de detachering.
Vervangt de A1-verklaring de Limosa-verklaring?
Nee, en dit is het duurste misverstand bij grensoverschrijdend werk.
Het A1-formulier geeft aan welk land het socialezekerheidsstelsel hanteert. Het Limosa-formulier geeft aan of België op de hoogte is van de aanwezigheid van uw werknemer op zijn grondgebied. Ze worden door verschillende instanties afgegeven voor verschillende doeleinden. Een werkgever die in het bezit is van een geldig A1-formulier moet nog steeds een Limosa-aangifte indienen voordat het werk begint, en een inspecteur zal om beide documenten vragen.
Waardevolle locaties en een drempel waar je geen invloed op hebt
De ‘Check-in-at-Work’-regeling is van toepassing wanneer de totale waarde van de werkzaamheden aan onroerend goed 500.000 euro exclusief btw bedraagt. Die drempel heeft betrekking op de werkzaamheden zelf, niet op uw contract. Een Italiaanse gespecialiseerde aannemer met een opdracht ter waarde van 60.000 euro binnen een petrochemisch onderhoudsproject van meerdere miljoenen euro valt onder deze verplichting, en het feit dat het om een klein onderdeel van een groot project gaat, vormt geen vrijstelling.
Daaruit vloeit de veelvoorkomende fout in de praktijk voort. Gespecialiseerde teams komen vaak halverwege het project aan, nadat de systemen op de bouwplaats al in gebruik zijn, en gaan ervan uit dat de hoofdaannemer hen al heeft aangemeld. De verantwoordelijkheid voor de registratie ligt zowel bij de partij die de werknemer uitzendt als bij de partij die het werk uitvoert, en beide partijen moeten overeenkomen wie de registratie uitvoert en controleren of dit ook daadwerkelijk is gebeurd. Leg die afspraak schriftelijk vast vóór de aanvang van de werkzaamheden.
Een tweede punt: de uitvoeringstermijnen lopen uit. Als je A1-certificaten en Limosa-verklaring zijn afgestemd op het oorspronkelijke programma, moet je deze herzien zodra het programma wordt verplaatst, en niet pas daarna.
Wanneer is ‘Check-in-at-Work’ van toepassing?
Registratie is verplicht voor werkzaamheden aan onroerend goed, met uitzondering van schoonmaakwerkzaamheden, en voor bepaalde activiteiten in de vleessector, wanneer de totale waarde van de werkzaamheden 500.000 euro exclusief btw bedraagt. Deze drempel geldt ongeacht of die waarde bij aanvang van de werkzaamheden of tijdens de uitvoering ervan wordt bereikt, en heeft betrekking op de werkzaamheden als geheel, niet op de waarde van uw eigen contract.
Drie punten waar buitenlandse aannemers vaak op struikelen:
- Dit gebeurt dagelijks. De registratie moet plaatsvinden voordat de persoon aan het werk gaat, elke werkdag, voor iedereen die op de locatie aanwezig is. Het gaat niet om een eenmalige registratie.
- De verantwoordelijkheid is gedeeld. Deze rust zowel bij de partij die de werknemer uitzendt als bij de partij die het werk uitvoert, en beide partijen moeten overeenkomen wie de registratie verzorgt en controleert of de werkzaamheden daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Ervan uitgaan dat de hoofdaannemer je dekt, is geen verdedigingsgrond.
- De term „werkzaamheden aan onroerend goed“ is breed opgevat en reikt veel verder dan alleen nieuwbouw; hij omvat ook renovatie, inrichting, technische installaties en grondwerkzaamheden.
Met ingang van 1 april 2027 breidt een op 30 mei 2026 aangenomen programmawet de verplichting tot registratie van zowel binnenkomst als vertrek uit en wordt de levering van stortklaar beton onder het toepassingsgebied gebracht. Na die datum volstaan aanmeldingsformulieren niet meer.
De verschillen tussen de systemen worden toegelicht in Limosa, Dimona of Check-in-at-Work.
Wat het kost als je het verkeerd doet
Het niet indienen van een Limosa-aangifte is een overtreding van niveau 4, de zwaarste categorie in het Belgische Sociaal Strafwetboek, waarop naast geldboetes ook een gevangenisstraf kan staan.
De boetes zijn op 1 februari 2026 verhoogd, toen de wet van 19 december 2025 de vermenigvuldigingsfactor voor sociale strafrechtelijke boetes verhoogde van 8 naar 10. Voor sommige overtredingen wordt het bedrag vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers, tot een maximum van 100. Hierdoor kan één administratieve tekortkoming bij een team van tien personen al tot een aanzienlijk bedrag leiden.
Er zijn ook commerciële kosten aan verbonden. Uw Belgische opdrachtgever loopt risico door de hoofdelijke aansprakelijkheid voor de lonen van uw werknemers en door de inhoudingsplicht: wanneer een aannemer sociale of fiscale schulden heeft, moet de opdrachtgever 35 procent van elke factuur (exclusief btw) inhouden voor socialezekerheidsschulden en 15 procent voor belastingschulden, te controleren op checkinhoudingsplicht.be. Vanaf 1 mei 2026 geldt een extra inhouding van 15 procent voor achterstallige bijdragen van zelfstandigen. Een onderaannemer die dat probleem veroorzaakt, wordt niet meer uitgenodigd. In onze gids voor hoofdaannemers staat wat uw opdrachtgever moet controleren voordat hij u inhuurt.
Zorgen dat de administratie en de bouwplaats met elkaar in overeenstemming zijn
Het moeilijkste aan grensoverschrijdend werken is niet dat je de regels niet begrijpt. Het is juist om het dossier op je thuiskantoor en de werkelijkheid op een Belgische bouwplaats week na week op elkaar afgestemd te houden, terwijl de ploegen rouleren en de planning verandert.
Twee gewoontes zorgen voor het grootste deel van het werk. Beschouw elke wisseling van personeel als een nalevingsmoment: een nieuwe medewerker betekent een nieuwe A1-controle, een nieuwe Limosa-registratie en een bouwplaatsregistratie op zijn of haar eigen naam, die al vóór vertrek moeten zijn geregeld. En registreer de aanwezigheid digitaal op het moment dat iemand arriveert, gekoppeld aan de persoon en het project, zodat het bouwplaatsdossier standaard overeenkomt met uw aangiften en u op verzoek een specifiek verslag van een voorbije dag kunt overleggen zonder dit achteraf te hoeven reconstrueren.
De ‘check-in-at-work’-functie van Suivo wordt gebruikt op Belgische bouwplaatsen waar meerdere onderaannemers naast elkaar werken, en draait op hetzelfde workforce management -platform als de tijdregistratie. Daardoor worden de gegevens die u vastlegt voor nalevingsdoeleinden ook gebruikt voor de urenregistratie en projectkostenberekening, in plaats van dat ze in een apart systeem blijven staan.
Ontdek hoe Cibor de registratie op de verschillende Belgische websites regelt.
Een opmerking over taal
De Belgische autoriteiten werken in het Nederlands, Frans, Duits of Engels. Italiaans is geen officiële taal in België, dus zorg ervoor dat u op zijn minst een contactpersoon hebt die Engels spreekt.
Alle Belgische aangiften die een buitenlandse werkgever moet indienen, zijn gebundeld in ons volledige overzicht voor bedrijven die in België actief zijn.
Boek een gratis demo
Als u Italiaanse teams naar Belgische bouwplaatsen haalt en op zoek bent naar een aanwezigheidsregistratiesysteem dat voldoet aan de eisen van een inspecteur zonder uw werkzaamheden te vertragen, laten wij u graag zien hoe dit in de praktijk werkt. Boek een gratis demo.
