Roemeense bedrijven die in België actief zijn: de checklist voor naleving van de regelgeving

Roemenië is de zesde grootste leverancier van gedetacheerde werknemers naar België en een van de landen waar de bouw het zwaarst vertegenwoordigd is. Roemeense onderdanen maken 10 procent uit van alle gedetacheerde werknemers in de Belgische bouwsector, wat vrijwel gelijk is aan het aandeel van Nederlandse, Portugese, Oekraïense en Poolse werknemers. Als u een Roemeens bouwbedrijf runt dat op Belgische bouwplaatsen actief is, is de aanwezigheidsregistratie geen administratieve formaliteit, maar het eerste waar inspecteurs naar kijken.

De positie van Roemenië op de Belgische markt

Roemeense bedrijven hebben in 2023 10.548 gedetacheerde werknemers aangemeld voor België, wat neerkomt op 4 , 6 procent van het totale aantal Limosa-aanmeldingen, en vertegenwoordigen ongeveer 3 procent van de detacherende bedrijven die actief zijn in de Belgische bouwsector. Van de gedetacheerde werknemers die specifiek in de Belgische bouwsector werkzaam zijn, zijn er 6.121 Roemeense staatsburgers , ofwel 10,0 procent van het totaal, waarmee Roemenië tot de top vijf van nationaliteiten op Belgische bouwplaatsen behoort.

In tegenstelling tot Polen of Slowakije betreft het bij Roemeense detacheringen vooral werknemers in loondienst en niet zozeer zelfstandigen: het aantal gedetacheerde Roemeense zelfstandigen in de Belgische bouwsector bedraagt slechts 701, tegenover 6.121 gedetacheerde werknemers. Dat betekent dat uw risico vooral ligt bij de verplichtingen van de werkgever, en niet zozeer bij de formaliteiten voor zelfstandigen.

De vier dingen die je absoluut moet hebben

Ga terug in de tijd vanaf je mobilisatiedatum, want twee van deze zaken zijn afhankelijk van derden.

1. A1-certificaten, die vóór vertrek bij de Casa Naţională de Pensii Publice (CNPP) moeten worden aangevraagd, één per gedetacheerde werknemer, voor de volledige geplande periode. Deze certificaten bewijzen dat uw werknemers onder het Roemeense socialezekerheidsstelsel blijven vallen en niet onderworpen zijn aan Belgische premies. Bekijk wat Belgische inspecteurs controleren op een A1-certificaat. 2. Toegang tot Check-in-at-Work, indien Check-in-at-Work van toepassing is. Zonder een Belgisch bedrijfsnummer (CBE) of toegang tot het portaal kunt u de aanwezigheid nog steeds registreren door de QR-code op het LIMOSA-1-formulier te scannen via de mobiele app, maar alleen om te registreren, niet om gegevens te raadplegen of te annuleren. Voor volledige toegang zijn een CBE-nummer en beveiligde toegang tot het portaal nodig; het regelen hiervan kost tijd, dus begin er vroeg mee. 3. De Limosa-aangifte, die vóór de eerste werkdag op limosa.be moet worden ingediend. Hieruit volgt een LIMOSA-1-ontvangstbewijs dat elke werknemer aan de Belgische opdrachtgever moet kunnen tonen. Volledige details vindt u in onze Limosa-gids. 4. Een contactpersoon, wiens identiteit en contactgegevens u aan de Belgische Arbeidsinspectie doorgeeft, en die daadwerkelijk bereikbaar is met betrekking tot de detachering.

Vervangt de A1-verklaring de Limosa-verklaring?

Nee, en dit is het duurste misverstand bij grensoverschrijdend werk.

Het A1-formulier geeft aan welk land het socialezekerheidsstelsel hanteert. Het Limosa-formulier geeft aan of België op de hoogte is van de aanwezigheid van uw werknemer op zijn grondgebied. Ze worden door verschillende instanties afgegeven voor verschillende doeleinden. Een werkgever die in het bezit is van een geldig A1-formulier moet nog steeds een Limosa-aangifte indienen voordat het werk begint, en een inspecteur zal om beide documenten vragen.

Personeelswisselingen en de administratie die daar niet op aansluit

Het kenmerkende Roemeense detacheringspatroon in België bestaat uit een omvangrijke ploeg die een langduriger programma uitvoert, waarbij rotatie plaatsvindt. Werknemers gaan naar huis, anderen komen erbij, en het personeelsbestand op de werkplek blijft min of meer constant, terwijl de individuele werknemers wisselen.

Dat is precies het patroon dat de Belgische inspecties moeten opsporen. In de aangifte worden personen bij naam genoemd. Dat geldt ook voor het A1-formulier. En voor de dagelijkse registratie op de bouwplaats. Wanneer er een wisseling plaatsvindt en alleen het interne rooster wordt bijgewerkt, lopen de drie registraties uit elkaar, en een inspecteur die de personen op de bouwplaats vergelijkt met de aangifte, ontdekt binnen enkele minuten een discrepantie.

Beschouw elke personeelswisseling als een nalevingskwestie, niet als een kwestie van planning: een nieuwe werknemer betekent een nieuwe A1-controle, een nieuwe Limosa-registratie en een registratie van de werklocatie op zijn of haar eigen naam, die moeten worden geregeld vóór de reis en niet pas in de week na aankomst. De meest voorkomende bevinding is niet een niet-aangemeld bedrijf, maar een aangemeld bedrijf met een niet-aangemelde persoon op de werklocatie.

Wanneer is ‘Check-in-at-Work’ van toepassing?

Registratie is verplicht voor werkzaamheden aan onroerend goed, met uitzondering van schoonmaakwerkzaamheden, wanneer de totale waarde van de werkzaamheden 500.000 euro exclusief btw bedraagt. Deze drempel geldt ongeacht of die waarde bij aanvang van de werkzaamheden of tijdens de uitvoering ervan wordt bereikt, en heeft betrekking op de werkzaamheden als geheel, niet op de waarde van uw eigen contract. Ook de levering van stortklaar beton en bepaalde activiteiten in de vleessector vallen hieronder; voor de vleessector geldt geen minimumbedrag.

Drie punten waar buitenlandse aannemers vaak op struikelen:

• Dit gebeurt dagelijks. De registratie moet plaatsvinden voordat de persoon aan het werk gaat, elke werkdag, voor iedereen die op de locatie aanwezig is. Het gaat niet om een eenmalige registratie.
• De verantwoordelijkheid is gedeeld. Deze rust zowel bij de partij die de werknemer uitzendt als bij de partij die het werk uitvoert, en beide partijen moeten overeenkomen wie de registratie verzorgt en controleert of de werkzaamheden daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Ervan uitgaan dat de hoofdaannemer je dekt, is geen verdedigingsgrond.
• De term „werkzaamheden aan onroerend goed“ is breed opgevat en reikt veel verder dan alleen nieuwbouw; hij omvat ook renovatie, inrichting, technische installaties en grondwerkzaamheden.

Met ingang van 1 april 2027 breidt een op 30 mei 2026 aangenomen programmawet de registratieverplichting uit tot zowel binnenkomst als vertrek, voor werkzaamheden aan onroerend goed en voor de levering van stortklaar beton, die momenteel al onder het toepassingsgebied vallen. Aanwezigheidslijsten volstaan na die datum niet meer.

De verschillen tussen de systemen worden toegelicht in Limosa, Dimona of Check-in-at-Work.

Wat het kost als je het verkeerd doet

Het niet indienen van een Limosa-aangifte is een overtreding van niveau 4, de zwaarste categorie in het Belgische Sociaal Strafwetboek, waarop naast geldboetes ook een gevangenisstraf kan staan.

De boetes zijn op 1 februari 2026 verhoogd, toen de wet van 19 december 2025 de vermenigvuldigingsfactor voor sociale strafrechtelijke boetes verhoogde van 8 naar 10. Voor sommige overtredingen wordt het bedrag vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers, tot een maximum van 100. Hierdoor kan één administratieve tekortkoming bij een team van tien personen al tot een aanzienlijk bedrag leiden.

Er zijn ook commerciële kosten aan verbonden. Uw Belgische opdrachtgever loopt risico door de hoofdelijke aansprakelijkheid voor de lonen van uw werknemers en door de inhoudingsplicht: wanneer een aannemer sociale of fiscale schulden heeft, moet de opdrachtgever 35 procent van elke factuur exclusief btw inhouden voor socialezekerheidsschulden en 15 procent voor belastingschulden, te controleren op checkinhoudingsplicht.be. Sinds 30 oktober 2026 houden opdrachtgevers in de bouw- en schoonmaaksector ook 15 procent in wanneer de aannemer onbetaalde sociale bijdragen als zelfstandige heeft. Een onderaannemer die dat probleem veroorzaakt, wordt niet meer uitgenodigd. Onze gids voor hoofdaannemers legt uit welke aansprakelijkheid op de hoofdaannemer rust.

Zorgen dat de administratie en de bouwplaats met elkaar in overeenstemming zijn

Het moeilijkste aan grensoverschrijdend werken is niet dat je de regels niet begrijpt. Het is juist om het dossier op je thuiskantoor en de werkelijkheid op een Belgische bouwplaats week na week op elkaar afgestemd te houden, terwijl de ploegen rouleren en de planning verandert.

Twee gewoontes zorgen voor het grootste deel van het werk. Beschouw elke wisseling van personeel als een nalevingsmoment: een nieuwe medewerker betekent een nieuwe A1-controle, een nieuwe Limosa-registratie en een bouwplaatsregistratie op zijn of haar eigen naam, die al vóór vertrek moeten zijn geregeld. En registreer de aanwezigheid digitaal op het moment dat iemand arriveert, gekoppeld aan de persoon en het project, zodat het bouwplaatsdossier standaard overeenkomt met uw aangiften en u op verzoek een specifiek verslag van een voorbije dag kunt overleggen zonder dit achteraf te hoeven reconstrueren.

De ‘check-in-at-work’-functie van Suivo wordt gebruikt op Belgische bouwplaatsen waar meerdere onderaannemers naast elkaar werken, en draait op hetzelfde workforce management -platform als de tijdregistratie. Daardoor worden de gegevens die u vastlegt voor nalevingsdoeleinden ook gebruikt voor de urenregistratie en projectkostenberekening, in plaats van dat ze in een apart systeem blijven staan.

Ontdek hoe B&R Bouwgroep de registratie op alle Belgische locaties regelt.

Een opmerking over taal

Belgische inspecties en officiële correspondentie vinden plaats in het Nederlands, Frans of Duits, afhankelijk van de regio, en niet in het Roemeens. De meeste Roemeense bouwmedewerkers worden ingezet op Vlaamse bouwplaatsen, dus zorg ervoor dat de door u aangewezen contactpersoon het Nederlands beheerst, of stel een Belgische vertegenwoordiger aan die dat wel kan.

Ditzelfde kader geldt voor bemanningen uit elk land, en in onze begeleidende gids voor buitenlandse werkgevers wordt dit allemaal stap voor stap uitgelegd.

Veelgestelde vragen

Wat moet een Roemeens bedrijf doen om werknemers naar België te detacheren?

Voor elke gedetacheerde werknemer van CNPP is vóór vertrek een A1-certificaat vereist, moet vóór de eerste werkdag een Limosa-aangifte worden ingediend en moet er een contactpersoon worden aangewezen waarvan de gegevens aan de Belgische sociale inspectie worden doorgegeven. Op locaties die onder het Check-in-at-Work-systeem vallen, moet elke persoon bovendien elke werkdag worden geregistreerd.

Vervangt een A1-certificaat de Limosa-verklaring?

Nee. Het A1-formulier geeft aan welk land het socialezekerheidsstelsel toepast, terwijl Limosa aan België meedeelt dat uw werknemer zich op Belgisch grondgebied bevindt. Ze worden door verschillende instanties voor verschillende doeleinden afgegeven, en een Belgische inspecteur zal vragen om beide documenten te mogen inzien.

Hoe pak je de personeelswisseling op een Belgische bouwplaats het beste aan?

Beschouw elke rotatie als een nalevingsverplichting, niet alleen als een wijziging in de planning. In de Limosa-aangifte, het A1-formulier en de dagelijkse registratie op de werf worden individuele werknemers bij naam genoemd; daarom moet voor elke nieuwe werknemer een A1-controle, een Limosa-aangifte en een registratie op de werf onder zijn eigen identiteit worden geregeld, en wel voordat hij op reis gaat.

Wat gebeurt er als een buitenlandse aannemer geen Limosa-aangifte indient?

Het niet indienen van een Limosa-aangifte is een overtreding van niveau 4, de zwaarste categorie in het Belgische Sociaal Strafwetboek, waarop zowel gevangenisstraf als geldboetes staan. Voor sommige overtredingen wordt de geldboete vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers, tot maximaal 100.

Boek een gratis demo

Als u Roemeense medewerkers inzet op Belgische bouwplaatsen en op zoek bent naar een aanwezigheidsregistratiesysteem dat voldoet aan de eisen van de inspecteur zonder uw werkzaamheden te vertragen, laten wij u graag zien hoe dit in de praktijk werkt. Boek een gratis demo.