Spaanse bedrijven die in België actief zijn: de checklist voor naleving van de regelgeving

Spaanse bedrijven die in België actief zijn, vormen een kleinere maar groeiende groep, die zich vooral richt op gespecialiseerde installatiewerkzaamheden, hernieuwbare energie en industriële projecten, en minder op algemene bouwactiviteiten. Spanje staat niet in de top tien van landen waaruit de meeste werknemers naar België komen, wat betekent dat er aan beide kanten minder institutionele bekendheid is en dat de kans groter is dat formaliteiten pas laat aan het licht komen.

De positie van Spanje op de Belgische markt

Spanje valt in de categorie ‘overige landen’ van de Belgische Limosa-uitsplitsing, die in 2023 samen goed waren voor 36.254 gedetacheerde personen, oftewel 15,6 procent van het totaal. Spaanse onderdanen zijn in de Belgische bouwsector voornamelijk als zelfstandigen actief en vertegenwoordigen 1,2 procent van de gedetacheerde zelfstandigen.

Spanje is ook een belangrijke bestemming voor Belgische uitzendingen naar het buitenland: het ontvangt ongeveer 3 procent van de door België afgegeven A1-documenten op grond van artikel 12, zodat er in beide richtingen bilateraal verkeer plaatsvindt.

De vier dingen die je absoluut moet hebben

Ga terug in de tijd vanaf je mobilisatiedatum, want twee van deze zaken zijn afhankelijk van derden.

1. A1-certificaten, die vóór vertrek bij de Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) moeten worden aangevraagd, één per gedetacheerde werknemer, voor de volledige geplande periode. Deze certificaten bewijzen dat uw werknemers onder het Spaanse socialezekerheidsstelsel blijven vallen en niet onderworpen worden aan Belgische bijdragen. Bekijk wat Belgische inspecteurs controleren op een A1. 2. Toegang tot Check-in-at-Work, indien Check-in-at-Work van toepassing is. Zonder Belgisch bedrijfsnummer (CBE) of toegang tot het portaal kunt u de aanwezigheid nog steeds registreren door de QR-code op het LIMOSA-1-formulier te scannen via de mobiele dienst, maar alleen om te registreren, niet om gegevens te raadplegen of te annuleren. Voor volledige toegang zijn een CBE-nummer en beveiligde toegang tot het portaal nodig; het regelen hiervan kost tijd, dus begin er vroeg mee. 3. De Limosa-aangifte, die vóór de eerste werkdag op limosa.be moet worden ingediend. Hieruit volgt een LIMOSA-1-ontvangstbewijs dat elke werknemer aan de Belgische opdrachtgever moet kunnen tonen. Volledige details vindt u in onze Limosa-gids. 4. Een contactpersoon, wiens identiteit en contactgegevens u aan de Belgische Arbeidsinspectie doorgeeft, en die daadwerkelijk bereikbaar is met betrekking tot de detachering.

Vervangt de A1-verklaring de Limosa-verklaring?

Nee, en dit is het duurste misverstand bij grensoverschrijdend werk.

Het A1-formulier geeft aan welk land het socialezekerheidsstelsel hanteert. Het Limosa-formulier geeft aan of België op de hoogte is van de aanwezigheid van uw werknemer op zijn grondgebied. Ze worden door verschillende instanties afgegeven voor verschillende doeleinden. Een werkgever die in het bezit is van een geldig A1-formulier moet nog steeds een Limosa-aangifte indienen voordat het werk begint, en een inspecteur zal om beide documenten vragen.

Er is geen vastomlijnd draaiboek, dus er worden geen aannames gedaan

Voor Poolse of Nederlandse aannemers zijn de Belgische formaliteiten bekend terrein en is er een lokale adviesbranche die hierin thuis is. Spaanse bedrijven die de Belgische markt betreden, beschikken vaak over geen van beide, en het meest voorkomende gevolg is niet opzettelijke niet-naleving, maar een eerste project waarbij de papierwinkel pas na de start van de werkzaamheden in orde wordt gebracht.

Er zijn twee specifieke knelpunten die steeds weer terugkomen. Ten eerste wordt de toegang tot Check-in-at-Work behandeld als iets dat ter plaatse moet worden geregeld. Dat is echter niet het geval: de verplichting geldt vanaf de eerste werkdag. Zonder Belgisch bedrijfsnummer (CBE) en toegang tot het portaal kun je je alleen registreren door de QR-code op het LIMOSA-1-formulier te scannen via de mobiele app, waarmee je echter geen registraties kunt raadplegen of annuleren, en het duurt even voordat je volledige toegang hebt.

Ten tweede gaan Spaanse bedrijven die gewend zijn aan het binnenlandse ‘desplazamiento’-kader er soms van uit dat dit volstaat voor het gastland. Dat is echter niet het geval. België eist een eigen aanmelding, die in België moet worden ingediend voordat de werkzaamheden van start gaan, en het bezit van een geldig A1-formulier, afgegeven door de TGSS, ontslaat men niet van die verplichting.

Wanneer is ‘Check-in-at-Work’ van toepassing?

Registratie is verplicht voor werkzaamheden aan onroerend goed, met uitzondering van schoonmaakwerkzaamheden, wanneer de totale waarde van de werkzaamheden 500.000 euro exclusief btw bedraagt. Deze drempel geldt ongeacht of die waarde bij aanvang van de werkzaamheden of tijdens de uitvoering ervan wordt bereikt, en heeft betrekking op de werkzaamheden als geheel, niet op de waarde van uw eigen contract. Ook de levering van stortklaar beton en bepaalde activiteiten in de vleessector vallen hieronder; voor de vleessector geldt geen minimumbedrag.

Drie punten waar buitenlandse aannemers vaak op struikelen:

• Dit gebeurt dagelijks. De registratie moet plaatsvinden voordat de persoon aan het werk gaat, elke werkdag, voor iedereen die op de locatie aanwezig is. Het gaat niet om een eenmalige registratie.
• De verantwoordelijkheid is gedeeld. Deze rust zowel bij de partij die de werknemer uitzendt als bij de partij die het werk uitvoert, en beide partijen moeten overeenkomen wie de registratie verzorgt en controleert of de werkzaamheden daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Ervan uitgaan dat de hoofdaannemer je dekt, is geen verdedigingsgrond.
• De term „werkzaamheden aan onroerend goed“ is breed opgevat en reikt veel verder dan alleen nieuwbouw; hij omvat ook renovatie, inrichting, technische installaties en grondwerkzaamheden.

Met ingang van 1 april 2027 breidt een op 30 mei 2026 aangenomen programmawet de registratieverplichting uit tot zowel binnenkomst als vertrek, voor werkzaamheden aan onroerend goed en voor de levering van stortklaar beton, die momenteel al onder het toepassingsgebied vallen. Aanwezigheidslijsten volstaan na die datum niet meer.

De verschillen tussen de systemen worden toegelicht in Limosa, Dimona of Check-in-at-Work.

Wat het kost als je het verkeerd doet

Het niet indienen van een Limosa-aangifte is een overtreding van niveau 4, de zwaarste categorie in het Belgische Sociaal Strafwetboek, waarop naast geldboetes ook een gevangenisstraf kan staan.

De boetes zijn op 1 februari 2026 verhoogd, toen de wet van 19 december 2025 de vermenigvuldigingsfactor voor sociale strafrechtelijke boetes verhoogde van 8 naar 10. Voor sommige overtredingen wordt het bedrag vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers, tot een maximum van 100. Hierdoor kan één administratieve tekortkoming bij een team van tien personen al tot een aanzienlijk bedrag leiden.

Er zijn ook commerciële kosten aan verbonden. Uw Belgische opdrachtgever loopt risico door de hoofdelijke aansprakelijkheid voor de lonen van uw werknemers en door de inhoudingsplicht: wanneer een aannemer sociale of fiscale schulden heeft, moet de opdrachtgever 35 procent van elke factuur exclusief btw inhouden voor socialezekerheidsschulden en 15 procent voor belastingschulden, te controleren op checkinhoudingsplicht.be. Sinds 30 oktober 2026 houden opdrachtgevers in de bouw- en schoonmaaksector ook 15 procent in wanneer de aannemer onbetaalde sociale bijdragen als zelfstandige heeft. Een onderaannemer die dat probleem veroorzaakt, wordt niet meer uitgenodigd. In onze gids voor hoofdaannemers wordt uitgelegd hoe uw nalevingsgeschiedenis bij uw opdrachtgever terechtkomt.

Zorgen dat de administratie en de bouwplaats met elkaar in overeenstemming zijn

Het moeilijkste aan grensoverschrijdend werken is niet dat je de regels niet begrijpt. Het is juist om het dossier op je thuiskantoor en de werkelijkheid op een Belgische bouwplaats week na week op elkaar afgestemd te houden, terwijl de ploegen rouleren en de planning verandert.

Twee gewoontes zorgen voor het grootste deel van het werk. Beschouw elke wisseling van personeel als een nalevingsmoment: een nieuwe medewerker betekent een nieuwe A1-controle, een nieuwe Limosa-registratie en een bouwplaatsregistratie op zijn of haar eigen naam, die al vóór vertrek moeten zijn geregeld. En registreer de aanwezigheid digitaal op het moment dat iemand arriveert, gekoppeld aan de persoon en het project, zodat het bouwplaatsdossier standaard overeenkomt met uw aangiften en u op verzoek een specifiek verslag van een voorbije dag kunt overleggen zonder dit achteraf te hoeven reconstrueren.

De ‘check-in-at-work’-functie van Suivo wordt gebruikt op Belgische bouwplaatsen waar meerdere onderaannemers naast elkaar werken, en draait op hetzelfde workforce management -platform als de tijdregistratie. Daardoor worden de gegevens die u vastlegt voor nalevingsdoeleinden ook gebruikt voor de urenregistratie en projectkostenberekening, in plaats van dat ze in een apart systeem blijven staan.

Ontdek hoe Cegelec de registratie op zijn Belgische vestigingen regelt.

Een opmerking over taal

Spaans is geen officiële taal in België. Correspondentie en inspecties vinden plaats in het Nederlands, Frans of Duits, afhankelijk van de regio. Stel daarom een contactpersoon aan die in de taal van de regio kan werken, of schakel een Belgische vertegenwoordiger in.

Alles wat een buitenlandse werkgever moet regelen voordat de medewerkers arriveren, staat vermeld in onze gids over werken in België.

Veelgestelde vragen

Wat moet een Spaans bedrijf doen om werknemers naar België te detacheren?

Voor elke gedetacheerde werknemer hebt u een A1-certificaat van de TGSS nodig en moet vóór de eerste werkdag een Limosa-aangifte worden ingediend. Daarnaast moet u een bereikbare contactpersoon aanwijzen voor de Belgische sociale inspectie. Op locaties die onder het Check-in-at-Work-systeem vallen, moet elke persoon elke werkdag worden geregistreerd.

Vervangt een A1-certificaat de Limosa-verklaring?

Nee. Het A1-formulier geeft aan welk land het socialezekerheidsstelsel hanteert dat op uw werknemer van toepassing is, terwijl Limosa aan België meldt dat uw werknemer zich op Belgisch grondgebied bevindt. Ze zijn afkomstig van verschillende instanties en dienen verschillende doelen. Zelfs met een geldig A1-formulier moet u de Limosa-aangifte indienen voordat het werk begint, en inspecteurs zullen om beide documenten vragen.

Is de Spaanse ‘desplazamiento’-verklaring voldoende om in België te mogen werken?

Nee. België eist een eigen aangifte, de Limosa-aangifte, die in België moet worden ingediend voordat de werkzaamheden van start gaan. Het bezit van een geldig A1-formulier, afgegeven door de TGSS, ontslaat je evenmin van die verplichting. Elke werknemer ontvangt een LIMOSA-1-bewijs, dat hij aan de Belgische opdrachtgever moet kunnen tonen.

Wanneer is de regeling ‘Check-in-at-Work’ van toepassing op buitenlandse aannemers?

Deze regeling geldt voor werkzaamheden aan onroerend goed, met uitzondering van schoonmaakwerkzaamheden, wanneer de totale waarde van de werkzaamheden 500.000 euro exclusief btw bedraagt, en voor bepaalde activiteiten in de vleessector. De drempel geldt voor de werkzaamheden als geheel, niet voor uw eigen contract. Iedereen die op de bouwplaats aanwezig is, moet elke werkdag vóór aanvang van de werkzaamheden worden geregistreerd.

Boek een gratis demo

Als u Spaanse medewerkers inzet op Belgische bouwplaatsen en een aanwezigheidsregistratie wilt die voldoet aan de eisen van een inspecteur zonder uw werkzaamheden te vertragen, laten wij u graag zien hoe dit in de praktijk werkt. Boek een gratis demo.