Een klein vergissinkje met grote gevolgen
Elke dag moeten duizenden bedrijven in België de aanwezigheid van hun werknemers registreren via Check-in-at-Work (CIAW).
Het klinkt eenvoudig. Maar zelfs één gemiste registratie kan leiden tot administratieve chaos of hoge boetes.
Of u nu aannemer, onderaannemer of schoonmaakdienstverlener bent, het niet correct registreren van CIAW is een overtreding van de Belgische RSZ-regels Laten we eens kijken wat er precies gebeurt als u vergeet of nalaat te registreren, en hoe u dit helemaal kunt voorkomen.
Het doel van Check-in-at-Work
CIAW is opgericht om bouw- en dienstverleningswerk transparant, veilig en eerlijk te maken.
Door elke werknemer op de bouwplaats te registreren, zorgt de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid) ervoor dat:
- Werknemers worden aangegeven en verzekerd
- Sociale premies correct worden betaald
- Arbeidsinspecteurs kunnen nagaan wie aanwezig was in geval van een incident of audit.
Daarom is registratie verplicht op in aanmerking komende bouwplaatsen. Het is geen optionele administratie, het is wettelijke bescherming.
Wat gebeurt er als je je niet registreert?
Het niet registreren van Check-in-at-Work kan leiden tot ernstige administratieve en financiële sancties:
- RSZ boetes
- Tot € 6.000 per overtreding voor ontbrekende of onjuiste registraties.
- Herhaalde overtredingen kunnen leiden tot hogere cumulatieve boetes.
- Inspectierapporten
- Arbeidsinspecteurs kunnen uw bedrijf signaleren voor niet-naleving tijdens locatiebezoeken.
- Toekomstige inspecties worden frequenter en gedetailleerder.
- Arbeidsinspecteurs kunnen uw bedrijf signaleren voor niet-naleving tijdens locatiebezoeken.
- Projectvertragingen of geblokkeerde betalingen
- Hoofdaannemers of opdrachtgevers kunnen betalingen weigeren als er geen CIAW-bewijsstukken worden getoond.
- U kunt uw recht op bepaalde overheidsopdrachten verliezen.
- Hoofdaannemers of opdrachtgevers kunnen betalingen weigeren als er geen CIAW-bewijsstukken worden getoond.
- Wettelijke aansprakelijkheid
- In geval van een ongeval kunnen ontbrekende CIAW-gegevens uw bedrijf blootstellen aan aansprakelijkheidsclaims of ongeldige verzekeringsdekking.
- In geval van een ongeval kunnen ontbrekende CIAW-gegevens uw bedrijf blootstellen aan aansprakelijkheidsclaims of ongeldige verzekeringsdekking.
Kortom: het overslaan van registraties kan u geld, tijd en reputatie kosten.
Hoe de nieuwe CIAO-regels de druk verhogen
Met ingang van 1 september 2024 voor schoonmaakwerkzaamheden en met ingang van 1 april 2027 voor bouwwerkzaamheden aan onroerend goed met een waarde van meer dan 500.000 euro excl. btw wordt Check-in-at-Work vervangen door Check-in-and-Out-at-Work (CIAO).
Dat betekent zowel de aankomst- en vertrektijden moeten worden geregistreerd, en het systeem wordt uitgebreid naar meer sectoren zoals schoonmaak en facilitaire diensten.
De RSZ verwacht realtime rapportage, geen late uploads, waardoor handmatige of semi-handmatige processen nog riskanter worden.
Waarom handmatige registratie tot fouten leidt
Zelfs bedrijven die proberen om aan de regels te voldoen, lopen vaak tegen deze problemen aan:
- Papieren of Excel-lijsten te laat geüpload
- Verkeerde sitecodes of werknemers-ID's
- Ontbrekende mobiele dekking op afgelegen locaties
- Geen integratie met salarisadministratie of ERP
Elke fout verhoogt het risico op niet-naleving en de administratieve rompslomp om dit later te herstellen.
Hoe Suivo automatisch boetes voor CIAW en CIAO voorkomt
Suivo Tijdregistratie & Afwezigheid integreert naleving rechtstreeks in de dagelijkse bedrijfsvoering:
- Mobiele app en voertuigbadges – automatisch in- en uitchecken voor elke werknemer
- Werfpalen of vaste lezers – perfect voor gedeelde werkplekken
- Directe RSZ synchronisatie – geen handmatige uploads, geen ontbrekende gegevens
- Auditbestendige rapportage – elke registratie traceerbaar op datum, locatie en gebruiker
- Integratie met salarisadministratie en ERP – volledige gegevensstroom van het veld naar HR
Eenmaal geactiveerd zorgt Suivo ervoor dat elke aanwezigheid direct en correct wordt geregistreerd en gerapporteerd.
"Vroeger maakten we ons zorgen over inspecties, maar nu hebben we er alle vertrouwen in dat alles automatisch wordt geregistreerd."
Hoe u altijd aan de regels blijft voldoen
Om boetes of stress te vermijden:
- Automatiseer registratie met digitale tools zoals Suivo.
- Train uw teams om badges correct te gebruiken of uren correct te registreren.
- Bekijk gegevens dagelijks in één dashboard.
Door compliance vandaag te automatiseren, bent u al klaar voor de regelgeving van morgen.
Naleving hoeft niet duur te zijn
Als je Check-in-at-Work niet registreert, kan dat duizenden euro's aan boetes kosten, maar automatisering kost veel minder. Suivo zorgt ervoor dat uw bedrijf aan alle regels voldoet, auditbestendig is en u geen stress heeft.
Blijf automatisch compliant.
Boek uw gratis expertsessie en ontdek hoe Suivo CIAW- en CIAO-registraties afhandelt zonder papierwerk.
Gratis gids
Laat elk uur tellen
Een praktische handleiding voor digitale tijdregistratie voor teams die op afstand, op verschillende locaties of onderweg werken.
Download de gidsBekijk onze personeelsoplossingen →
