Check-in-at-Work devient mobile
En Belgique, Check-in-at-Work (CIAW) et Check-in-and-out-at-Work (CIAO) sont une obligation légale dans de nombreux secteurs, mais la manière dont vous les enregistrez dépend de vous.
Et oui, vous pouvez tout à fait utiliser une application pour cela.
En fait, pour les équipes mobiles dans les domaines de la construction, du nettoyage et des services industriels, une application est désormais le moyen le plus fiable et le plus conforme de respecter les obligations de la NSSO.
Les formulaires papier et les téléchargements manuels sont en voie de disparition. Et depuis 2025, le nouveau règles relatives à l'enregistrement des entrées et sorties de travail (CIAO) rendront l'enregistrement numérique presque inévitable.
Ce que dit la loi sur l'enregistrement à l'arrivée au travail
Conformément à la réglementation belge relative aux NSSO, chaque travailleur employé sur un site éligible doit être enregistré dans le système CIAW.
Cela comprend :
- Employés
- Sous-traitants
- Travailleurs temporaires
- Entrepreneurs indépendants
Le NSSO s'en fiche comment vous vous inscrivez. Seulement que ce soit exactes, complètes et à temps.
Cela signifie que vous pouvez utiliser :
- Un outil de bureau
- Un badge ou un poteau de site
- Une application mobile qui se connecte directement au NSSO
Tant que les données sont transmises correctement, toutes sont entièrement conformes.
Pourquoi utiliser une application est la solution la plus judicieuse
Pour les entreprises dont les équipes sont mobiles ou réparties sur plusieurs sites, une application présente des avantages évidents :
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Avantage |
Ce que cela signifie |
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Enregistrement en temps réel |
Les travailleurs pointent leur arrivée et leur départ depuis leur téléphone. Les données sont envoyées instantanément au NSSO. |
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Détection automatique du site |
Le GPS ou le code du site relie automatiquement le travailleur au bon emplacement. |
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Pas de téléchargements manuels |
Élimine le besoin d'exporter séparément les fichiers CIAW. |
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Conformité intégrée |
L'enregistrement à l'arrivée au travail s'effectue en même temps que l'enregistrement des heures et des absences. |
Avec une application comme Time Logger de Suivo, l'enregistrement se fait automatiquement, sans étapes supplémentaires ni paperasse.
Comment fonctionne l'enregistrement mobile au travail de Suivo ?
Voici comment cela se présente dans la pratique :
- Le travailleur arrive sur le chantier.
Il ouvre l'application application Suivo Check-in-at-work ou l'application application Suivo Time Logger et s'enregistre. ou badge via le terminal du véhicule/site. - Enregistrement automatique CIAW.
Le système enregistre leur présence, le code du site et l'horodatage en temps réel. - Les données sont synchronisées avec le NSSO.
Suivo envoie les données directement à la plateforme CIAW/CIAO, en totale conformité. - Visibilité pour les RH et la planification.
Chaque pointage apparaît instantanément dans le tableau de bord Suivo, lié au temps, aux absences et à la paie.
C'est simple, rapide et 100 % conforme aux normes d'audit.
Préparation pour CIAO 2025
Depuis janvier 2025, le CIAW est accompagné du Check-in-and-Out-at-Work (CIAO).
Les nouvelles règles exigent à la fois l'entrée et la sortie , ainsi que la déclaration en temps réel au NSSO.
En utilisant dès maintenant une application, vous êtes déjà prêt pour CIAO.
Suivo est entièrement complètement compatible avec CIAO, ce qui signifie qu'elle peut gérer automatiquement les deux sens. Aucune étape supplémentaire ni modification logicielle n'est nécessaire.
Questions fréquentes sur les applications CIAW
Une application est-elle aussi fiable qu'un badge ou un poteau sur site ?
Oui. Le NSSO reconnaît toute méthode approuvée qui enregistre la présence avec l'identifiant correct du site et l'horodatage.
Les sous-traitants peuvent-ils utiliser la même application ?
Absolument. Chaque utilisateur est lié à son employeur ou à son identifiant de sous-traitant, ce qui garantit le respect des règles de conformité.
Est-ce conforme au RGPD ?
Oui. La plateforme Suivo est entièrement conforme au RGPD, cryptant et stockant les données en toute sécurité dans l'UE.
Vous avez d'autres questions sur CIAW ? Consultez notre FAQ.
Du manuel au mobile
Une entreprise de nettoyage comptant 300 employés mobiles est passée des téléchargements manuels CIAO à l'application application Suivo.
Avant :
- Les superviseurs ont signalé manuellement la présence par site.
- Les téléchargements vers NSSO sont souvent retardés.
- Les erreurs CIAO ont donné lieu à des avertissements.
Après :
- Les employés pointent leur arrivée et leur départ directement depuis leur téléphone.
- Données envoyées instantanément au NSSO.
- Conformité totale et gain de temps administratif de 2 heures par jour.
« Nous ne pensons plus à CIAW, tout se fait automatiquement en arrière-plan. »
Le moyen le plus simple de rester conforme
Oui, vous pouvez (et devriez) utiliser une application pour vous enregistrer à votre arrivée au travail.
C'est plus rapide, plus sûr et plus pérenne, surtout avec l'arrivée de CIAO.
Restez automatiquement en conformité.
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