Une déclaration Dimona est la notification électronique que vous envoyez à la RSZ (Office national de sécurité sociale) lorsqu’une personne commence ou cesse de travailler pour vous. Vous devez déposer la déclaration Dimona IN au plus tard le jour où le salarié commence effectivement à travailler, et la déclaration Dimona OUT au plus tard le premier jour ouvrable suivant la fin du contrat. À défaut, vous enfreignez le Code pénal social et vous vous exposez à une amende par salarié. Les travailleurs étrangers détachés en Belgique et relevant du régime de sécurité sociale de leur pays d’origine doivent généralement remplir une déclaration Limosa à la place.
Dimona indique qui est salarié. Votre système d'enregistrement des heures de travail montre qui travaille réellement, où et pendant combien de temps. La solution de suivi des heures de travail de Suivo pour les équipes de terrain conserve ce deuxième relevé pour les équipes sur les chantiers et en déplacement.
Qu'est-ce qu'une déclaration Dimona ?
Dimona signifie « déclaration immédiate » / « onmiddellijke aangifte » (déclaration immédiate d'emploi). Conformément aux instructions de l'ONSS, tous les employeurs, qu'ils soient publics ou privés, sont tenus de déclarer par voie électronique chaque embauche et chaque départ.
Chaque déclaration est enregistrée dans votre registre du personnel, que vous pouvez consulter en ligne. La DmfA, votre déclaration trimestrielle de sécurité sociale, doit comporter le même numéro d'employeur que votre Dimona.
Qui doit remplir une déclaration Dimona, et qui n'est pas tenu de le faire ?
Qui est déclaré ? Conformément aux règles de champ d'application de la RSZ, Dimona couvre toutes les personnes déclarées dans la DmfA : les ouvriers et les employés, les apprentis, le personnel statutaire, les étudiants, les travailleurs occasionnels, etc. Elle couvre également certaines personnes ne relevant pas de la sécurité sociale belge, telles que les travailleurs envoyés à l'étranger par un employeur belge et qui ne relèvent plus du système belge.
Qui n'est pas déclaré. Aucune déclaration Dimona n'est requise pour :
- bénévoles ;
- les travailleurs indépendants exerçant leur activité au sein de votre entreprise ;
- les travailleurs des secteurs PWA/ALE et certains membres du personnel de maison ;
- les travailleurs détachés en Belgique par une entreprise étrangère qui restent affiliés à un régime de sécurité sociale étranger en vertu d'un accord international. En règle générale, ces travailleurs détachés doivent plutôt présenter une déclaration Limosa.
Employeurs étrangers. La sécurité sociale belge s'applique au travail effectué en Belgique pour le compte d'un employeur établi en Belgique. Elle s'applique également lorsqu'un employeur étranger dispose d'un siège d'exploitation en Belgique dont dépend le salarié, sauf disposition contraire prévue par une convention internationale. La FAQ Limosa présente les cas concrets :
| Situation | Limosa | Dimona et DmfA |
|---|---|---|
| Employeur étranger, le salarié travaille uniquement en Belgique pour une durée indéterminée | Non | Oui |
| Employeur étranger, salarié en Belgique pour une durée déterminée, conditions de détachement remplies (A1) | Oui | Non |
| Employeur étranger, contrat à durée déterminée, conditions de détachement non respectées | Oui | Oui |
| Employeur belge ; le salarié travaille généralement à l'étranger et relève du régime de sécurité sociale étranger | Oui | Dimona sans DmfA (type de salarié DWD) |
Quand devez-vous le déposer ?
- Dimona IN : au plus tard lorsque le salarié commence effectivement à travailler. Vous pouvez effectuer la déclaration plus tôt. La date de début que vous indiquez correspond au début du contrat, qui peut être antérieure au premier jour de travail. Exemple fourni par la RSZ: contrat à compter du 1er mai, premier jour de travail le 5 mai. Déclaration à effectuer avant le 5 mai, avec comme date de début le 1er mai.
- Dimona OUT : au plus tard le premier jour ouvrable suivant la fin du contrat. Cette information n'est pas nécessaire si vous avez déjà indiqué la date de fin dans la déclaration Dimona IN.
- Dates de fin fixes : pour les étudiants, les intérimaires, les travailleurs occasionnels, les stagiaires IBO/PFI/FPI et certains apprentis, vous indiquez la date de fin lors de l'enregistrement d'entrée (IN) ; il n'y a donc pas d'enregistrement de sortie (OUT) par la suite.
- Il ne s'agit pas d'un départ : il s'agit d'une suspension du contrat (y compris en cas de longue affectation à l'étranger) ou d'un passage d'un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel.
Les travailleurs occasionnels dans les secteurs de l'agriculture et de l'horticulture sont déclarés à la journée, avec indication des heures de début et de fin. Pour les emplois flexibles, consultez notre article sur le coût d'une déclaration Dimona manquante pour un emploi flexible.
Comment effectuer une déclaration Dimona, étape par étape
Étape 1 : identifiez-vous en tant qu'employeur. Vous devez disposer d'un numéro RSZ définitif ou provisoire, ou d'un numéro d'entreprise. Si vous n'en possédez aucun, identifiez-vous via le service WIDE, accessible depuis Dimona. Vous obtiendrez un numéro RSZ immédiatement après la procédure.
Étape 2 : obtenez l’INSZ du salarié. L’INSZ (NISS en français) est le numéro d’enregistrement national des résidents, ou un numéro BIS pour les personnes qui n’en possèdent pas. Si le salarié ne le connaît pas, demandez-le via belgianIDpro, le service sécurisé de Sigedis. Vous aurez besoin d’un scan de bonne qualité d’une carte d’identité, d’un passeport ou d’un permis de conduire, ainsi que des données d’identité de base du salarié. Pour les travailleurs occasionnels (à l’exception du secteur de l’hôtellerie-restauration), l’INSZ est obligatoire : un travailleur étranger temporaire ne disposant pas d’un numéro BIS valide ne peut pas être déclaré.
Étape 3 : choisissez votre mode de communication. Dimona fonctionne uniquement par voie électronique. Les SMS ne sont pas acceptés.
| Chaîne | Idéal pour |
|---|---|
| Web, non sécurisé | Effectuer une déclaration avant d'être inscrit sur le portail ou sans s'identifier |
| Registre du personnel (sécurisé), incluant Multi-Dimona | Employeurs habituels, plusieurs salariés à la fois |
| Traitement par lots (transfert de fichiers) | Volumes importants provenant d'un système de gestion de la paie |
| Service Web (REST) | Intégration entre logiciels |
| Dimona Mobile | Dépôt depuis un appareil mobile |
| Secrétariat social ou prestataire de services | Les employeurs qui externalisent la gestion de la paie |
Vous pouvez faire appel à un secrétariat social agréé, mais vous restez responsable de chaque déclaration.
Étape 4 : saisissez les données. Indiquez le numéro INSZ du salarié, la commission paritaire, le type de salarié et la date de début (ainsi que la date de fin, le cas échéant).
Étape 5 : vérifiez la notification. Vous recevez une notification favorable, défavorable ou provisoire. Vous disposez de 5 jours ouvrés pour contester les informations qu’elle contient. Passé ce délai, ces informations deviennent définitives.
Si Dimona est hors service : vous devez tout de même effectuer votre déclaration. Signalez le problème à l'aide du formulaire d'urgence de la RSZ, signalez-nous lorsque le problème est résolu, puis effectuez votre déclaration comme d'habitude.
Dimona : IN, OUT, UPDATE et CANCEL : laquelle utiliser et dans quel cas ?
| Déclaration | À utiliser lorsque | Date limite |
|---|---|---|
| À | Un salarié commence à travailler | Au plus tard au moment où les travaux commenceront effectivement |
| OUT | Un salarié quitte l'entreprise et aucune date de fin n'a été indiquée | Premier jour ouvré après la fin |
| MISE À JOUR (début avancé) | La date réelle de début est antérieure à celle qui a été annoncée | D’ici le début effectif des travaux |
| MISE À JOUR (date de fin) | La date de fin réelle est antérieure ou postérieure | Conformément aux règles OUT |
| ANNULER | Le salarié ne se présente pas | Fin de la journée concernée ; pendant 2 jours ou plus, fin du premier jour prévu |
Trois règles permettent d'éviter la plupart des erreurs :
- Il n'est pas possible de modifier une date de début postérieure. Annulez la période et créez-en une nouvelle.
- Une annulation supprime l'intégralité de la période, y compris les entrées (IN), les sorties (OUT) et toute mise à jour (UPDATE).
- Toute modification d'une caractéristique (comité mixte, type de salarié, sous-entité) nécessite une déclaration « OUT » ainsi qu'une nouvelle déclaration « IN ». Une caractéristique erronée doit faire l'objet d'une annulation et d'une nouvelle déclaration.
Types de salariés et codes que vous rencontrerez
La liste des codes RSZ comprend :
| Code | Type de salarié |
|---|---|
| BCW | Ouvrier du bâtiment |
| RTA | Apprenti en bâtiment |
| STU | Étudiant titulaire d'un contrat d'étudiant |
| FLX | Emploi flexible |
| EXT | Travailleur occasionnel (articles 144, 145, 302, 320 et 322 du Code pénal) |
| ALT | Apprenti en alternance |
| IVT | Stagiaire IBO/PFI/FPI |
| DWD | Dimona sans DmfA (travailleur assuré à l'étranger) |
| OTH | Tous les autres |
Conseil concernant le secteur du bâtiment : un ouvrier du bâtiment manuel relève du BCW, et non de l'OTH, et vous devez indiquer le comité mixte 124. Les ouvriers du bâtiment placés par une agence d'intérim relèvent du PC 322.
Commissions mixtes. Vous indiquez explicitement les numéros 124, 140, 144, 145, 149 (sous-commission 149.01), 302, 320 et 322. Toutes les autres commissions mixtes sont désignées par « XXX ».
Les étudiants titulaires d'un contrat d'étudiant qui travaillent au taux réduit de cotisation de solidarité doivent être déclarés en tant que STU, au plus tard le jour de leur prise de fonction. Une déclaration STU Dimona tardive entraîne la perte du taux réduit de cotisation pour toutes les heures concernées.
Combien coûte une déclaration Dimona manquante ou hors délai ?
Le fait de ne pas introduire une déclaration Dimona dans les délais impartis, ou de l'annuler trop tard, constitue une infraction de niveau 4 au sens du Code pénal social. Selon le SPF WASO (Service public fédéral Emploi), pour les infractions commises à compter du 1er février 2026 (les montants applicables seront les mêmes à partir du 1er septembre 2026) :
- amende administrative : de 3 000 à 35 000 euros par salarié ;
- amende pénale : de 6 000 à 70 000 euros par salarié, et/ou une peine d'emprisonnement de 6 mois à 3 ans.
Le montant de l'amende est multiplié par le nombre de salariés, dans la limite de 100 fois ce montant.
En plus de l'amende :
- Cotisation de solidarité. Lorsqu’un inspecteur constate l’absence d’une déclaration Dimona, vous devez verser à la RSZ une cotisation forfaitaire par salarié. Pour 2026, le montant minimum est de 3 674,09 euros. Les cotisations que vous avez effectivement déclarées pour ce salarié sont déduites de ce montant.
- Perte des réductions. Depuis le 1er juillet 2026, en cas d’infractions intentionnelles à la loi Dimona, un tribunal peut également vous retirer les réductions de cotisations RSZ pour les travailleurs et les trimestres concernés.
En quoi Dimona, Limosa et Checkinatwork diffèrent-ils ?
| Dimona | Limosa | Checkinatwork | |
|---|---|---|---|
| Question à laquelle elle répond | Cette personne est-elle affiliée à la sécurité sociale belge ? | Qui vient travailler temporairement en Belgique depuis l'étranger ? | Qui est présent sur ce site aujourd'hui ? |
| Qui dépose la demande ? | L'employeur | L'employeur étranger (ou le travailleur indépendant exerçant une activité dans un secteur à risque) | Les employeurs et les entrepreneurs, ou le salarié |
| Quand | Au plus tard au moment où les travaux commenceront | Avant le début des travaux | Chaque jour, avant le début du travail |
| Champ d'application | Tous les salariés | Salariés et certains travailleurs indépendants relevant d'un régime de sécurité sociale étranger | Chantiers d'une valeur égale ou supérieure à 500 000 euros, livraison de béton prêt à l'emploi, viande |
Un travailleur peut être soumis à plusieurs obligations. Un ouvrier du bâtiment détaché doit être enregistré via Limosa et, sur un chantier d’une valeur égale ou supérieure à 500 000 euros, effectuer un enregistrement quotidien de ses présences. À compter du 1er avril 2027, selon l’ONSS, l’enregistrement des présences dans les secteurs de la construction et du béton prêt à l’emploi passera de « Check in at Work » à « Check in and out at work ». Pour une comparaison complète, consultez l’article « Limosa, Dimona et Checkinatwork : quelles différences? ».
Associer Dimona à votre système d'enregistrement des heures
Un formulaire Dimona prouve l'existence d'un contrat. Il ne prouve pas qui s'est présenté au travail. Le risque réside dans cette lacune : un nouvel employé qui commence à travailler sur site avant que les RH n'aient effectué la déclaration, ou un salarié qui a quitté l'entreprise mais qui continue de pointer.
Une simple routine quotidienne permet de combler ce fossé :
1. Commencez par l'enregistrement des présences. Toute personne qui pointe (via l'application, un badge, un terminal sur site ou un véhicule) doit figurer dans votre registre du personnel avec une période Dimona ouverte.
2. Signaler les anomalies. Une personne inscrite sur le site sans période d'ouverture doit disposer d'une déclaration Dimona IN avant le début du travail, et non à la fin du mois.
3. Clôturez le dossier dès le départ. Lorsqu'un contrat prend fin avant terme, enregistrez la modification (UPDATE) ou la résiliation (OUT) et désactivez le badge ou l'accès à l'application du salarié le jour même.
Suivo vous fournit le relevé de présence correspondant à l’étape 1. Les collaborateurs sur le terrain enregistrent leurs heures via l’application mobile, un badge, une borne d’enregistrement fixe sur site ou automatiquement via leur véhicule. Chaque enregistrement est regroupé dans un tableau de bord de validation. Les heures validées sont synchronisées avec vos systèmes de planification, d’ERP et de paie via l’API ouverte de Suivo. Suivo peut également exporter les heures vers votre secrétariat social : n’hésitez pas à nous contacter pour toute question concernant votre prestataire. En ce qui concerne la paie, découvrez comment exporter les relevés de temps vers la paie et consultez notre guide sur les relevés de temps et votre secrétariat social.
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce que la déclaration de Dimona ?
Dimona (déclaration immédiate / onmiddellijke aangifte) est la déclaration électronique que tout employeur belge transmet à la RSZ lorsqu'un salarié entre en fonction ou quitte l'entreprise. Elle informe la RSZ qu'une personne travaille pour vous et alimente votre registre du personnel en ligne.
Comment puis-je consulter mes déclarations Dimona ?
Connectez-vous au registre sécurisé du personnel (personeelsbestand) sur le portail de la Sécurité sociale. Vous y trouverez toutes les périodes Dimona que vous avez déclarées. Après chaque déclaration, vous recevez également une notification et vous disposez de 5 jours ouvrables pour contester les données qui y figurent.
Comment puis-je annuler une déclaration Dimona ?
Utilisez une déclaration Dimona « ANNULATION » si le salarié ne se présente pas. Vous pouvez procéder à l'annulation jusqu'à la fin du jour civil concerné, ou, pour une période de 2 jours ou plus, jusqu'à la fin du premier jour prévu. Une annulation supprime l'intégralité de la période.
Quel est le lien entre Dimona et le registre du personnel ?
Chaque opération Dimona (IN, OUT, UPDATE et CANCEL) est enregistrée dans le registre du personnel. Ce registre sert également à effectuer les déclarations Dimona, y compris pour plusieurs salariés à la fois grâce à la fonction Multi-Dimona.
Un employeur étranger est-il tenu de déposer une déclaration Dimona ?
Cela dépend. Un salarié détaché temporairement et relevant du régime de sécurité sociale d'un pays étranger doit généralement faire l'objet d'une déclaration Limosa. Un employeur étranger dont le salarié travaille uniquement en Belgique pour une durée indéterminée doit déposer une déclaration Dimona et une déclaration DmfA, et non une déclaration Limosa.
Découvrez qui travaille vraiment aujourd'hui
Dimona communique à la RSZ la liste de vos salariés. Vos relevés de temps vous indiquent qui est réellement présent sur le chantier. Lorsque ces deux registres concordent, vous évitez les amendes et votre paie est calculée sur la base des heures réellement travaillées. Découvrez comment Suivo relie les relevés de présence sur le terrain à votre back-office.
