Un guide étape par étape destiné aux entreprises de construction belges qui gèrent leur paie via SD Worx, Partena ou Acerta.
Le jour de la paie devrait être une formalité. Si chaque exportation depuis votre système de gestion des temps déclenche une avalanche de corrections, d'appels téléphoniques et de modifications de dernière minute, c'est qu'il y a un problème, et cela tient presque toujours à l'interfaçage entre vos données de temps et votre prestataire de paie. Suivo s'intègre dès l'installation aux trois principaux prestataires de paie belges (SD Worx, Partena, Acerta) ainsi qu'à plusieurs autres plus petits. Ce tutoriel vous guide à travers le processus d'exportation, les vérifications à effectuer avant de cliquer sur « Envoyer » et les types d'erreurs les plus courants que nous observons. Suivez-le et vous clôturerez la paie en quelques heures au lieu de plusieurs jours.
Découvrez l'ensemble du processus sur la page dédiée à la solution de suivi du temps de Suivo.
Navigation rapide
- Avant d'exporter : trois points à vérifier
- Étape par étape : exportation depuis Suivo vers SD Worx
- Étape par étape : exportation vers Partena
- Étape par étape : exportation vers Acerta
- Erreurs courantes et comment les résoudre
- Suivi de la poignée de main mensuelle
- FAQ
Avant d'exporter : trois points à vérifier
Une exportation réussie commence avant même que vous ne cliquiez sur « Exporter ». Passez en revue cette liste de contrôle de 3 minutes à chaque période :
- Le recensement des employés est terminé. Chaque salarié en activité doit disposer d'un identifiant de paie associé dans Suivo. Les nouvelles recrues sont souvent les plus concernées.
- Les codes de projet et les codes de paie sont mis en correspondance. Chaque code de projet ou de coût dans Suivo doit correspondre à un code de paie (heures normales, heures supplémentaires, frais de déplacement, etc.).
- Les exceptions ont été traitées. Vérifiez sur le tableau de bord s'il manque des pointages de sortie, s'il y a des chevauchements ou des validations en attente. Corrigez-les avant l'exportation, et non après.
⚠️ La réglementation belge (mandat 2027) exige un relevé objectif et fiable des heures de travail quotidiennes. L'exportation de données incomplètes ou erronées vers le système de paie entraîne un manquement aux obligations légales, et pas seulement une simple erreur de paie.
Étape par étape : exportation depuis Suivo vers SD Worx
- Dans Suivo, rendez-vous dans Rapports → Exportation de la paie.
- Sélectionnez SD Worx comme prestataire et choisissez la période de paie.
- Vérifiez le récapitulatif : nombre total d'heures, nombre d'employés et nombre d'exceptions. Si le nombre d'exceptions est supérieur à 0, annulez-les et réglez-les d'abord.
- Cliquez sur « Générer ». Suivo génère un fichier compatible avec eBlox.
- Vous pouvez soit télécharger le fichier et le transférer dans eBlox, soit, si vous avez activé le connecteur direct, cliquer sur « Envoyer ». L'échange de données est enregistré avec un horodatage et un numéro de confirmation fourni par SD Worx.
- Ouvrez le journal d'exportation et vérifiez que le « Statut » indique « Accepté ». Si le message « Accepté avec des avertissements » s'affiche, cliquez dessus pour voir quels enregistrements nécessitent une attention particulière.
Étape par étape : exportation vers Partena
- Rapports → Exportation des fiches de paie → Fournisseur : Partena Professional.
- Sélectionnez la période et vérifiez que le numéro d'entreprise correspond à celui figurant dans le fichier Partena.
- Générer l'exportation. Suivo génère un fichier au format Partena comprenant le mappage des codes de salaire approprié.
- Téléchargez les données dans Partena Online ou utilisez le connecteur API pour un transfert direct.
- Vérifiez l'aperçu Partena : le nombre d'heures brutes, les codes de paie et les employés doivent correspondre exactement au récapitulatif de Suivo.
Étape par étape : exportation vers Acerta
- Rapports → Exportation des fiches de paie → Prestataire : Acerta.
- Sélectionnez la période et vérifiez le mappage des groupes de paie.
- Générer. Le format de fichier est compatible avec Acerta et inclut, le cas échéant, les codes liés au CIAW.
- Téléchargez-le dans Acerta Connect ou transférez-le via l'interface API.
- Vérifiez que les effectifs et le nombre total d'heures correspondent entre Suivo et Acerta avant de valider le cycle de paie.
Erreurs courantes et comment les résoudre
| Erreur | Cause | Corriger |
|---|---|---|
| Numéro d'employé inconnu | Nouvel employé non répertorié | Ajouter un identifiant de paie dans le profil de l'employé dans Suivo |
| Code de salaire manquant | Nouveau code de projet ou d'activité | Configurer le mappage dans Admin → Mappage des codes de paie |
| Décalage horaire | Absences non justifiées ou non autorisées | Résoudre le problème dans le tableau de bord et réexporter |
| Fichier rejeté | Période déjà clôturée dans la gestion des salaires | Effectuer un ajustement ou passer à la période suivante |
| Exportation en double | L'exportation précédente a déjà été envoyée | Supprimer le doublon dans le journal d'exportation de Suivo |
❌ vs ✅ exportation des données de paie
- ❌ Exportation à 16 h le vendredi de paie avec des exceptions non résolues
- ✅ Exportation le jeudi matin avec un tableau de bord des exceptions vierge
- ❌ Mettre en correspondance les codes de salaire une seule fois, puis ignorer les nouveaux codes de projet
- ✅ Vérification de la correspondance des codes de paie au début de chaque mois
- ❌ Penser que « Accepté avec des avertissements » suffit
- ✅ Ouvrir chaque alerte et la résoudre avant de clôturer la paie
Suivi de la poignée de main mensuelle
La plupart des erreurs de paie ne sont pas flagrantes, elles passent inaperçues. Un nouvel employé est embauché, son identifiant de paie n’est pas renseigné, et ses heures disparaissent discrètement du fichier d’exportation. Suivo conserve un journal complet des exportations indiquant le statut, le nombre d’enregistrements et les écarts par rapport à la période précédente. Vérifiez-le chaque mois. Si le nombre d’enregistrements diminue de manière inattendue, c’est qu’il y a un problème ; s’il augmente, c’est peut-être qu’il y a un double comptage. Dans tous les cas, il faut le repérer avant le prochain cycle de paie.
« Nous avons cessé de traiter les paies à l'aveuglette. Le fait de passer cinq minutes chaque mois à examiner le journal d'exportation de Suivo nous a évité au moins trois corrections pénibles cette année. » , responsable des ressources humaines, entreprise d'installation belge
Foire aux questions
Puis-je exporter des données en cours de période ?
Oui. Les exportations intermédiaires permettent de vérifier l'avancement du travail ou de détecter rapidement les erreurs de mappage. L'exportation officielle des données de paie est généralement effectuée une fois par période.
Et si je fais appel à un prestataire qui ne figure pas dans la liste ?
Suivo prend en charge les exportations CSV et XML standard et s'intègre à la plupart des prestataires. Pour une comparaison des outils belges de gestion du temps et de leurs intégrations avec les systèmes de paie, consultez l'article « Les meilleurs outils numériques de gestion du temps en Belgique (2026) ».
Puis-je automatiser l'exportation ?
Oui. Pour SD Worx, Partena et Acerta, une exportation planifiée via API peut s'exécuter automatiquement à la fin de chaque période. Vous devez toujours vérifier le journal, mais personne n'a besoin de cliquer manuellement sur « Générer ».
Comment gérer les corrections une fois la période clôturée ?
Effectuez une exportation de correction uniquement pour les employés concernés. Suivo génère un fichier delta que votre prestataire de paie appliquera sous forme d'ajustement lors du prochain cycle, avec une piste d'audit complète.
L'exportation contient-elle des informations relatives au CIAW ?
Oui, lorsque la correspondance des codes salariaux l'exige. Consultez la FAQ du CIAW pour plus de détails sur la réglementation.
Lectures complémentaires
Suivi du temps de travail · Secteur du bâtiment · Pointage à l'arrivée au travail
Gérez la paie en toute confiance
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