Si un salarié figure sur votre liste de paie belge et est affilié à la sécurité sociale belge, vous devez le déclarer via Dimona. S’il travaille pour un employeur étranger et reste affilié au système de sécurité sociale de son pays d’origine, vous devez en informer la Belgique via Limosa. S’il se rend sur un chantier d’une valeur de 500 000 euros ou plus, quelqu’un doit également enregistrer sa présence ce jour-là via Check-in-at-Work. Il s’agit là de trois obligations distinctes répondant à trois questions différentes, et sur un grand chantier, un sous-traitant étranger doit généralement remplir deux d’entre elles simultanément.
Pourquoi la Belgique compte trois systèmes
Chacune d'entre elles a pour but de répondre à une question spécifique posée par une autorité différente.
| Système | Question à laquelle elle répond | Qui dépose la demande ? | Quand |
|---|---|---|---|
| Dimona | Qui relève du régime de sécurité sociale belge ? | L'employeur soumis au régime de sécurité sociale belge | Au début et à la fin de la relation de travail |
| Limosa | Un salarié d'un employeur étranger travaille-t-il sur le territoire belge ? | L'employeur étranger ou son représentant | Avant le début des travaux |
| Enregistrement au travail | Qui était présent physiquement sur ce site aujourd'hui ? | Tant la personne qui envoie le travailleur que celle qui effectue le travail | Avant que le salarié ne commence sa journée de travail, |
Ce ne sont pas des alternatives. Répondre à l’une n’apporte rien aux autres.
Dans quels cas faut-il utiliser Dimona ?
La « Dimona » est la déclaration immédiate d'embauche auprès de l'Office national de sécurité sociale. Il s'agit de l'obligation fondamentale pour tout contrat de travail régi par la sécurité sociale belge : l'employeur déclare le début de la relation de travail avant que le salarié ne commence à travailler, et en déclare la fin lorsqu'elle prend fin.
Vous devez effectuer une déclaration Dimona lorsque votre salarié relève du régime de sécurité sociale belge. C'est généralement le cas si vous êtes un employeur établi en Belgique, ou si vous êtes un employeur étranger dont le salarié relève désormais du régime belge au lieu de rester affilié à celui de son pays d'origine.
Dans quels cas faut-il plutôt recourir à Limosa ?
Le régime Limosa s'applique lorsque l'employeur est établi hors de Belgique et que le salarié est détaché temporairement en Belgique tout en restant affilié au régime de sécurité sociale de son pays d'origine.
Dans la pratique, l'attestation A1 est le document déterminant. Si votre salarié est en possession d'une attestation A1 valide indiquant qu'il reste affilié, par exemple, au régime polonais ou roumain, il ne verse pas de cotisations en Belgique ; il n'y a donc pas de relation de travail belge à déclarer via Dimona. Ce que la Belgique exige en revanche, c'est une notification indiquant sa présence sur le territoire : c'est ce qu'on appelle Limosa.
La déclaration doit être déposée sur limosa.be avant le début des travaux ; elle couvre une période pouvant aller jusqu'à 24 mois par notification et génère un reçu LIMOSA-1 que le travailleur doit être en mesure de présenter. Notre guide complet sur Limosa vous accompagne tout au long de la procédure de dépôt.
Une idée reçue courante et coûteuse : le fait d'être titulaire d'un certificat A1 ne vous dispense pas de la procédure Limosa. Le certificat A1 détermine quel régime de sécurité sociale s'applique. La procédure Limosa permet à la Belgique de savoir que vous vous trouvez sur son territoire. Les deux sont indispensables.
Quelle est la place de « Check-in-at-Work » dans ce contexte ?
Le système « Check-in-at-Work » s'inscrit dans une logique totalement différente. Les déclarations Dimona et Limosa concernent le statut et sont effectuées une fois par salarié et par mission. Le système CIAW, quant à lui, porte sur la présence et doit être mis à jour chaque jour ouvré.
Selon le site « Working in Belgium », l'enregistrement est obligatoire pour les travaux sur des biens immobiliers, à l'exception des travaux de nettoyage, ainsi que pour certaines activités spécifiques du secteur de la viande, lorsque la valeur totale des travaux atteint 500 000 euros hors TVA. Ce seuil s'applique dès le début des travaux ou dès que la valeur atteint ce montant au cours de ceux-ci.
Trois points qui interpellent les entrepreneurs étrangers :
- L'enregistrement doit avoir lieu avant que la personne ne commence à travailler, et il doit être effectué quotidiennement, pour chaque jour ouvré.
- La responsabilité est partagée. Elle incombe à la fois à la partie qui envoie une personne travailler et à la personne qui effectue le travail. Les deux parties doivent se mettre d'accord sur qui procède à l'enregistrement et vérifier que celui-ci a bien été effectué. Prétendre que « nous pensions que c'était le maître d'œuvre qui s'en chargeait » ne constitue pas un moyen de défense.
- Les employeurs étrangers doivent disposer d'un accès au portail belge et d'un numéro d'entreprise belge (CBE) pour pouvoir s'inscrire. Veillez à régler ces formalités bien avant la mobilisation, et non le premier matin.
La notion de « travaux sur des biens immobiliers » est une catégorie très large. Elle va bien au-delà de la simple construction neuve traditionnelle : les travaux de rénovation, d’aménagement, les installations fixes sur un bâtiment, les travaux de terrassement et les installations techniques en font généralement partie.
Alors, de quoi avez-vous besoin ? Un parcours décisionnel
Suivez les étapes dans cet ordre.
1. Le salarié relève-t-il du régime de sécurité sociale belge ? Oui, et vous êtes l'employeur : effectuez la déclaration Dimona. Non, il est titulaire d'un formulaire A1 et reste affilié à son régime d'origine : passez à l'étape 2.
2. L'employeur est-il établi hors de Belgique et détache-t-il un salarié en Belgique ? Oui : déposez une déclaration Limosa avant le début du travail, sauf si vous bénéficiez d'une exemption spécifique. Vérifiez les seuils applicables dans la rubrique « Exemptions Limosa » plutôt que de faire des suppositions.
3. Les travaux seront-ils effectués sur un bien immobilier d’une valeur égale ou supérieure à 500 000 euros hors TVA, ou dans le cadre d’activités relevant du secteur de la viande ? Oui : la procédure « Check-in-at-Work » s’applique également, chaque jour ouvrable, à toute personne présente sur le chantier. Concluez un accord écrit avec l’entrepreneur principal chargé de l’enregistrement.
Pour un entrepreneur étranger travaillant sur un grand projet en Belgique, la réponse habituelle aux questions 2 et 3 est « oui » et « oui ».
Quels changements à compter du 1er avril 2027 ?
Une loi-programme adoptée le 30 mai 2026 étend l'obligation de présence de l'enregistrement à l'enregistrement et au départ. Elle concerne les travaux sur des biens immobiliers, à l'exclusion, là encore, des travaux de nettoyage, au-delà du même seuil de 500 000 euros, et ajoute la fourniture de béton prêt à l'emploi Béton. Elle entre en vigueur le 1er avril 2027.
Si, à l'heure actuelle, vous vous contentez d'enregistrer les arrivées sur une feuille de présence sans rien d'autre, cela ne suffira pas. Concrètement, cela signifie que la présence doit être consignée à la fois en début et en fin de journée, ce qui est difficile à mettre en œuvre sur papier, mais très simple une fois que le processus est numérisé.
Le coût d'une mauvaise composition
Il ne s’agit pas là de simples mesures administratives. Le défaut de dépôt d’une déclaration Limosa constitue une infraction de niveau 4, soit la catégorie la plus grave du Code pénal social belge, passible d’une peine d’emprisonnement en plus des sanctions pécuniaires. Les amendes ont augmenté le 1er février 2026, lorsque la loi du 19 décembre 2025 a porté de 8 à 10 le coefficient multiplicateur appliqué aux amendes de droit pénal social. Pour certaines infractions, le montant est multiplié par le nombre de travailleurs concernés, dans la limite de 100.
Il existe un deuxième niveau de responsabilité qui incombe à la partie belge du contrat, ce qui explique pourquoi votre client s’en préoccupe. Si un travailleur détaché ne peut pas présenter de formulaire LIMOSA-1, le donneur d’ordre belge est tenu de le signaler. En vertu des règles belges de responsabilité solidaire applicables aux activités liées au secteur de la construction, un donneur d’ordre peut être tenu responsable des salaires dus aux travailleurs d’un entrepreneur. Et lorsqu’un entrepreneur a des dettes sociales ou fiscales, le donneur d’ordre doit retenir 35 % du montant de la facture hors TVA pour les dettes sociales et 15 % pour les dettes fiscales, comme indiqué sur le site checkinhoudingsplicht.be.
Conséquence concrète : un sous-traitant qui ne peut pas prouver sa conformité représente un risque financier pour le maître d'œuvre, et ces derniers vérifient de plus en plus souvent ce point avant d'attribuer un marché.
Faire en sorte que les trois puissent survivre
Les déclarations de statut ne sont effectuées qu'une seule fois par mission. L'enregistrement des présences, quant à lui, doit fonctionner tous les jours, sur tous les chantiers, y compris le jour où le chef d'équipe est en arrêt maladie.
Il s'agit là d'un problème opérationnel, et non juridique. Les équipes qui passent haut la main les contrôles ont généralement mis en place trois éléments : un système d'enregistrement automatique dès l'arrivée d'une personne, plutôt qu'une tâche distincte ; un registre unique couvrant tous les chantiers et tous les sous-traitants, plutôt qu'un dossier par projet ; et la capacité de fournir, sur demande, la liste des présences d'un jour donné sans avoir à la reconstituer.
Les fonctionnalités d'enregistrement de présence au travail et de suivi des heures de Suivo s'appuient sur la même plateforme connectée ; ainsi, les données de présence collectées à des fins de conformité sont les mêmes que celles utilisées pour le calcul des heures, la paie et le chiffrage des projets. Un seul enregistrement suffit pour répondre à plusieurs besoins, plutôt que d'utiliser un système de conformité qui n'apporte aucune autre valeur ajoutée.
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Pour consulter la liste complète des obligations en Belgique, y compris un guide par pays d'origine, consultez notre guide sur toutes les déclarations que doit effectuer un employeur étranger pour chaque salarié belge.
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