Relier l'enregistrement des temps à votre secrétariat social signifie une chose : les heures validées sont transmises directement à la paie sans que personne n'ait à les ressaisir. Pour y parvenir, votre système de gestion des temps doit envoyer les données dont votre prestataire a besoin (numéro d'identification du salarié, heures par type, absences et primes) dans un format qu'il accepte. Il peut s'agir d'une exportation de fichier, d'une connexion API ou d'un passage par votre logiciel de paie ou de RH. Le mode de transmission à utiliser dépend de votre secrétariat social et de votre contrat. Commencez donc par convenir des codes, testez le système en parallèle pendant un mois, puis passez à l'automatisation.
Les intégrations API de Suivo permettent de relier la plateforme Suivo au système de votre secrétariat social ou à d’autres outils RH. Vous trouverez ci-dessous : les éléments requis par votre prestataire, les options d’intégration et une liste de contrôle de fin de mois.
Pourquoi faut-il encore ressaisir les heures à la fin du mois ?
De nombreuses entreprises font appel, au moins en partie, à un secrétariat social pour la gestion de la paie. Les heures sont toutefois enregistrées ailleurs : sur des feuilles de présence papier sur le chantier, dans un tableur au dépôt, dans un outil de planification ou dans une application d'enregistrement des heures. À la fin du mois, quelqu'un se charge de les reporter.
Causes courantes :
- Les numéros d'identification des salariés diffèrent entre le système de gestion des temps et le secrétariat des affaires sociales.
- Des codes différents. Le chef de chantier indique « ADV » ou « pluie », tandis que le secrétariat social attend son propre code d'absence.
- Primes hors système. Les indemnités de mobilité, les temps de trajet ou les suppléments sont répertoriés dans une liste distincte.
- Deux entités, une seule personne. Un salarié apporte son aide dans une société sœur pendant deux jours. Les heures doivent être comptabilisées dans la bonne paie.
- Corrections de dernière minute. Une modification apportée après l'exportation est envoyée par e-mail puis saisie à nouveau.
Chaque ligne retapée représente un risque d'erreur de paie. Et avec l'obligation générale d'enregistrement des heures de travail prévue pour 2027 (qui n'en est encore qu'au stade de projet de loi en septembre 2026), les heures figurant dans la paie et celles figurant dans votre registre devront correspondre.
Quelles sont les exigences d'un secrétariat social vis-à-vis de votre système de gestion du temps ?
Votre secrétariat social se charge de calculer les salaires et, souvent, de transmettre vos déclarations à la RSZ à votre place. Selon la RSZ, la DmfA (déclaration multifonctionnelle trimestrielle) est le document par lequel l’employeur déclare les données relatives aux salaires et au temps de travail de ses salariés. Elle sert de base à l’assurance maladie, à l’assurance chômage, aux pensions, à l’assurance contre les risques professionnels, aux allocations familiales et aux congés annuels. Ainsi, les heures que vous enregistrez ont une portée bien au-delà de la fiche de paie.
Concrètement, votre prestataire a besoin, pour chaque salarié :
| Données | Pourquoi | Attention à |
|---|---|---|
| Identification : INSZ (numéro d'immatriculation national ou numéro BIS) | La RSZ identifie les salariés à l'aide du numéro INSZ | Travailleurs étrangers ne disposant pas d'un numéro BIS valide |
| Entité employeuse | Les heures doivent être enregistrées dans la bonne paie | Le personnel travaillant pour deux entités |
| Comité paritaire et catégorie de salariés | Les règles et les codes en dépendent | Les ouvriers du bâtiment sont déclarés sous le type de travailleur « BCW » et la commission paritaire 124 à Dimona |
| Date, ainsi que les heures de début et de fin ou le nombre d'heures par jour | Base de calcul de la rémunération et données relatives au temps de travail | Les pauses sont systématiquement déduites |
| Code du type d'heure | Heures normales, heures supplémentaires, travail de nuit, travail le week-end | Utilisez la liste de codes du prestataire, et non la vôtre. |
| Codes d'absence | Congés, arrêt maladie, jours de congé anticipé, petits congés | ADV est un code à part entière (voir notre guide sur les jours « ADV » en Belgique) |
| Primes et indemnités | Mobilité, temps de trajet, suppléments | Mettez-vous d'accord sur qui les calcule : vous ou le prestataire |
| Centre de coûts ou projet | Répartition des coûts et facturation | Facultatif pour la gestion de la paie, utile pour votre ERP |
Les instructions de la RSZ Dimona énumèrent les numéros de commissions mixtes qui doivent être indiqués explicitement, notamment le 124 (bâtiment) et le 140 (transports). Les autres commissions mixtes peuvent être déclarées sous la forme « XXX ».
Certains groupes doivent déclarer leurs horaires quotidiens. Conformément aux instructions de la RSZ, les travailleurs occasionnels des secteurs de l’agriculture, de l’horticulture et de l’hôtellerie-restauration doivent être déclarés dans Dimona sur une base journalière, en indiquant l’heure de début et, dans la plupart des cas, l’heure de fin. La RSZ exige également que les employeurs qui déclarent des travailleurs flexibles pour une période donnée enregistrent chaque jour leurs heures de début et de fin, soit via un système de caisse enregistré, soit par le biais de l'enregistrement quotidien dans le registre du personnel. Si vous employez ces catégories de travailleurs, votre système de gestion du temps doit fournir des horaires précis, et pas seulement des totaux.
La solution de suivi du temps de travail de Suivo regroupe les heures, les absences, les frais de déplacement et les suppléments dans un tableau de bord de validation unique, ce qui permet de vérifier les données avant leur envoi.
Quels sont les différents types d'intégration ?
| Type | Comment ça marche | Idéal pour | Limites |
|---|---|---|---|
| Exportation de fichiers | Le système de gestion du temps génère un fichier (au format CSV ou XML, par exemple) dans le format accepté par votre fournisseur. Vous le téléchargez. | La plupart des entreprises. Simple, transparent, facile à vérifier avant l'envoi. | Quelqu'un doit le mettre en ligne. La mise en page doit correspondre exactement. |
| Lien vers l'API | Les deux systèmes échangent des données directement, selon un calendrier défini ou après validation. | Des volumes plus importants, des cycles de paie hebdomadaires ou quotidiens, moins d'étapes manuelles. | Cela dépend des services proposés par votre opérateur, et souvent de votre forfait. Il faut surveiller cela de près. |
| Via votre logiciel de paie ou de gestion des ressources humaines | Les heures sont transmises à votre propre système RH ou ERP, qui communique avec le secrétariat social. | Les entreprises qui disposent déjà d'un système centralisé de gestion des ressources humaines. | Un maillon de plus dans la chaîne. |
Aucun type n'est « le meilleur ». Un fichier propre contenant les codes corrects vaut mieux qu'une API qui envoie les mauvais. Commencez par ce que votre fournisseur prend en charge aujourd'hui, puis passez à une API lorsque les volumes le justifient.
Quelles questions devriez-vous poser à votre secrétariat social et à votre prestataire de gestion des temps ?
Renseignez-vous auprès de votre secrétariat social :
- Quels formats d'importation acceptez-vous pour les heures, et existe-t-il un cahier des charges technique ?
- Existe-t-il une API pour notre offre, et à quel prix ?
- Pourriez-vous nous envoyer la liste des codes de type d'heure et d'absence pour chaque commission mixte à laquelle nous faisons appel ?
- Comment souhaitez-vous recevoir les corrections après la date limite : un nouveau fichier complet ou uniquement les modifications ?
- Quelle est la date limite mensuelle pour la saisie des heures ?
- Quelles déclarations effectuez-vous pour notre compte (Dimona, DmfA) et de quelles données avez-vous besoin pour les établir ?
Renseignez-vous auprès de votre prestataire de services de gestion des temps (y compris chez nous) :
- Pouvez-vous déjà exporter au format de notre fournisseur, ou cette fonctionnalité doit-elle encore être développée ?
- S'agit-il d'une exportation de fichier ou d'un lien API ?
- Pouvons-nous effectuer une seule fois la mise en correspondance de nos propres codes avec ceux du prestataire, par comité mixte ?
- Comment sont pris en charge les salariés qui travaillent pour deux entités ?
- Y a-t-il une étape de validation avant l'exportation, et un journal répertoriant les éléments envoyés ?
- Comment les corrections sont-elles gérées après l'exportation ?
Concernant la responsabilité : vous pouvez mandater un secrétariat social agréé pour introduire vos déclarations Dimona, mais selon l’ONSS, l’employeur reste responsable en dernier ressort. Pour les travailleurs flexibles, l’ONSS précise qu’une déclaration Dimona introduite par votre secrétariat social ne signifie pas pour autant que l’enregistrement quotidien des présences a également été effectué. La même logique s’applique aux heures que vous transmettez. Notre guide Dimona explique les délais à respecter.
À quels secrétariats sociaux Suivo est-il connecté ?
La Belgique compte plusieurs grands secrétariats sociaux, tels que SD Worx, Securex, Acerta, Partena, Liantis et Group S, ainsi que d'autres plus modestes. Les possibilités de connexion dépendent de votre prestataire, de votre formule et du type de connexion : fichier ou API.
Ce que l'on peut dire :
- SD Worx : Suivo génère un fichier de paie compatible avec eBlox ou transmet les heures via une connexion directe, avec un journal de chaque transfert. Consultez notre guide SD Worx.
- Suivo exporte les heures validées pour la paie, avec une trace numérique complète de chaque heure.
- La page dédiée à l'API de Suivo décrit l'intégration avec le système de votre secrétariat social ou d'autres outils RH internes, notamment en ce qui concerne les heures travaillées, les informations relatives au chargement et au déchargement, ainsi que les temps de trajet.
- Pour les autres secrétariats sociaux, n'hésitez pas à nous demander quels formats et modes de transmission nous prenons en charge pour le vôtre dès aujourd'hui. Nous vous indiquerons s'il s'agit d'un fichier, d'une API ou si cette fonctionnalité n'est pas encore disponible.
Pour découvrir des exemples des éléments requis pour une exportation, consultez notre guide étape par étape sur l'exportation des heures vers la gestion de la paie, ainsi que le guide d'intégration de la paie destiné aux entreprises du secteur du bâtiment. Notre page consacrée au logiciel de suivi du temps explique comment les enregistrements effectués via l'application, un badge, un terminal sur chantier ou un véhicule alimentent tous le même dossier.
À quoi ressemble une bonne clôture de mois ?
Utilisez cette liste de contrôle à chaque clôture :
- Toutes les inscriptions sont terminées. Il n'y a pas de journées portes ouvertes, de départs non enregistrés ni de badges inconnus.
- Absences saisies avec les codes appropriés : congés, maladie, congés payés, petits congés.
- Primes vérifiées : mobilité, temps de trajet, suppléments.
- Vérification de la scission d'entité pour les membres du personnel ayant travaillé pour plusieurs entreprises.
- Approuvé par le chef d'équipe, puis verrouillé pour cette période.
- Les nouveaux arrivants et les départs correspondent aux déclarations de Dimona.
- Lancez l'exportation ou la synchronisation : le journal indique les données qui ont été envoyées.
- Totaux comparés au rapport sur les importations du secrétariat social.
- Les corrections apportées après la date limite doivent être transmises selon la procédure convenue, et en aucun cas en retapant le texte.
C'est la première fois que vous le mettez en place ? Testez-le en parallèle pendant un mois: conservez votre méthode actuelle, envoyez également le nouveau fichier d'exportation, puis comparez les bulletins de paie. Corrigez les incohérences dans le code avant de basculer vers le nouveau système.
Questions fréquemment posées
Quel est le meilleur outil de gestion des temps ?
Celui qui s'adapte au lieu de travail de vos collaborateurs et exporte des données fiables vers votre service des ressources humaines. Pour les équipes de chantier et de terrain, optez pour un système permettant l'enregistrement via une application, un badge et un véhicule, un processus de validation unique, ainsi qu'une exportation utilisant les codes d'heures et d'absences de votre prestataire.
Qu'est-ce qu'un système d'enregistrement des temps ?
Un système qui enregistre les heures d'arrivée et de départ des salariés, leurs pauses et leurs absences, et qui convertit ces données en heures validées. Un bon système conserve une trace de chaque correction et transmet les heures au service de la paie sans qu'il soit nécessaire de les ressaisir.
Qu'est-ce que l'enregistrement des heures de travail des salariés ?
Il s'agit de l'enregistrement des heures effectivement travaillées par chaque salarié. En Belgique, une obligation générale est prévue à compter du 1er janvier 2027, mais en septembre 2026, il s'agit encore d'un projet de loi. Des obligations spécifiques s'appliquent déjà, par exemple sur les chantiers de construction.
Mon secrétariat social peut-il remplir la déclaration Dimona à ma place ?
Oui. Selon la RSZ, un employeur peut charger un secrétariat social agréé ou un prestataire de services agréé de déposer les déclarations Dimona, mais c'est l'employeur qui en reste responsable en dernier ressort.
Ne perdez plus de temps à retaper les heures
Un dossier validé, les bons codes et une exportation par mois : voilà ce qui permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs de paie. Dites-nous quel secrétariat social vous utilisez, et nous vous montrerons en toute transparence comment vos heures peuvent y être transmises dès aujourd'hui.
