Het koppelen van de tijdregistratie aan uw sociaal secretariaat betekent één ding: goedgekeurde uren worden automatisch doorgegeven aan de salarisadministratie, zonder dat iemand ze opnieuw hoeft in te voeren. Om dit te realiseren, moet uw tijdregistratiesysteem de gegevens die uw dienstverlener nodig heeft (medewerkers-ID, uren per type, afwezigheden en toeslagen) verzenden in een formaat dat door de dienstverlener wordt geaccepteerd. Dit kan via een bestandsexport, een API-koppeling of een koppeling via uw salaris- of HR-software. Welke methode geschikt is, hangt af van uw sociaal secretariaat en uw contract. Spreek dus eerst de codes af, test het een maand lang parallel en automatiseer het vervolgens.
De API-integraties van Suivo koppelen het Suivo-platform aan het systeem van uw sociaal secretariaat of andere HR-tools. Hieronder vindt u wat uw provider nodig heeft, de integratiemogelijkheden en een checklist voor het einde van de maand.
Waarom worden de uren aan het einde van de maand nog steeds opnieuw ingevoerd?
Veel bedrijven vertrouwen, althans gedeeltelijk, op een sociaal secretariaat voor de salarisadministratie. De uren worden echter elders bijgehouden: op papieren urenstaten ter plaatse, in een spreadsheet op het depot, in een planningsprogramma of in een app voor urenregistratie. Aan het einde van de maand voert iemand deze gegevens over.
Veelvoorkomende oorzaken:
- Verschillende personeelsnummers in het tijdregistratiesysteem en bij het sociaal secretariaat.
- Verschillende codes. De bouwplaatsvoorman noteert ‘ADV’ of ‘regen’, terwijl het sociaal secretariaat zijn eigen afwezigheidscode verwacht.
- Toeslagen buiten het systeem. Mobiliteitstoeslagen, reistijd of toeslagen worden in een aparte lijst bijgehouden.
- Twee werkgevers, één persoon. Een werknemer helpt twee dagen mee bij een zusterbedrijf. De gewerkte uren moeten in de juiste loonlijst worden opgenomen.
- Achteraf aangebrachte correcties. Een wijziging die na de export per e-mail wordt doorgegeven en vervolgens opnieuw wordt ingevoerd.
Elke opnieuw ingevoerde regel brengt het risico op een fout in de salarisafrekening met zich mee. En aangezien er voor 2027 een algemene verplichting tot registratie van werktijden is gepland (in september 2026 nog in de vorm van een wetsontwerp), moeten de uren in de salarisadministratie en de uren in uw registratie met elkaar overeenkomen.
Wat moet een sociaal secretariaat van uw tijdregistratiesysteem verwachten?
Uw sociaal secretariaat verzorgt de loonverwerking en dient vaak ook uw aangiften bij de RSZ in. Volgens de RSZ is de DmfA (de driemaandelijkse multifunctionele aangifte) het document waarmee de werkgever de loon- en werktijdgegevens van zijn werknemers aangeeft. Deze gegevens worden gebruikt voor de ziekteverzekering, de werkloosheidsverzekering, de pensioenen, de beroepsrisicoverzekering, de kinderbijslag en de jaarlijkse vakantie. De uren die u registreert, hebben dus een veel bredere toepassing dan alleen de loonstrook.
In de praktijk heeft uw dienstverlener per medewerker het volgende nodig:
| Gegevens | Waarom | Let op |
|---|---|---|
| Identificatie: INSZ (nationaal register of BIS-nummer) | De RSZ identificeert werknemers aan de hand van hun INSZ-nummer | Buitenlandse werknemers zonder geldig BIS-nummer |
| Werkgeversorganisatie | De uren moeten in de juiste loonlijst terechtkomen | Medewerkers die voor twee organisaties werken |
| Gemengde commissie en werknemerscategorie | Regels en voorschriften zijn hiervan afhankelijk | Bouwvakkers worden in Dimona geregistreerd onder het werknemerstype BCW en de gezamenlijke commissie 124 |
| Datum, en begin- en eindtijd of aantal uren per dag | Grondslag voor de beloning en de werktijdgegevens | Pauzes worden consequent in mindering gebracht |
| Code voor het uurtype | Normale werktijden, overuren, nachtdienst, weekend | Gebruik de codelijst van de zorgverlener, niet die van jezelf |
| Afwezigheidscodes | Vakantie, ziekte, ADV-dagen, kort verlof | ADV is een aparte code (zie onze gids over ADV-dagen in België) |
| Premies en toeslagen | Mobiliteit, reistijd, toeslagen | Spreek af wie ze berekent: jij of de aanbieder |
| Kostenplaats of project | Kostenverdeling en facturering | Optioneel voor de salarisadministratie, handig voor uw ERP-systeem |
In de RSZ-Dimona-instructies staan de nummers van de paritaire comités vermeld die expliciet moeten worden vermeld, waaronder 124 (bouw) en 140 (vervoer). Andere paritaire comités kunnen worden aangegeven als „XXX“.
Sommige groepen moeten dagelijkse werktijden aangeven. Volgens de RSZ-instructies worden occasionele werknemers in de landbouw, tuinbouw en horeca per dag in Dimona aangegeven, met vermelding van het begin- en, in de meeste gevallen, het eindtijdstip. De RSZ eist ook dat werkgevers die flexi-werknemers voor een bepaalde periode aangeven, dagelijks hun begin- en eindtijden registreren, via een geregistreerd kassasysteem of de dagelijkse registratie in het personeelsregister. Als u deze groepen in dienst hebt, moet uw tijdregistratiesysteem exacte tijden weergeven, niet alleen totalen.
De tijdregistratie van Suivo brengt gewerkte uren, afwezigheden, mobiliteitskosten en toeslagen samen in één validatiedashboard, zodat de gegevens worden gecontroleerd voordat ze worden verzonden.
Welke soorten integraties zijn er?
| Type | Hoe het werkt | Geschikt voor | Beperkingen |
|---|---|---|---|
| Bestand exporteren | Het tijdsysteem genereert een bestand (bijvoorbeeld CSV of XML) in het formaat dat uw provider accepteert. U uploadt het. | De meeste bedrijven. Eenvoudig, transparant en gemakkelijk te controleren voordat je het verstuurt. | Iemand moet het uploaden. De opmaak moet precies hetzelfde zijn. |
| API-link | De twee systemen wisselen gegevens rechtstreeks uit, volgens een vast schema of na goedkeuring. | Grotere volumes, wekelijkse of dagelijkse salarisverwerkingen, minder handmatige stappen. | Dat hangt af van wat je provider beschikbaar stelt, en vaak ook van je abonnement. Dit moet in de gaten worden gehouden. |
| Via uw salarisadministratie- of HR-software | De uren worden doorgestuurd naar uw eigen HR- of ERP-systeem, dat gekoppeld is aan het sociaal secretariaat. | Bedrijven die al over een centraal HR-systeem beschikken. | Nog een schakel in de keten. |
Er is niet één ‘beste’ type. Een overzichtelijk bestand met de juiste codes is beter dan een API die de verkeerde codes verstuurt. Begin met wat je provider op dit moment ondersteunt, en stap pas over op een API als de omvang daarvan dit rechtvaardigt.
Wat moet je aan je sociaal secretariaat en je leverancier van tijdregistratiesystemen vragen?
Neem contact op met uw sociaal secretariaat:
- Welke importformaten accepteert u voor uren, en is er een technische specificatie?
- Is er een API beschikbaar voor ons pakket, en tegen welke kosten?
- Kunt u ons de lijst met uurtypes en afwezigheidscodes sturen voor elke gezamenlijke commissie waarmee wij werken?
- Hoe wil je de correcties na de afsluiting ontvangen: een nieuw volledig bestand of alleen de verschillen?
- Wat is de maandelijkse uiterste datum voor het indienen van uren?
- Welke aangiften dient u voor ons in (Dimona, DmfA), en welke gegevens heeft u daarvoor nodig?
Vraag het aan uw leverancier van tijdregistratiesystemen (waaronder wijzelf):
- Kun je vandaag al exporteren in het formaat van onze provider, of moet dat nog worden ontwikkeld?
- Gaat het om een bestandsexport of een API-koppeling?
- Kunnen we onze eigen codes één keer per gezamenlijke commissie koppelen aan de codes van de zorgverlener?
- Hoe wordt er omgegaan met medewerkers die voor twee organisaties werken?
- Is er een goedkeuringsstap vóór de export en wordt er een logboek bijgehouden van wat er is verzonden?
- Hoe worden correcties na het exporteren afgehandeld?
Over verantwoordelijkheid: je kunt een erkend sociaal secretariaat machtigen om je Dimona-aangiften in te dienen, maar volgens de RSZ blijft de werkgever uiteindelijk verantwoordelijk. Voor flexi-werknemers voegt de RSZ hieraan toe dat een door je sociaal secretariaat ingediende Dimona niet betekent dat de dagelijkse aanwezigheidsregistratie ook is uitgevoerd. Dezelfde logica geldt voor de uren die je doorgeeft. In onze Dimona-gids worden de termijnen uitgelegd.
Met welke sociale secretariaten is Suivo verbonden?
België telt verschillende grote sociale secretariaten, zoals SD Worx, Securex, Acerta, Partena, Liantis en Group S, naast een aantal kleinere. Welke koppeling mogelijk is, hangt af van je aanbieder, je pakket en of de koppeling via een bestand of via een API verloopt.
Wat we kunnen zeggen:
- SD Worx: Suivo genereert een eBlox-compatibel loonbestand of verstuurt de uren via een directe koppeling, met een logboek van elke overdracht. Raadpleeg onze SD Worx-handleiding.
- Suivo exporteert goedgekeurde uren voor de salarisadministratie, met een volledig digitaal overzicht van elk uur.
- Op de API-pagina van Suivo wordt de integratie beschreven met het systeem van uw personeelsadministratie of andere interne HR-tools, waaronder gewerkte uren, informatie over het in- en uitladen en reistijd.
- Neem voor andere sociale secretariaten contact met ons op om te vragen welk formaat en welke manier wij op dit moment voor uw organisatie ondersteunen. Wij laten u weten of het om een bestand of een API gaat, of dat deze optie nog niet beschikbaar is.
Voor voorbeelden van wat er nodig is voor een export, zie onze stapsgewijze handleiding voor het exporteren van uren naar de salarisadministratie en de handleiding voor salarisintegratie voor bouwbedrijven. Op onze pagina over tijdregistratiesoftware wordt uitgelegd hoe registraties via de app, een badge, een paal op de bouwplaats of een voertuig allemaal in hetzelfde record worden opgenomen.
Hoe ziet een goede maandafsluiting eruit?
Gebruik deze checklist bij elke afsluiting:
- Alle registraties zijn voltooid. Er zijn geen open dagen, ontbrekende uitcheckingen of onbekende badges.
- Afwezigheden die met de juiste codes zijn ingevoerd: vakantie, ziekte, ADV, kort verlof.
- Premies gecontroleerd: mobiliteit, reistijd, toeslagen.
- Er is gecontroleerd of er sprake was van een splitsing van de rechtspersoon bij medewerkers die voor meer dan één bedrijf hebben gewerkt.
- Goedgekeurd door de teamleider, waarna het voor die periode is vergrendeld.
- Het aantal nieuwe medewerkers en vertrekkende medewerkers komt overeen met de aangiften in Dimona.
- Voer een export- of synchronisatieproces uit; in het logboek wordt weergegeven wat er is verzonden.
- Totalen vergeleken met het invoerrapport van het sociaal secretariaat.
- Correcties na de deadline moeten op de afgesproken manier worden doorgegeven; nooit door de tekst opnieuw te typen.
Is dit de eerste keer dat je het instelt? Werk dan een maand lang parallel: houd je huidige werkwijze aan, verstuur ook de nieuwe export en vergelijk de loonstrookjes. Los eventuele verschillen in de code op voordat je overschakelt.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste tool voor tijdregistratie?
De oplossing die past bij de werkplek van uw medewerkers en die betrouwbare gegevens exporteert naar uw personeelsadministratie. Voor bouw- en buitenteams is het belangrijk dat registratie via app, badge en voertuig mogelijk is, dat er één goedkeuringsproces is en dat de export gebruikmaakt van de uren- en afwezigheidscodes van uw provider.
Wat is een tijdregistratiesysteem?
Een systeem dat registreert wanneer werknemers beginnen en stoppen met werken, hun pauzes en afwezigheden bijhoudt, en dit omzet in goedgekeurde uren. Een goed systeem houdt elke correctie bij en stuurt de uren door naar de salarisadministratie zonder dat deze opnieuw moeten worden ingevoerd.
Wat is tijdregistratie door werknemers?
Het betreft de registratie van de uren die elke werknemer daadwerkelijk werkt. In België is vanaf 1 januari 2027 een algemene verplichting gepland, maar in september 2026 is dit nog steeds een wetsontwerp. Er gelden al specifieke verplichtingen, bijvoorbeeld op bouwplaatsen.
Kan mijn sociaal secretariaat de Dimona-aangifte voor mij indienen?
Ja. Volgens de RSZ kan een werkgever een erkend sociaal secretariaat of een erkende dienstverlener belasten met het indienen van Dimona-aangiften, maar blijft de werkgever uiteindelijk verantwoordelijk.
Stop met urenlang overtypen
Eén goedgekeurd dossier, de juiste codes en één export per maand: dat bespaart tijd en voorkomt fouten bij de loonverwerking. Laat ons weten welk sociaal secretariaat u gebruikt, dan laten we u eerlijk zien hoe uw uren daar vandaag nog terecht kunnen komen.
