De meeste Belgische werkgevers die hebben geïnvesteerd in tijdregistratie op locatie, mobiele apps, terminals op de werkplek en GPS-klokregistratie, hebben aan het einde van de week nog steeds te maken met een handmatige stap: iemand exporteert een spreadsheet uit het tijdregistratiesysteem, past de opmaak aan en voert de uren opnieuw in SD Worx in. Deze handmatige tussenstap is waar fouten zich opstapelen, waar nalevingsproblemen ontstaan en waar salaristeams de meeste tijd verliezen. De native SD Worx-integratie van Suivo maakt de cirkel rond door elke loonperiode automatisch gevalideerde uren door te sturen, zonder dat handmatige herinvoer nodig is.
Hoe SD Worx loongegevens verwerkt
SD Worx (Société de Développement de la Paie) is de grootste loonverwerker van België en verzorgt de loonverwerking voor een aanzienlijk deel van de Belgische werkgevers, van kleine bedrijven tot grote ondernemingen. Belgische werkgevers die gebruikmaken van SD Worx dienen elke loonperiode hun loongegevens in, waarna SD Worx de bruto-naar-netto-lonen en RSZ berekent, de loonbelasting inhoudt en de loonstrookjes en de driemaandelijkse DmfA-aangifte aan de RSZ opstelt.
Voor werknemers die op uurbasis of in ploegendienst werken, is de belangrijkste informatie die SD Worx nodig heeft een nauwkeurige registratie van de gewerkte uren per werknemer, uitgesplitst naar soort uur. Het systeem moet niet alleen weten dat er „40 uur deze week” is gewerkt, maar ook:
- Normale werktijd (tegen het basistarief).
- Overuren (tegen 150% of 200%, afhankelijk van wanneer ze zijn gemaakt).
- Nachtwerkuren (met de geldende sectortoeslag).
- Werken op feestdagen (tegen 200%).
- Afwezigheidsperiodes (ziekteverlof, jaarlijks verlof, compensatieverlof) met de juiste redencode.
- De kostenplaats of projectcode waaraan de uren moeten worden toegerekend.
Dit detailniveau is precies wat een goed tijdregistratiesysteem vastlegt, maar alleen als het correct is geconfigureerd en als de export naar SD Worx alle benodigde velden bevat.
Wat de export voor de SD Worx-integratie moet bevatten
Om de integratie van de tijdregistratie met SD Worx te realiseren en zo handmatige invoer te vervangen, moet de export minimaal het volgende bevatten:
| Veld | Beschrijving |
| Werknemers-ID | Het SD Worx-personeelsnummer of het nationaal registratienummer (INSZ) |
| Datum | De werkdatum (niet de begin datum van de loonperiode) |
| Starttijd | De aanmeldtijd voor die werkperiode |
| Eindtijd | De uitkloktijd |
| Pauzeduur | Totaal aantal onbetaalde pauzes, in minuten |
| Code voor het uurtype | De SD Worx-code voor normale werktijd, overuren, nachtwerk, enz. |
| Reden voor afwezigheid | Voor afwezigheidsperiodes geldt de door SD Worx gedefinieerde afwezigheidscategorie |
| Kostenplaats / project | Indien van toepassing, de toewijzing van die uren aan een begrotingscentrum |
Als er een veld ontbreekt of onjuist is ingevuld, hanteert SD Worx voor die uren standaard het basistarief. Dit betekent dat overuren tegen het normale tarief worden uitbetaald, nachttoeslagen niet worden doorbetaald of dat de driemaandelijkse DmfA-aangifte onjuist is.
Delta-export versus totale wekelijkse export
Er zijn twee manieren om tijdgegevens naar SD Worx over te dragen:
Volledige wekelijkse export: Elke zondag (of de laatste dag van de loonperiode) worden alle uren van de lopende week geëxporteerd en in SD Worx geladen, waarbij de eerdere gegevens worden vervangen. Eenvoudig te implementeren; riskant als er na de vorige export rechtstreeks in SD Worx correcties zijn aangebracht, aangezien die correcties dan worden overschreven.
Delta-export: Alleen de records die sinds de laatste export zijn gewijzigd, worden verzonden. Nieuwe kloktijden, correcties en goedgekeurde overuren worden stapsgewijs verzonden. Deze aanpak is technisch gezien complexer, maar vermindert het risico op het overschrijven van geldige correcties aanzienlijk en is beter geschikt voor omgevingen waarin leidinggevenden gedurende de week correcties aanbrengen.
Voor Belgische bouwbedrijven, schoonmaakbedrijven en logistieke dienstverleners met grote teams in het veld, waar correcties vaak voorkomen (medewerkers vergeten uit te klokken, wijzigingen in de planning, te laat binnenkomende gegevens van onderaannemers), levert de delta-exportmethode zuiverdere loongegevens op.
De tijd die nodig is voor de loonverwerking verkorten
Belgische werkgevers die hun tijdregistratie hebben geïntegreerd met SD Worx, melden steevast hetzelfde resultaat: het opstellen van de loonlijst, dat voorheen één tot twee dagen per loonperiode in beslag nam, kost nu slechts één tot twee uur. De uren zijn al gevalideerd in het tijdregistratiesysteem; de export is binnen enkele minuten voltooid; SD Worx verwerkt de gegevens en genereert loonstroken zonder handmatige tussenkomst.
De resterende tijd wordt besteed aan het afhandelen van uitzonderingsgevallen: het controleren van meldingen (medewerkers die niet hebben uitgeklokt, onverwacht overwerk, afwezigheid zonder code), het goedkeuren van correcties en het controleren of de totalen van de export overeenkomen met het overzicht van de leidinggevende. Dit is productief controlewerk, geen handmatige gegevensinvoer.
Wat u moet controleren voordat u een SD Worx-integratie configureert
Voordat u uw tijdregistratieplatform koppelt aan SD Worx:
- Controleer of uw SD Worx-abonnement de API- of bestandsimportmogelijkheid bevat die u nodig hebt (de verschillende platformniveaus van SD Worx bieden verschillende integratiemogelijkheden).
- Koppel uw urensoorten in het tijdregistratiesysteem aan de juiste SD Worx-looncodes.
- Werknemers-ID’s op elkaar afstemmen: het tijdregistratiesysteem en SD Worx moeten hetzelfde werknemersreferentienummer gebruiken (hetzij het SD Worx-ID, hetzij het INSZ-nummer).
- Test het eerst met één team voordat je het voor het hele personeelsbestand invoert.
- Bepaal de exportfrequentie (dagelijks, wekelijks of op verzoek).
De oplossing voor tijdregistratie van Suivo bevat een ingebouwde exportconfiguratie voor SD Worx. De integratie wordt eenmalig ingesteld en wordt bij elke loonperiode automatisch uitgevoerd.
Klaar om de tijdregistratie te koppelen aan SD Worx?
Suivo helpt Belgische werkgevers om het handmatig invoeren van loongegevens overbodig te maken dankzij een directe koppeling met SD Worx, Acerta, Partena en andere Belgische loonverwerkers via API-integraties. Bekijk de producten van Suivo of bekijk de prijzen.
