La plupart des employeurs belges qui ont investi dans des solutions de saisie des temps sur le terrain, des applications mobiles, des terminaux de chantier ou des pointages par GPS doivent encore effectuer une étape manuelle en fin de semaine : quelqu’un exporte un tableau Excel depuis le système de saisie des temps, le reformate, puis ressaisit les heures dans SD Worx. C’est au niveau de cette étape manuelle que s’accumulent les erreurs, que apparaissent les lacunes en matière de conformité et que les équipes chargées de la paie perdent le plus de temps. L’intégration native de Suivo à SD Worx boucle la boucle en transmettant automatiquement les heures validées à chaque période de paie, sans aucune ressaisie manuelle.
Comment SD Worx traite les données relatives à la paie
SD Worx (Société de Développement de la Paie) est le plus grand prestataire de services de gestion de la paie en Belgique ; il gère la paie d’une part importante des employeurs belges, des petites entreprises aux grandes sociétés. Les employeurs belges qui font appel à SD Worx transmettent leurs données de paie à chaque période de paie, et SD Worx calcule les salaires bruts et nets, les cotisations à l’ONSS, le précompte mobilier, et établit les bulletins de paie ainsi que la déclaration trimestrielle DmfA destinée à l’ONSS.
Pour les salariés rémunérés à l'heure et ceux travaillant par équipe, la principale donnée requise par SD Worx est un relevé précis des heures travaillées par salarié, ventilées par type d'heure. Le système ne doit pas se contenter d'une simple indication telle que « 40 heures cette semaine », mais doit disposer des informations suivantes :
- Temps de travail normal (au taux de base).
- Heures supplémentaires (rémunérées à 150 % ou 200 %, selon la période au cours de laquelle elles ont été effectuées).
- Heures de travail de nuit (avec la prime sectorielle applicable).
- Travail les jours fériés (rémunération à 200 %).
- Périodes d'absence (congé maladie, congé annuel, congé compensatoire) accompagnées du code de motif approprié.
- Le centre de coûts ou le code de projet auquel les heures doivent être imputées.
C'est précisément ce niveau de détail qu'un bon système d'enregistrement des temps permet de saisir, mais uniquement s'il est correctement configuré et si l'exportation vers SD Worx inclut tous les champs nécessaires.
Contenu obligatoire de l'exportation d'intégration SD Worx
Pour permettre l'intégration de l'enregistrement des temps avec SD Worx en vue de remplacer la saisie manuelle, l'exportation doit comporter, au minimum :
| Champ | Description |
| Identifiant du salarié | Le numéro d'employé SD Worx ou le numéro d'enregistrement national (INSZ) |
| Date | La date de travail (et non la date de début de la période de paie) |
| Heure de début | L'heure d'arrivée pour cette période de travail |
| Heure de fin | L'heure de sortie |
| Durée de la pause | Durée totale des pauses non rémunérées, en minutes |
| Code du type d'heure | Le code SD Worx pour les heures normales, les heures supplémentaires, le travail de nuit, etc. |
| Code de motif d'absence | Pour les périodes d'absence, la catégorie d'absence définie par SD Worx |
| Centre de coûts / projet | Le cas échéant, l'affectation de ces heures à un centre budgétaire |
Si un champ est manquant ou mal renseigné, le calcul effectué par SD Worx se basera par défaut sur le taux de base pour ces heures, ce qui signifie que les heures supplémentaires seront rémunérées au taux normal, que les majorations de nuit ne seront pas prises en compte ou que la déclaration trimestrielle DmfA sera inexacte.
Exportations « Delta » par rapport aux exportations hebdomadaires totales
Il existe deux méthodes pour transférer les données de temps vers SD Worx :
Exportation hebdomadaire complète : chaque dimanche (ou le dernier jour de la période de paie), toutes les heures de la semaine en cours sont exportées et importées dans SD Worx, en remplaçant les données qui s'y trouvaient auparavant. Simple à mettre en œuvre ; risqué si des corrections ont été apportées directement dans SD Worx après l'exportation précédente, car ces corrections seront écrasées.
Exportation delta : seules les données ayant évolué depuis la dernière exportation sont transmises. Les nouvelles pointages, les corrections et les heures supplémentaires validées sont envoyés de manière incrémentielle. Cette approche, bien que plus complexe sur le plan technique, réduit considérablement le risque d'écraser des corrections valides et est mieux adaptée aux environnements dans lesquels les responsables effectuent des corrections tout au long de la semaine.
Pour les entreprises belges du bâtiment, les sociétés de nettoyage et les opérateurs logistiques disposant d'importantes équipes sur le terrain, où les corrections sont fréquentes (ouvriers oubliant de pointer leur sortie, changements d'horaires, registres des sous-traitants remis en retard), l'approche par exportation des écarts permet d'obtenir des données de paie plus fiables.
Réduire le temps consacré à la préparation de la paie
Les employeurs belges qui ont intégré la saisie des temps à SD Worx font tous état du même résultat : la préparation des paies, qui prenait auparavant un à deux jours par période de paie, ne prend désormais plus qu’une à deux heures. Les heures sont déjà validées dans le système de saisie des temps ; l’exportation s’effectue en quelques minutes ; SD Worx traite les données et génère les bulletins de paie sans aucune intervention manuelle.
Le temps restant est consacré à la gestion des exceptions : examen des alertes (salariés n’ayant pas pointé à la fin de leur service, heures supplémentaires imprévues, absences sans motif), validation des corrections et vérification de la concordance entre les totaux exportés et le récapitulatif du responsable. Il s’agit d’un travail de vérification productif, et non d’une saisie manuelle de données.
Éléments à vérifier avant de configurer une intégration SD Worx
Avant de connecter votre plateforme de gestion des temps à SD Worx :
- Vérifiez que votre abonnement à SD Worx inclut l'API ou la fonctionnalité d'importation de fichiers dont vous avez besoin (les différents niveaux de la plateforme SD Worx proposent des options d'intégration variées).
- Associez vos types d'heures dans le système d'enregistrement du temps aux codes de paie SD Worx correspondants.
- Harmoniser les identifiants des salariés : le système d'enregistrement des temps et SD Worx doivent utiliser le même numéro de référence du salarié (soit l'identifiant SD Worx, soit l'INSZ).
- Testez le système avec une seule équipe avant de le déployer à l'ensemble du personnel.
- Définissez la fréquence d'exportation (quotidienne, hebdomadaire ou à la demande).
La solution de suivi du temps de travail de Suivo intègre une configuration d'exportation native vers SD Worx. L'intégration est configurée une seule fois et s'exécute automatiquement à chaque période de paie.
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Suivo aide les employeurs belges à supprimer la saisie manuelle des données de paie grâce à une connexion native avec SD Worx, Acerta, Partena et d'autres prestataires de services de paie belges via des intégrations API. Découvrez les produits Suivo ou consultez les tarifs.
