Oui, vous pouvez conserver votre « urenregistratie » dans Excel (enregistrement des heures dans un tableur). La loi néerlandaise sur le temps de travail (Arbeidstijdenwet) exige un enregistrement correct des temps de travail et de repos, conservé pendant au moins 52 semaines, sans imposer d’outil particulier. Une feuille comportant une ligne par service et quelques formules suffit pour une petite équipe aux horaires fixes. Mais cette méthode ne fonctionne plus lorsque vos collaborateurs travaillent sur des chantiers ou dans des camionnettes, que les heures sont déclarées plusieurs jours plus tard et que vous ne pouvez pas justifier les pauses et les temps de repos. Vous trouverez ci-dessous une structure de colonnes, les formules à utiliser et six signes indiquant qu'il est temps de changer de méthode.
Lorsque ce moment arrivera, la solution de suivi du temps de travail de Suivo destinée aux équipes de terrain aux Pays-Bas remplacera la feuille de présence par une application, un badge ou l'immatriculation du véhicule.
Est-il possible de tenir un registre des heures de travail dans Excel ?
Oui. L'article 4, paragraphe 3, de la loi sur le temps de travail (Arbeidstijdenwet) exige un « enregistrement en bonne et due forme » (deugdelijke registratie) des temps de travail et de repos permettant de contrôler le respect de la réglementation. Le décret sur le temps de travail ( Arbeidstijdenbesluit ) précise en outre que cet enregistrement doit être conservé pendant au moins 52 semaines. La loi ne précise pas quel outil utiliser.
Ce que votre fiche doit vous permettre de montrer, pour les adultes :
- pas plus de 12 heures par service et 60 heures par semaine;
- pas plus de 48 heures par semaine en moyenne sur une période de 16 semaines ;
- une pause d'au moins 30 minutes après 5,5 heures de travail, et de 45 minutes après 10 heures (une convention collective peut prévoir des dérogations, mais la durée de la pause ne peut en aucun cas être inférieure à 15 minutes après 5,5 heures) ;
- au moins 11 heures de repos quotidien (une fois tous les 7 jours, ce repos peut être de 8 heures lorsque le travail l'exige).
L'Inspection du travail néerlandaise (Nederlandse Arbeidsinspectie) applique une amende de base de 10 000 euros en cas d'absence de registre. Ce montant s'applique aux employeurs comptant entre 50 et 99 salariés ; il est multiplié par 0,5 pour les entreprises de moins de 10 salariés, par 0,75 pour celles comptant entre 10 et 49 salariés et par 1,5 à partir de 100 salariés. Les conducteurs de véhicules de transport de marchandises sont soumis à des règles spécifiques en matière de transport, les registres devant être conservés pendant 104 semaines. Vous trouverez l'ensemble des limites dans notre guide consacré à la loi néerlandaise sur le temps de travail.
Un modèle Excel simple pour le suivi des heures de travail des employés
Utilisez une seule feuille pour tous les salariés, avec une ligne par salarié et par service. Triez les données par salarié, puis par date. Indiquez les heures prévues au contrat dans un deuxième onglet intitulé « Contrats » (colonne A : salarié, colonne B : heures hebdomadaires prévues au contrat).
| Chronique | En-tête | Ce qu'il faut mettre dedans | Pourquoi |
|---|---|---|---|
| A | Date | Date de début du service (jj-mm-aaaa) | Relie les heures à une journée |
| B | Salarié | Nom ou numéro d'employé | Le relevé doit être établi par salarié. |
| C | Site ou projet | Code du site, du client ou du projet | Coûts et lieu d'exécution des travaux |
| D | Démarrer | Heure de début (hh:mm) | Temps de travail |
| E | Fin | Heure de fin (hh:mm) | Temps de travail |
| F | Pause (min) | Durée totale de la pause en minutes | Enfreindre les règles |
| G | Heures travaillées | Formule | Nombre d'heures nettes par service |
| H | Année-semaine | Formule (année et semaine ISO, par exemple 202702) | Totaux hebdomadaires |
| I | Total de la semaine | Formule | Contrôle des 60 heures et heures supplémentaires |
| J | Repos avant le service | Formule | Contrôle du temps de repos de 11 heures |
| K | Vérifier | Formule | Les signalements sont transférés pour examen |
| L | Approuvé par / date | Initiales du responsable et date | Affiche les personnes qui ont consulté le dossier |
| M | Note de correction | Motif de toute modification | Explique les modifications ultérieurement |
Trois habitudes permettent de rendre la feuille de calcul bien plus fiable : saisir les heures le jour même, ne jamais supprimer de lignes (préférez une note de correction) et enregistrer chaque mois une copie verrouillée pour les archives des 52 semaines.
Formules pour les heures travaillées, les pauses et les temps de repos
Ces formules n'utilisent aucune macro. La version anglaise d'Excel utilise des virgules ; la version néerlandaise utilise des points-virgules et des noms de fonctions en néerlandais. La ligne 2 correspond à la première ligne de données.
| Chronique | Formule (EN = Excel en anglais, NL = Excel en néerlandais) |
|---|---|
| G Heures travaillées | FR =MOD(E2-D2,1)*24-F2/60NL =REST(E2-D2;1)*24-F2/60 |
| H Année-semaine | FR =YEAR(A2-WEEKDAY(A2,2)+4)*100+ISOWEEKNUM(A2)NL =JAAR(A2-WEEKDAG(A2;2)+4)*100+ISO.WEEKNUMMER(A2) |
| Total de la semaine I | FR =SUMIFS(G:G,B:B,B2,H:H,H2)NL =SOMMEN.ALS(G:G;B:B;B2;H:H;H2) |
| Heures supplémentaires (facultatif) | FR =MAX(0,I2-XLOOKUP(B2,Contracts!A:A,Contracts!B:B))NL =MAX(0;I2-X.ZOEKEN(B2;Contracts!A:A;Contracts!B:B)) |
| J Repos avant la prise de service (à partir de la ligne 3) | FR =IF(B3=B2,(A3+D3-(A2+E2+(E2<D2)))*24,"")NL =ALS(B3=B2;(A3+D3-(A2+E2+(E2<D2)))*24;"") |
| K Vérifier | FR =IF(G2>12,"over 12h",IF(AND(G2>10,F2<45),"break under 45",IF(AND(G2>5.5,F2<30),"break under 30","")))NL =ALS(G2>12;"over 12h";ALS(EN(G2>10;F2<45);"break under 45";ALS(EN(G2>5,5;F2<30);"break under 30";""))) |
La colonne « Heures supplémentaires » est facultative. Elle permet de consulter les heures contractuelles de chaque salarié dans une deuxième feuille intitulée Contracts (noms dans la colonne A, nombre d'heures hebdomadaires dans la colonne B). La fonction XLOOKUP nécessite Excel 2021 ou Microsoft 365.
Comment cela fonctionne, en termes simples :
- Heures travaillées: la fonction MOD (REST) gère les services qui se prolongent au-delà de minuit ; ainsi, la période de 22 h à 6 h correspond à 8 heures. En multipliant ce chiffre par 24, on convertit le temps indiqué par Excel en heures décimales.
- Année-semaine: combine l'année ISO et le numéro de semaine ISO ; ainsi, la semaine 1 de 2027 n'est pas ajoutée à la semaine 1 de 2026 dès lors que vos archives couvrent plus d'une année.
- Vérification: compare la durée totale de la pause indiquée dans la colonne F aux seuils fixés. La loi autorise le fractionnement des pauses en segments d'au moins 15 minutes ; ainsi, une ligne signalée peut tout de même être conforme.
- Repos avant le service: prend en compte la fin du service précédent (plus un jour si celui-ci s'est prolongé au-delà de minuit) et le début du service actuel. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour colorer en rouge les valeurs inférieures à 11. Une cellule rouge indique qu'il faut vérifier, ce n'est pas la preuve d'un manquement.
- Total hebdomadaire: valeurs de couleur supérieures à 60 en rouge. N’oubliez pas qu’un CAA peut fixer des limites plus strictes ; il ne peut en aucun cas augmenter le plafond de 60 heures.
Ce qu'Excel ne peut pas vérifier facilement : la moyenne sur 48 heures sur une période de 16 semaines, le repos hebdomadaire, les règles relatives au travail de nuit et la véracité des horaires.
En quoi Excel présente-t-il des limites pour les équipes de terrain et les équipes sur site ?
Un tableur part du principe que l'utilisateur saisit des horaires corrects. Sur un chantier ou dans une camionnette de service, cette hypothèse ne tient pas la route :
- Heures estimées de mémoire. Les équipes notent leurs heures sur papier ou dans un chat, puis quelqu'un les retranscrit le vendredi ou à la fin du mois.
- Formules écrasées. La copie d'une cellule transforme une formule en un nombre fixe, mais les totaux semblent toujours corrects.
- Il existe plusieurs versions. Le planificateur, le chef de chantier et le service de la paie conservent chacun leur propre copie. Lors d'un contrôle, laquelle fait foi ?
- Rien ne permet de savoir qui a modifié quoi. Un registre en bonne et due forme devrait indiquer les corrections, et non les dissimuler.
- Aucun lien avec le véhicule. La durée du trajet, le premier site et le retour au dépôt sont des estimations.
- Données à caractère personnel stockées sur un disque partagé. Les noms et les horaires de travail relèvent de l'AVG (dénomination néerlandaise du RGPD) ; leur accès et leur suppression doivent donc être régis par des règles.
Pour découvrir d'autres pièges à éviter, consultez notre article sur les erreurs courantes commises par les équipes mobiles en matière de suivi du temps de travail.
Quels changements cela implique-t-il lorsque vous passez à une application, à un badge ou à une immatriculation de véhicule ?
L'enregistrement s'effectue au moment où le travail commence et se termine, et non après coup. Avec Suivo, les employés s'enregistrent via l'application mobile sur leur propre smartphone, en scannant un badge, sur un terminal fixe sur site, ou automatiquement via le véhicule qu'ils conduisent. Les heures, les absences, les frais de déplacement et les majorations sont regroupés dans un tableau de bord de validation, où un responsable les valide. Chaque heure fait l’objet d’une trace numérique, prête à être exportée en un clic, et les heures validées se synchronisent avec les systèmes de paie et les ERP via une API ouverte. N’hésitez pas à nous contacter pour nous indiquer le nom de votre prestataire de paie.
Deux remarques importantes. Premièrement, selon l’Autoriteit Persoonsgegevens (Autorité néerlandaise de protection des données), un système numérique d’enregistrement des présences est considéré comme un système de surveillance du personnel; par conséquent, si vous disposez d’un comité d’entreprise, celui-ci doit donner son accord au préalable. Deuxièmement, comparez les différentes solutions avant d’acheter : notre guide sur les systèmes de pointage pour les équipes de terrain compare les applications, les terminaux et les solutions embarquées dans les véhicules, tandis que notre article sur le suivi des heures de travail des employés sur le terrain présente les principes de base.
Liste de contrôle pour changer de fournisseur : 6 signes indiquant qu'il est temps de passer à autre chose
- Les relevés d'heures sont transmis avec du retard. Les feuilles de présence provenant des chantiers ou des camionnettes parviennent au bureau plusieurs jours après la fin des travaux.
- Les corrections s'accumulent en fin de mois. Le service de la paie est en attente pendant que quelqu'un cherche à retrouver les heures manquantes.
- Il est impossible de prouver qu'il y a eu des pauses ou des temps de repos. La feuille indique des totaux, mais aucune heure de début et de fin fiable.
- Plusieurs personnes modifient le fichier. Les versions divergent et personne ne sait laquelle est la bonne.
- Vos collaborateurs travaillent sur plusieurs chantiers chaque jour. Une ligne par jour ne permet plus de savoir où les heures ont été consacrées.
- Vous avez des chauffeurs. Leur temps de travail est régi par d'autres règles et relève des données relatives aux véhicules et aux tachygraphes.
Une ou deux coches : tendez bien votre drap en suivant le schéma ci-dessus. Trois coches ou plus : il est temps d'envisager un système permettant d'enregistrer les heures de travail là où elles sont effectuées.
Questions fréquemment posées
Comment créer une feuille de présence dans Excel ?
Créez une ligne par salarié et par service, avec les colonnes suivantes : date, salarié, site, début, fin et pause (en minutes). Ajoutez des colonnes de formule pour les heures travaillées, le numéro de la semaine et le total hebdomadaire. Mettez en forme les cellules d'heure au format hh:mm et verrouillez les colonnes de formule afin que personne ne puisse les modifier.
Comment calculer des heures dans Excel ?
Utilisation =MOD(End-Start,1)*24-Break/60, qui donne les heures sous forme décimale et fonctionne également pour les équipes dont le service se prolonge au-delà de minuit. Dans la version néerlandaise d'Excel, la formule est la suivante : =REST(End-Start;1)*24-Break/60, en utilisant des points-virgules à la place des virgules.
Comment puis-je suivre les heures travaillées par mes employés ?
Enregistrez les heures de début, de fin et de pause le jour même, pour chaque salarié, et faites-les valider chaque semaine par un responsable. Conservez ces registres pendant au moins 52 semaines. Pour les personnes travaillant sur chantier ou dans des camionnettes, une application, un badge ou l'immatriculation du véhicule constituent des moyens plus fiables que de remplir une feuille a posteriori.
Quel est le meilleur outil pour l'enregistrement des heures de travail ?
Pour une petite équipe travaillant à horaires fixes sur un seul site, un tableur bien conçu peut suffire. Pour les équipes sur le terrain, optez pour un outil qui enregistre les heures dès le début du travail, contrôle automatiquement les pauses et les temps de repos, et exporte les heures validées vers le service de paie.
Une planification dans Excel correspond-elle à un relevé des heures travaillées ?
Non. Un planning indique qui doit travailler et à quel moment. La loi sur le temps de travail (Arbeidstijdenwet) impose de consigner les heures effectivement travaillées, y compris les temps de repos. Il faut bien distinguer ces deux éléments, même s’ils sont tous deux enregistrés dans Excel.
Prêt à abandonner les tableurs ?
Suivo est une entreprise belge forte de plus de 15 ans d'expérience dans les technologies de suivi du temps de travail. Commencez par l'inscription de l'équipe qui rencontre le plus de difficultés, puis ajoutez des véhicules ou du matériel ultérieurement sans rien remplacer. Nous examinerons votre feuille de présence actuelle et vous montrerons ce qui change.
