Dans une entreprise d'installation, chaque heure est soit facturable, soit couverte par la garantie, soit perdue, et c'est l'enregistrement qui détermine laquelle de ces trois options s'applique.
Un technicien qui passe sa journée chez quatre clients génère un montant de paie et quatre lignes de facture, la seconde ayant une valeur nettement supérieure à la première. Les heures qui ne sont jamais affectées à une mission ne font pas l'objet d'une facturation ; elles sont absorbées en silence par la marge. C'est pourquoi les entreprises d'installation prennent généralement conscience de l'intérêt de l'enregistrement du point de vue du chiffre d'affaires plutôt que du point de vue administratif.
Principaux enseignements
- Les heures non attribuées représentent un manque à gagner, et pas seulement un retard administratif. L'attribution doit se faire immédiatement.
- Le temps de trajet entre deux interventions est le facteur qui détermine si une intervention est rentable, et il est rarement pris en compte.
- L'attribution des interventions doit pouvoir s'effectuer en un seul clic depuis l'agenda de ce technicien, sinon elle devra être reconstituée vendredi de mémoire.
Pourquoi le temps non affecté pose-t-il un problème en termes de chiffre d'affaires ?
En effet, on ne peut pas facturer ce qui n'a pas été enregistré dans le cadre d'un chantier.
La journée d’un technicien comprend des interventions chez plusieurs clients, les déplacements entre ces derniers, une intervention sous garantie et du temps consacré à une mission qui a pris du retard. Si tout cela est simplement consigné sous la forme « mardi, 9 heures », le service de la paie est satisfait, mais la facturation repose alors sur des estimations. Un collaborateur du bureau reconstitue alors le temps de travail de manière prudente, et c’est cette version prudente qui est facturée.
Cet écart est inhérent au système : on ne peut pas comptabiliser des heures que personne n'a enregistrées. Pour l'évaluer, il faut procéder par comparaison : prenez trois missions achevées, comparez le temps de travail effectivement facturé au temps qui a dû être consacré à leur réalisation, puis examinez la différence.
Comment mettre en place l'attribution sans ralentir le travail des techniciens ?
Il suffit d'un seul clic, à partir d'une courte liste qui contient les bonnes réponses.
Un technicien à qui l'on présente deux cents missions disponibles choisira la première qui lui semble plausible. Un technicien à qui l'on présente les trois missions qui lui ont été attribuées aujourd'hui choisira la bonne. Cela signifie que l'application d'enregistrement doit connaître le planning, et c'est là le véritable argument en faveur du regroupement de la planification et de l'enregistrement au sein d'un seul système plutôt que de l'intégration de deux systèmes distincts.
Les exigences pratiques :
- La liste des interventions correspond au planning personnel du technicien, et non au carnet de commandes de l'entreprise.
- Changer de travail, c'est une action parmi d'autres, car une journée en comporte plusieurs.
- Cela fonctionne hors ligne, car les locaux des clients, les locaux techniques et les sous-sols ne sont pas couverts par le réseau. Nous avons abordé ce fonctionnement dans la section consacrée à l'enregistrement hors ligne.
- Il est possible d'ajouter une tâche imprévue à tout moment, car la journée se déroule rarement comme prévu.
C'est justement là que les systèmes conçus pour les interventions planifiées échouent. Un appel d'urgence reçu à 14 h doit pouvoir être enregistré sans intervention du service administratif, sinon le technicien le note sur un bout de papier et la demande n'arrivera que vendredi.
Combien vous coûte réellement le temps de trajet ?
C'est un chiffre que la plupart des entreprises d'installation prennent en compte, et c'est lui qui détermine si les petits chantiers valent la peine d'être acceptés.
| Ce qu'il faut mesurer | Pourquoi est-ce important sur le plan commercial ? |
|---|---|
| Déplacements entre deux missions | Rémunéré, généralement non facturable, et varie en fonction de la qualité de l'itinéraire |
| Se rendre à son premier emploi | Le traitement dépend de l'accord applicable |
| Temps passé sur site par mission | La ligne de facture |
| En attente d'accès | Recouvrable uniquement sur présentation d'un justificatif |
| Retour au dépôt | Même question que pour le trajet aller |
| Collecte de matériaux | Souvent non attribué, toujours réel |
Une intervention qui nécessite quarante minutes sur place et soixante-dix minutes de trajet représente une réalité commerciale différente de celle suggérée par la fiche d'intervention. Dès lors que le temps de trajet est calculé par intervention plutôt que d'être intégré dans une journée de travail, la planification des itinéraires et le regroupement des interventions cessent d'être des concepts abstraits.
La question de savoir si les déplacements sont considérés comme du temps de travail rémunéré dépend du type de trajet et de la convention d'entreprise applicable ; les trajets domicile-travail vers le premier lieu de travail sont généralement traités différemment des déplacements entre deux missions, et lorsque le technicien n'a pas de lieu de travail fixe, la classification peut varier. Le système a pour rôle de permettre de distinguer les déplacements du travail, afin que la règle applicable puisse être appliquée.
Faut-il immatriculer la camionnette plutôt que le technicien ?
En partie, et il est important de savoir où cela s'arrête.
Un appareil embarqué permet d'enregistrer de manière fiable et automatique les déplacements, sans aucune intervention de la part du technicien, ce qui est véritablement précieux dans un secteur où les déplacements constituent la deuxième catégorie de temps la plus importante. Ce qu'il ne peut pas détecter, c'est ce qui s'est passé une fois que le technicien a quitté la camionnette : le fait qu'un véhicule soit à l'arrêt depuis 9 h ne permet pas de savoir si le travail s'est terminé à 11 h ou à 14 h.
La plupart des entreprises d'installation finissent par attribuer l'application de suivi des véhicules aux déplacements et l'application de suivi des tâches au travail et à l'affectation des missions, avec une règle écrite en cas de désaccord. Il vaut mieux en décider dès la mise en place du système, et non lors du premier différend. Nous avons abordé cette combinaison dans l'article « Puis-je combiner le suivi du temps de travail et le suivi des véhicules ? ».
Quels sont les systèmes que cela doit atteindre ?
Deux, et les entreprises d'installation utilisent généralement déjà les deux.
L'ERP dédié aux missions ou aux prestations permet de transposer les heures travaillées directement sur la facture. Suivo a mis en place des intégrations avec Robaws, Business Central (via Norriq), Odoo et Easycom, toutes utilisées par des entreprises belges spécialisées dans l'installation et les services techniques.
La planification permet de comparer les données prévisionnelles et les données réelles. Les intégrations avec Solvice et Nomadia Field Services couvrent la planification des itinéraires et des interventions sur le terrain, et c'est précisément cette comparaison entre les durées prévues et réelles qui permet d'améliorer les estimations futures.
Questions fréquemment posées
Comment les techniciens enregistrent-ils leurs heures sur la bonne mission ?
En sélectionnant directement dans leur planning du moment, d'un simple clic, plutôt que de reconstituer la journée par la suite. La liste doit être concise et exacte : un technicien consultant le carnet de commandes de l'entreprise choisira la première entrée plausible, et cette erreur restera invisible jusqu'à ce que quelqu'un vérifie une facture.
Le temps de déplacement est-il facturable dans le secteur de l'installation ?
La question de savoir si ce déplacement est facturable relève d'une décision commerciale ; celle de savoir s'il est pris en charge dépend de l'accord du comité mixte applicable, et le trajet vers la première intervention est généralement traité différemment des déplacements entre deux interventions. Dans tous les cas, il doit être comptabilisé séparément, car une intervention de quarante minutes accompagnée de soixante-dix minutes de trajet ne correspond pas à l'intervention décrite sur la fiche d'intervention.
Un technicien peut-il enregistrer une intervention qui n'était pas prévue ?
Ils doivent être en mesure de le faire immédiatement. Il est courant que des appels d'urgence surviennent en milieu d'après-midi, et un système qui nécessite l'intervention d'un service administratif pour les enregistrer garantit que ces heures seront déclarées tardivement et de manière approximative, généralement le vendredi, et souvent sous-estimées.
L'enregistrement du temps fonctionne-t-il dans un sous-sol ou un local technique où il n'y a pas de signal ?
La mise en mémoire tampon devrait s'effectuer localement, puis la synchronisation devrait avoir lieu dès le rétablissement de la connexion, avec un horodatage correspondant au moment de l'action. Demandez une démonstration en mode avion plutôt qu'une description, car les travaux d'installation ont lieu précisément là où la couverture est défaillante.
Ce que cela ne résout pas
Le système ne détermine pas ce qui est facturable. Il enregistre simplement à quoi le temps a été consacré, de manière précise et avec une attribution claire ; ce que vous facturez relève d'une décision commerciale.
Cela ne précise pas non plus si le temps de trajet est considéré comme du temps de travail rémunéré. Cette question relève de la convention collective applicable et des dispositions en vigueur.
Et cela n'améliore pas en soi la planification des itinéraires. Ce système fournit les durées réelles qui permettent une meilleure planification ; il s'agit donc d'une donnée d'entrée plutôt que d'un résultat.
Suivo enregistre les données via l'application, l'unité embarquée, les codes QR, la technologie NFC et les badges (y compris en mode hors ligne), attribue les heures aux missions et aux centres de coûts au moment de l'enregistrement, et s'intègre à Robaws, Business Central, Odoo, Easycom, Solvice et Nomadia Field Services. Il ne s'agit pas d'un moteur de paie et il ne calcule pas les salaires.
Étape suivante : la présentation des services d'installation couvre à la fois les interventions, les déplacements et la facturation.
À lire également : Ce que doit contenir un fichier d'exportation des salaires
