In een installatiebedrijf is elk uur ofwel factureerbaar, ofwel onder de garantie, ofwel verloren, en de registratie bepaalt welke van de drie het is.
Een technicus die de hele dag bij vier klanten aan het werk is, genereert één loonbedrag en vier factuurregels, waarbij de tweede aanzienlijk meer waard is dan de eerste. Uren die nooit aan een opdracht worden toegerekend, worden niet gefactureerd; ze worden stilletjes door de marge opgeslokt. Daarom ontdekken installatiebedrijven de waarde van registratie meestal aan de omzetkant in plaats van aan de administratieve kant.
Belangrijkste opmerkingen
- Niet-toegewezen uren betekenen gederfde inkomsten, niet alleen maar gemiste administratieve werkzaamheden. De toewijzing moet op dat moment plaatsvinden.
- De reiskosten tussen opdrachten zijn de factor die bepaalt of een servicebezoek winstgevend is, en deze worden zelden gemeten.
- Het toewijzen van opdrachten moet met één tik vanuit de eigen agenda van die technicus kunnen gebeuren, anders wordt het op vrijdag uit het hoofd opnieuw samengesteld.
Waarom vormt niet-geregistreerde tijd een omzetprobleem?
Omdat je geen factuur kunt opstellen voor iets dat niemand aan een opdracht heeft toegewezen.
De werkdag van een technicus bestaat uit werkzaamheden voor verschillende klanten, reizen tussen die klanten, een garantieopdracht en tijd die is besteed aan een klus die langer duurde dan gepland. Als dat allemaal wordt weergegeven als ‘dinsdag, 9 uur’, is de salarisadministratie tevreden, maar blijft de facturering giswerk. Iemand op kantoor stelt vervolgens een conservatieve schatting op, en die conservatieve versie wordt vervolgens gefactureerd.
Het verschil is per definitie onzichtbaar: je kunt geen uren tellen die niemand heeft geregistreerd. De enige manier om de omvang ervan te bepalen, is door een vergelijking te maken: neem drie voltooide opdrachten, vergelijk de daadwerkelijk gefactureerde arbeidstijd met de arbeidstijd die nodig moet zijn geweest om ze op te leveren, en bekijk het verschil.
Hoe zorg je ervoor dat attributie plaatsvindt zonder dat technici daardoor worden vertraagd?
Kies het met één tik uit een korte lijst met juiste antwoorden.
Een technicus die tweehonderd openstaande opdrachten te zien krijgt, kiest de eerste die aannemelijk lijkt. Een technicus die de drie opdrachten te zien krijgt die vandaag aan hem zijn toegewezen, kiest de juiste. Dat betekent dat de registratie-app het rooster moet kennen, en dat is de echte reden om planning en registratie in één systeem te houden in plaats van twee systemen te integreren.
De praktische vereisten:
- De takenlijst is de eigen planning van de technicus, niet de orderportefeuille van het bedrijf.
- Van baan veranderen is één handeling, want een dag bestaat uit meerdere handelingen.
- Het werkt offline, omdat er op klantlocaties, in technische ruimtes en in kelders geen signaal is. We hebben het gedrag bij offline registratie behandeld.
- Het is mogelijk om ter plekke een niet-geplande taak toe te voegen, want de dag verloopt zelden volgens plan.
Juist op dat laatste punt schieten systemen die zijn ontworpen voor geplande werkzaamheden tekort. Een noodoproep die om 14.00 uur binnenkomt, moet zonder tussenkomst van het kantoor kunnen worden geregistreerd, anders schrijft de monteur het op een stukje papier en komt het pas vrijdag aan.
Wat kost reistijd je eigenlijk?
Meer dan de meeste installatiebedrijven meten, en het is dit aantal dat bepaalt of kleine klussen de moeite waard zijn om aan te nemen.
| Wat moet er worden gemeten? | Waarom dit commercieel gezien van belang is |
|---|---|
| Reizen tussen twee opdrachten | Betaald, meestal niet factureerbaar, en de vergoeding hangt af van de kwaliteit van de route |
| De reis naar de eerste baan | De behandeling hangt af van de geldende overeenkomst |
| Tijd ter plaatse per opdracht | De factuurregel |
| Wachten op toegang | Alleen terugvorderbaar indien aangetoond |
| Terug naar het depot | Dezelfde vraag als bij de heenreis |
| Verzameling van materialen | Vaak niet toegewezen, altijd echt |
Een servicebezoek dat ter plaatse veertig minuten in beslag neemt en zeventig minuten reistijd vergt, is commercieel gezien iets heel anders dan wat de werkbon doet vermoeden. Zodra de reistijd per opdracht wordt gemeten in plaats van over een hele dag te worden verdeeld, zijn routeplanning en het bundelen van opdrachten geen abstracte begrippen meer.
Of reistijd als betaalde werktijd wordt beschouwd, hangt af van de reis en de geldende overeenkomst van de paritaire commissie. Het woon-werkverkeer naar de eerste werkplek wordt doorgaans anders behandeld dan reizen tussen opdrachten, en wanneer een technicus geen vaste werkplek heeft, kan de indeling veranderen. Het systeem heeft als taak reistijd en werktijd van elkaar te onderscheiden, zodat de regel die van toepassing is, kan worden toegepast.
Moet het busje worden geregistreerd in plaats van de technicus?
Gedeeltelijk, en het is belangrijk om te weten waar de grens ligt.
Een apparaat in het voertuig zorgt voor een betrouwbare, automatische registratie van de ritten zonder dat de monteur daar iets voor hoeft te doen, wat echt van onschatbare waarde is in een sector waar reistijd de op één na grootste tijdscategorie vormt. Wat het apparaat echter niet kan vaststellen, is wat er gebeurde nadat de monteur uit het busje stapte; het feit dat een voertuig sinds 09:00 stilstaat, zegt namelijk niets over of het werk om 11:00 of om 14:00 was afgerond.
De meeste installatiebedrijven kiezen er uiteindelijk voor om het voertuig te gebruiken voor reisdoeleinden en de app voor werk- en opdrachttoewijzing, met een schriftelijke regel voor het geval van meningsverschillen. Leg dat vast bij de opzet, niet pas bij het eerste geschil. We hebben deze combinatie besproken in het artikel ‘Kan ik tijdregistratie en voertuigvolgsysteem combineren?’.
Welke systemen moet dit bereiken?
Ten tweede: installatiebedrijven maken doorgaans al gebruik van beide.
Het ERP-systeem voor opdrachten of diensten, zodat de gewerkte uren op de factuur terechtkomen. Suivo heeft integraties geïmplementeerd met Robaws, Business Central (via Norriq), Odoo en Easycom, die allemaal worden gebruikt door Belgische installatie- en technische dienstverleningsbedrijven.
Planning, zodat het plan en de werkelijke situatie met elkaar kunnen worden vergeleken. De integraties met Solvice en Nomadia Field Services omvatten de planning van routes en buitendienstbezoeken, en juist door de vergelijking tussen de geplande en de werkelijke duur kunnen toekomstige schattingen worden verbeterd.
Veelgestelde vragen
Hoe registreren technici hun uren bij de juiste opdracht?
Door nu met één tik een keuze te maken uit hun eigen planning, in plaats van de dag later opnieuw in te vullen. De lijst moet kort en correct zijn; een technicus die de orderportefeuille van het bedrijf te zien krijgt, kiest de eerste plausibele vermelding, en die fout blijft onopgemerkt totdat iemand een factuur opvraagt.
Is reistijd factureerbaar in een installatiebedrijf?
Of het in rekening kan worden gebracht, is een zakelijke beslissing; of het wordt vergoed, hangt af van de geldende overeenkomst van de gezamenlijke commissie, en de reis naar de eerste opdracht wordt doorgaans anders behandeld dan reizen tussen opdrachten onderling. Hoe dan ook moet het apart worden berekend, want een opdracht van veertig minuten met zeventig minuten reistijd is niet de opdracht die op het werkformulier staat beschreven.
Kan een technicus een opdracht registreren die niet was gepland?
Ze moeten dat ter plekke kunnen doen. Noodoproepen die halverwege de middag binnenkomen, zijn heel gewoon, en een systeem waarbij het kantoor moet ingrijpen om zo’n oproep te registreren, zorgt ervoor dat die uren te laat en bij benadering worden doorgegeven, meestal op vrijdag, en meestal te laag worden geschat.
Werkt de tijdregistratie ook in een kelder of technische ruimte waar geen signaal is?
Het moet lokaal worden gebufferd en gesynchroniseerd zodra de verbinding weer werkt, met een tijdstempel op het moment van de actie. Vraag om een demonstratie in vliegtuigmodus in plaats van een beschrijving, want installatiewerkzaamheden vinden juist plaats op plekken waar geen bereik is.
Wat dit niet oplost
Het systeem bepaalt niet wat in rekening kan worden gebracht. Het registreert nauwkeurig en gedetailleerd waar de tijd aan is besteed; wat je in rekening brengt, is een zakelijk beleid.
Er wordt ook niet vermeld of reistijd als betaalde werktijd wordt beschouwd. Dat blijkt uit de geldende overeenkomst van de paritaire commissie en de geldende regeling.
En het zorgt op zichzelf niet voor een betere routeplanning. Het levert de daadwerkelijke reistijden op die de planning verbeteren; dat is de input, niet het eindresultaat.
Suivo registreert via de app, een apparaat in de auto, QR-code, NFC en een badge (ook offline), wijst uren toe aan opdrachten en kostenplaatsen op het moment van registratie, en kan worden geïntegreerd met Robaws, Business Central, Odoo, Easycom, Solvice en Nomadia Field Services. Het is geen salarisverwerkingssysteem en berekent geen lonen.
Volgende stap: het overzicht van de installatiediensten omvat zowel de werkzaamheden, de reiskosten als de facturering.
Zie ook: Wat moet een loonlijst-export bevatten?
