Inleiding: Waarom iedereen het heeft over Check-in-at-Work
Als u in België in de bouw, schoonmaak of industriële dienstverlening werkt, heeft u waarschijnlijk wel eens gehoord van Check-in-at-Work (CIAW), het verplichte systeem dat de aanwezigheid van elke werknemer op de werkplek registreert.
Het is niet alleen een formaliteit. CIAW is een wettelijke verplichting die wordt afgedwongen door de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid) om transparantie, veiligheid en naleving op Belgische bouwplaatsen te garanderen.
Als je je niet goed registreert, kun je hoge boetes krijgen, tot wel € 6.000 per overtreding en herhaalde inspectiewaarschuwingen.
Laten we eens kijken wanneer het precies verplicht is, wat er in 2025 veranderde en hoe je automatisch aan de regels kunt blijven voldoen.
Wat is Check-in-at-Work (CIAW)?
CIAW is een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem dat verplicht is voor bepaalde sectoren en werkplekken in België. Elke werknemer – of het nu gaat om een werknemer, onderaannemer of zelfstandige – moet zijn werk op een in aanmerking komende site registreren voordat hij aan zijn taken begint.
De informatie wordt doorgestuurd naar de RSZ en omvat:
- Identificatie van het bedrijf en de werknemer
- Datum en tijdstip van aankomst
- Locatie van de werkplek of locatiecode
Hierdoor ontstaat een wettelijk digitaal dossier dat bewijst dat alle werknemers zijn aangegeven en verzekerd.
Wanneer is Check-in-at-Work verplicht?
CIAW is verplicht voor:
- Bouw- en bouwplaatsen met een waarde van meer dan € 500.000 (exclusief btw)
- Schoonmaakdiensten en bepaalde industrieel onderhoud activiteiten
- Sloop, infrastructuur en renovatie projecten die aan specifieke criteria voldoen
Met andere woorden, als uw bedrijf of onderaannemers werkzaamheden uitvoeren op dit soort locaties, moet u elke aanwezige werknemer, inclusief onderaannemers en tijdelijk personeel, registreren.
Zelfs buitenlandse werknemers die tijdelijk in België actief zijn, vallen onder de CIAW verplichtingen.
Wat verandert er: In- en uitchecken op het werk (CIAO) in 2025
Vanaf januari 2025 zal het CIAW-systeem uitbreiden naar Check-in-and-Out-at-Work (CIAO).
Het doel: een betere traceerbaarheid en een verbeterd veiligheidstoezicht.
De belangrijkste wijzigingen:
- Zowel aankomst- en vertrektijden moeten worden geregistreerd.
- Het systeem zal van toepassing zijn op schoonmaak- en facilitaire dienstverleners.
- Realtime-rapportering aan de RSZ verplicht.
Dit betekent dat bedrijven moeten upgraden naar volledige werktijdregistratie waardoor automatisering belangrijker is dan ooit.
De risico's van handmatige registratie
Veel bedrijven vertrouwen nog steeds op handmatige check-ins via papieren lijsten of late Excel-uploads.
Die aanpak brengt reële risico's met zich mee:
- Gemiste of te late registraties → RSZ boetes
- Onjuiste ID's of sitecodes → afgewezen bestanden
- Gebrek aan audittraject → mislukte inspecties
- Geen koppeling met salarisadministratie of projectkostenberekening
Zelfs kleine fouten kunnen leiden tot administratieve chaos en urenlang handmatig herstelwerk.
Hoe Suivo de naleving van CIAW- en CIAO-voorschriften automatiseert
Het platform voor tijdregistratie en afwezigheidsregistratie van Suivo integreert CIAW- en CIAO- compliance rechtstreeks in uw dagelijkse workflow:
- Mobiele app voor eenvoudig in- en uitchecken ter plaatse of in het voertuig
- Automatische registratie via badges of werfpalen
- Directe RSZ data sync, geen bestandsexport nodig
- Auditbestendige rapportage voor inspecties
- Integratie met ERP en salarisadministratie voor een naadloze verwerking
Eenmaal geconfigureerd, verwerkt Suivo alle registraties automatisch en nauwkeurig in realtime.
“Sinds we zijn overgestapt op Suivo hebben we geen enkele CIAW-registratie gemist.
Het is voor het eerst dat naleving moeiteloos aanvoelt."
Hoe u in 2025 auditproof blijft
Om je voor te bereiden op CIAO, moet je ervoor zorgen dat je:
- Alle tijdregistraties Digitaliseert (uren + afwezigheden).
- Locaties en voertuigen met een centraal systeem verbindt.
- Het in- en uitchecken met Suivo automatiseert.
- Met salarisadministratie/ERP Integreert om dubbele invoer te voorkomen.
- Teams vroeg traint zodat naleving routine wordt en geen haastwerk.
Bedrijven die zich nu voorbereiden, voorkomen boetes, verminderen administratieve rompslomp en blijven nieuwe RSZ vereisten voor.
Compliance hoeft niet complex te zijn
Ja, Check-in-at-Work is verplicht in België, en sinds 2025 is Check-in-and-Out-at-Work dat ook.Maar met Suivo gebeurt naleving automatisch.
Blijf compliant, zonder papierwerk.
Boek uw gratis expertsessie en ontdek hoe Suivo u helpt om automatisch aan alle CIAW- en CIAO-verplichtingen te voldoen.
