Hoe u de elektronische aanwezigheidsregistratie kunt stroomlijnen en tegelijkertijd aan de Belgische bouwvoorschriften blijft voldoen
Bedrijven die beton vervoeren en leveren, opereren in een sterk gereguleerde sector. In België is het CIAW-systeem (Check in at Work) niet langer vrijwillig, maar een wettelijke verplichting voor bouwplaatsen die aan bepaalde drempels voldoen. Voor betonleveranciers betekent dit dat ze ervoor moeten zorgen dat elk lid van het leveringsteam elektronisch is geregistreerd voordat het de bouwplaats betreedt. De boetes voor niet-naleving zijn hoog: tot € 6.000 per werknemer per dag. Toch beheren veel dispatchers en logistieke teams de aanwezigheid nog steeds handmatig, wat leidt tot hiaten in de naleving en operationele knelpunten. Deze gids leidt u door de CIAW-vereisten die specifiek zijn voor de betonsector, praktische registratieworkflows en hoe automatisering uw bedrijf kan beschermen en tegelijkertijd de efficiëntie kan verbeteren.
Snelle navigatie
- Wat CIAW is en waarom leveranciers van beton zich hieraan moeten houden
- CIAW-drempels: wanneer registratie verplicht wordt
- Belangrijke wijzigingen in de regelgeving: verplichte tijdregistratie vanaf 2027
- Stapsgewijze registratieprocedure voor CIAW bij betonleveringen
- Een digitale checklist voor naleving opstellen
- Omgaan met scenario’s waarbij meerdere locaties en onderaannemers betrokken zijn
- Veelgestelde vragen: veelvoorkomende vragen over CIAW voor betonploegen
Wat CIAW is en waarom leveranciers van beton zich hieraan moeten houden
CIAW staat voorCheck in at Work, een elektronisch systeem dat bouwvakkers verplicht zich op de bouwplaats te registreren voordat ze aan het werk gaan. Dit is geen algemeen instrument voor tijdregistratie, maar een wettelijke verplichting die door RSZ Belgische RSZ Rijksdienst voor Sociale Zekerheid) specifiek voor de bouwsector wordt gehandhaafd.
Voor leveranciers van beton houdt registratie bij de CIAW doorgaans het volgende in:
- Het registreren van de aankomsttijd van de bezorgers op elke bouwplaats
- Het vastleggen van de namen, ID-nummers en functies van werknemers
- Het registreren van de hoofdaannemer en eventuele onderaannemers op de bouwplaats
- Het bijhouden van digitale gegevens voor controledoeleinden
Waarom is dit van belang voor uw bedrijf? De hoofdaannemer is verantwoordelijk voor alle werknemers op de bouwplaats, inclusief onderaannemers; dit wordt ‘aansprakelijkheid in de keten’ genoemd. Als uw bezorgteam niet correct is geregistreerd, riskeert de hoofdaannemer boetes en kan ook uw bedrijf aansprakelijk worden gesteld.
⚠️ Wettelijke waarschuwing: Boetes voor niet-naleving kunnen oplopen tot € 6.000 per werknemer per dag. Bij één enkel incident waarbij een vierkoppig betonleveringsteam betrokken is, kan dit oplopen tot € 24.000.
CIAW-drempels: wanneer registratie verplicht wordt
Niet elk bouwproject valt onder de CIAW-verplichting. Of deze verplichting van toepassing is, hangt af van het aantal betrokken onderaannemers en de contractwaarde. Het is voor leveranciers van beton van cruciaal belang om deze drempels te kennen, omdat dit bepaalt of u bij elke levering moet controleren of aan de CIAW-voorschriften wordt voldaan.
| Aantal onderaannemers | Drempelwaarde voor contracten | Is CIAW vereist? |
| Geen | n.v.t. | Nee |
| 1 onderaannemer | >€ 5.000 | Ja |
| 2 of meer onderaannemers | Elke waarde | Altijd ja |
Voor betonleveranciers geldt dat bij de meeste opdrachten die u tegenkomt – met name renovaties of grotere bouwprojecten – waarschijnlijk de CIAW-verplichting van toepassing is. Het is veiliger om ervan uit te gaan dat CIAW van toepassing is en dit voor elke levering bij de hoofdaannemer te controleren.
Belangrijke wijzigingen in de regelgeving: de verplichte tijdregistratie vanaf 2027
Naast de CIAW-regeling verscherpt België de eisen nog verder. Vanaf 1 januari 2027 moeten ALLE Belgische werkgevers, ongeacht de sector, beschikken over een objectief en betrouwbaar systeem voor het registreren van de dagelijkse werktijden. Dit geldt niet alleen voor de bouwsector, maar voor uw gehele personeelsbestand.
Wat betekent dit voor betonvervoerders?
- Handmatig ingevulde urenstaten en spreadsheets voldoen niet langer aan de voorschriften
- U moet digitale systemen met tijdstempels en audittrajecten invoeren
- Voor deeltijdwerkers en ploegendienstmedewerkers is een nauwkeurige urenregistratie noodzakelijk
- Systemen moeten objectief en fraudebestendig zijn
Als u nu al begint met digitale tijdregistratie, in plaats van dit begin 2027 overhaast te doen, heeft u voldoende tijd om uw personeel te trainen, systemen te integreren en boetes wegens niet-naleving te voorkomen.
Stapsgewijze registratieprocedure voor CIAW bij betonleveringen
Hier volgt een praktische werkwijze die betonverdelers direct kunnen toepassen:
Stap 1: Controleer of CIAW vereist is vóór verzending
| Handmatige aanpak: de dispatcher gaat ervan uit dat CIAW op alle opdrachten van toepassing is, wat leidt tot verwarring en vertragingen op de afleverlocaties. | Digitale werkwijze: De dispatcher controleert de opdrachtgegevens in een centraal systeem, controleert de CIAW-status en registreert het bezorgteam vooraf via een mobiele app. |
Vraag, voordat u een levering beton verstuurt, aan de bouwplaatsmanager of hoofdaannemer: „Is CIAW vereist voor deze levering?“ Zo ja, noteer dan de naam van de hoofdaannemer en eventuele bekende onderaannemers.
Stap 2: Verzamel gegevens over de bemanning
Voor elke levering heb je het volgende nodig:
- Volledige namen van alle bemanningsleden
- Nationaal identificatienummer (of een gelijkwaardig identificatienummer van de werknemer)
- Functies (chauffeur, pompbediener, arbeider, enz.)
- Verwachte aankomsttijd
Veel betonbedrijven verzamelen deze gegevens al voor de salarisadministratie. Door het formaat te standaardiseren verloopt de digitale CIAW-registratie vlekkeloos.
Stap 3: Registreer je bij aankomst op de locatie
Wanneer de bemanning arriveert:
1. De bouwplaatsmanager of ploegleider maakt gebruik van een digitaal CIAW-platform (web of mobiele app)
2. Ze voeren de gegevens van de bemanning in het systeem in of scannen deze in
3. De tijdstempel van het systeem registreert het exacte tijdstip van aankomst
4. Er wordt een bevestigingsbewijs gegenereerd (handig voor het achteraf controleren van handelingen)
Moderne CIAW-platforms bieden de mogelijkheid om offline te registreren als de internetverbinding slecht is; de gegevens worden automatisch gesynchroniseerd zodra de verbinding weer tot stand is gebracht.
Stap 4: Administratie bijhouden
Alle CIAW-registraties moeten minimaal drie jaar worden bewaard. Dit wordt automatisch afgehandeld door een digitaal systeem, waardoor er geen papieren documenten meer zoekraken en de archiefkasten overzichtelijk blijven.
Het opstellen van een digitale checklist voor naleving van de CIAW-richtlijnen
Om de registratie voor CIAW binnen uw transportbedrijf in de praktijk te brengen, stelt u een checklist voor aflevering op:
| Checklistpunt | Verantwoordelijkheid | Tijdstip |
| Bevestig CIAW-verplichting voor de locatie | Dispatcher | Vóór verzending |
| Verzamel de namen en ID-nummers van de bemanning | Dispatcher | Vóór verzending |
| Controleer de toegang tot het CIAW-platform op de locatie | Locatiemanager | Instelling van de site |
| Registreer de bemanning bij aankomst | Teamleider of bouwplaatsmanager | Bij aankomst |
| Digitaal registratiedossier bewaren | Dispatcher/Administratief medewerker | 3 jaar of meer |
Door deze checklist te automatiseren via een digitaal platform zoals Suivo’s Check in at Work , zorgt u ervoor dat er niets over het hoofd wordt gezien en dat naleving een vast onderdeel van de dagelijkse gang van zaken wordt in plaats van een reactieve aangelegenheid.
“Voordat we overstapten op digitale CIAW-tracking, kregen we telefoontjes van bouwplaatsmanagers die zeiden dat ons team niet in het systeem stond. Nu kost het maar twee minuten en is iedereen gerustgesteld. Het heeft ons duizenden euro’s aan mogelijke boetes bespaard.” – Logistiek manager, middelgroot betontransportbedrijf
Omgaan met scenario’s waarbij meerdere locaties en onderaannemers betrokken zijn
Betonleveringen zijn vaak complex. Eén vrachtwagen kan op één dag meerdere bouwplaatsen aandoen. Of misschien bent u een onderaannemer van een onderaannemer. Hier leest u hoe u met deze situaties omgaat:
Meerdere locaties op één dag
Als een ploeg op dezelfde dag twee leveringen uitvoert op verschillende locaties, moet voor elke locatie een aparte CIAW-registratie worden aangemaakt. Zorg ervoor dat elke registratie nauwkeurig van een tijdstempel wordt voorzien. Bij sommige digitale systemen kunnen ploegen op de ene locatie uitloggen en op een andere inloggen, waardoor een duidelijk controlespoor ontstaat.
Aansprakelijkheid in de keten van onderaannemers
Als u als onderaannemer voor een andere aannemer werkt (die op zijn beurt voor de hoofdaannemer werkt), blijft u zelf verantwoordelijk voor de CIAW-registratie van uw personeel. De hoofdaannemer kan dit niet voor u regelen. Zorg ervoor dat in uw overeenkomsten met hoofdaannemers duidelijk is vastgelegd wie de CIAW-registratie regelt, om overlappingen of hiaten te voorkomen.
Veelgestelde vragen: CIAW voor betonleveranciers
V: Is de CIAW van toepassing als we beton leveren voor een kleine renovatie waarbij slechts één onderaannemer betrokken is?
A: Ja. De CIAW-regeling is van toepassing als er één onderaannemer is met een contractwaarde van meer dan € 5.000. De levering van beton overschrijdt vaak die drempel, dus ga ervan uit dat de CIAW-regeling van toepassing is, tenzij de hoofdaannemer uitdrukkelijk anders aangeeft.
V: Wat gebeurt er als ons team op een bouwplaats aankomt waar de hoofdaannemer geen CIAW heeft opgezet?
A: Dit komt vaak voor. Neem onmiddellijk contact op met de bouwplaatsmanager en zorg ervoor dat de ploeg niet met de werkzaamheden begint. De hoofdaannemer moet ervoor zorgen dat de CIAW-infrastructuur aanwezig is. In noodgevallen is registratie ter plaatse op sommige platforms mogelijk, maar de hoofdaannemer blijft verantwoordelijk.
V: Kunnen we bemanningen via sms of telefoon aanmelden in plaats van via een digitaal platform?
A: Volgens de CIAW-voorschriften zijn objectieve, gedocumenteerde registraties met tijdstempels vereist. Registratie via sms of uitsluitend via de telefoon biedt onvoldoende traceerbaarheid. Digitale platforms met tijdstempels vormen de veiligste oplossing, zeker nu de verplichte tijdregistratie van 2027 dichterbij komt.
V: Wie is wettelijk aansprakelijk als ons personeel niet is geregistreerd: wij of de hoofdaannemer?
A: De hoofdaannemer draagt de primaire verantwoordelijkheid op grond van de ketenaansprakelijkheid, maar ook uw bedrijf kan boetes opgelegd krijgen. Aanbevolen werkwijze: zorg ervoor dat uw personeel geregistreerd is, ongeacht wie dat technisch gezien ‘zou moeten’ doen, en vraag vervolgens de aannemer om hierover op te volgen.
V: Hoe verhoudt de CIAW-registratie zich tot de verplichte tijdregistratie van 2027?
A: CIAW is specifiek bedoeld voor de bouwsector en richt zich op het registreren van aanwezigheid op de bouwplaats. De verplichting die in 2027 ingaat, schrijft voor dat alle bedrijven dagelijks het totale aantal gewerkte uren moeten bijhouden. U zult waarschijnlijk beide systemen nodig hebben: CIAW voor bouwplaatsen en een breder tijdregistratiesysteem voor uw gehele personeelsbestand.
Klaar om de CIAW-registratie te automatiseren?
Handmatige registratie via CIAW brengt nalevingsrisico’s en operationele vertragingen met zich mee. Check in at Work van Suivo stroomlijnt de elektronische registratie voor elke levering, registreert tijdstempels die geschikt zijn voor audits en kan worden geïntegreerd in uw bestaande dispatch-workflow.
Ontdek hoe andere betonvervoerders de regelgeving voorblijven:
Lees meer over Check in at Work ’ van Suivo
Ontdek hoe tijdregistratie aansluit bij de CIAW-voorschriften
Maak een afspraak voor een adviesgesprek met onze bouwexperts
Boetes zijn onvermijdelijk, tenzij u nu actie onderneemt. Laten we samen een regelconforme workflow opzetten.
Gerelateerde bronnen
Veelgestelde vragen: alles wat je moet weten over Check in at Work
De beste tools voor digitale tijdregistratie in België: editie 2026
