De detailhandel draait op piekperiodes: zaterdagen, avondwinkelen, de uitverkoop in januari en de zomeruitverkoop, en de aanloop naar het einde van het jaar. Met flexibele banen, die sinds 2018 in de detailhandel beschikbaar zijn, weten veel winkels die piekperiodes op te vangen zonder dat ze daar het hele jaar door de kosten van hoeven te dragen. Het addertje onder het gras is dat een piekperiode veel korte diensten voor veel mensen betekent, en dat voor elk van die diensten nog dezelfde dag een Dimona-aangifte moet worden ingediend voordat de werknemer aan de slag gaat. Vanaf 1 juli 2026 moeten die uren ook elektronisch worden geregistreerd. De tijdregistratie van Suivo verifieert de uren per werknemer en koppelt deze aan elke DimDay, zodat u extra personeel kunt inzetten voor een piekperiode en altijd klaar bent voor een audit. De werkgeversgids voor flexibele banen 2026 behandelt de onderliggende regels.
Hoe zet je flexibele medewerkers in tijdens een piekperiode zonder de controle te verliezen?
Tijdens een uitverkoopweekend of de decemberdrukte kan het aantal medewerkers op de werkvloer een paar dagen lang verdubbelen. Als je dat met een papieren dienstrooster en een spreadsheet probeert te regelen, ontstaan er twee problemen: je verliest het overzicht over wie er een geldige DimDay heeft, en je kunt achteraf niet aantonen wie er daadwerkelijk welke uren heeft gewerkt.
Met de tijdregistratie van Suivo krijgt elke flexmedewerker een manier om in te klokken die bij de winkel past – via een mobiele app, een badge of een vaste klok bij de personeelsingang – en worden hun daadwerkelijke begin- en eindtijden geregistreerd. Dat betekent:
- Je kunt tijdelijke medewerkers inzetten voor de piekperiode en ze daarna weer uit dienst nemen, zonder dat je telkens je gegevens opnieuw hoeft in te voeren.
- De werktijden van elke werknemer worden objectief geregistreerd en niet uit het hoofd gereconstrueerd.
- De geverifieerde uren worden rechtstreeks verwerkt in de salarisadministratie en uw kwartaalaangiften.
Real-time gegevens zijn alleen nuttig als ze tot een besluit leiden; zo kun je aan de hand van diezelfde gegevens vaststellen of je zaterdagmiddag daadwerkelijk zes extra mensen nodig had, of dat vier voldoende zouden zijn geweest. Op die manier is het opstellen van een dienstrooster voor piekmomenten geen giswerk meer.
Is voor elke korte piekverschuiving echt een DimDay nodig?
Ja. Er geldt geen vrijstelling op basis van het aantal uren. Of een flexi-job-werknemer nu een volledige zaterdag werkt of een nachtdienst van drie uur tijdens de avondopenstelling, er moet vóór aanvang een Dimona-aangifte voor dezelfde dag (DimDay) worden ingediend. Deze kan niet met terugwerkende kracht worden ingediend en er is geen respijtperiode. SIOD-inspecteurs controleren de tijdstempels van DimDay, en een winkel met tientallen korte piekdiensten is precies het scenario waarin een vergeten aangifte gemakkelijk kan gebeuren en duur is om uit te leggen.
Als een dienst wordt gedraaid zonder geldige DimDay, wordt die dag behandeld als reguliere tewerkstelling: volledige sociale zekerheidsbijdragen van de werkgever over het loon van die dag, en het belastingvoordeel van de werknemer gaat voor die dag verloren. Vermenigvuldig een kleine fout met een drukke verkoopperiode en meerdere medewerkers, en de naheffing van de RSZ wordt aanzienlijk. Een gekoppeld rooster dat een ontbrekende DimDay signaleert wanneer je de werknemer inplant, neemt de meest voorkomende oorzaak van die fout weg.
Welk loonplafond geldt voor flexibele banen in de detailhandel?
De detailhandel hanteert niet het horeca-plafond van 21 euro per uur. Hier geldt de algemene regel: het flexiloon is gemaximeerd op 150% van het geldende sectorale minimumbasisloon, exclusief bepaalde wettelijke of cao-gebonden toeslagen en bonussen. Het plafond wordt getoetst aan de vergoeding in verhouding tot de daadwerkelijk gewerkte uren; alleen met nauwkeurig geregistreerde uren blijf je binnen de limiet. Als je boven het maximum betaalt, verliest het overschot zijn flexi-status en zijn daarover de normale premies verschuldigd. Door het exacte begin- en eindtijdstip van elke dienst vast te leggen, kun je controleren of het totale loon gedeeld door de werkelijke uren binnen de wettelijke grenzen blijft, wat met een afgeronde of geschatte urenstaat niet mogelijk is. Zie voor meer details de uitleg over het loonplafond voor flexi-banen.
Hoe passen flexmedewerkers in een parttime personeelsbestand in de detailhandel?
In de detailhandel is het aandeel van deeltijdcontracten al groot, en door daar nog flexwerkers aan toe te voegen, ontstaat er een zeer gemengd personeelsbestand. Elke categorie heeft zijn eigen verplichtingen:
- Voor deeltijdmedewerkers moeten hun variabele dienstroosters worden bekendgemaakt en eventuele afwijkingen worden vastgelegd.
- Bij studentmedewerkers wordt bijgehouden of ze hun jaarlijkse urenquotum halen.
- Flexi-job-werknemers moeten voor elke dienst een DimDay aanvragen en hun uren moeten binnen de limiet van 150% blijven.
Het toepassen van de verkeerde regel op de verkeerde persoon is de duurste fout bij een inspectie van een gemengd personeelsbestand. Een systeem dat de categorie van elke werknemer kent en de juiste controle uitvoert, voorkomt dat een piekbezetting uitmondt in een classificatieprobleem. Zie voor een bredere benadering: het beheren van een gemengd personeelsbestand.
Heeft de uitbreiding van 2026 de positie van de detailhandel veranderd?
Specifiek voor de detailhandel is het eerlijke antwoord: heel weinig. De detailhandel voldeed al vóór medio 2026 aan de voorwaarden en voldoet daar nog steeds aan. De wijziging die voor u van belang is, is de algemene: elektronische werktijdregistratie is per 1 juli 2026 verplicht geworden voor elke werkgever die gebruikmaakt van flexi-job-werknemers, en dit loopt vooruit op de bredere overgang naar verplichte werktijdregistratie voor alle werkgevers vanaf 1 januari 2027. Dus als uw winkels de flexibele werktijden nog op papier bijhielden, is het nu zaak om dat over te zetten naar een digitaal systeem. De FOD Werkgelegenheid publiceert de huidige stand van zaken per sector, mocht u willen controleren of er voor uw paritair comité niets is veranderd.
Zorg ervoor dat je tijdens piekperiodes in de detailhandel voldoende personeel inzet, en schroef het aantal medewerkers daarna weer terug
Suivo registreert de geverifieerde flexibele werktijden per medewerker, signaleert een ontbrekende DimDay vóór de dienst en zorgt ervoor dat het loon onder het sectorale maximum blijft, zodat je bij een verkoop kunt opschalen en daarna weer kunt terugschalen zonder het audittraject kwijt te raken. Eén platform dekt je flexibele, deeltijd- en studentenpersoneel in één keer.
