Van papieren urenstaten tot geautomatiseerde salarisadministratie: de transformatie van een bouwbedrijf
Hoogmartens Construction is een van de toonaangevende wegbouw- en infrastructuurbedrijven in België. Met honderden medewerkers verspreid over tientallen bouwplaatsen was het bijhouden van de werktijdregistratie een dagelijkse administratieve uitdaging, totdat ze het proces digitaliseerden.
In deze casestudy wordt uitgelegd met welke uitdagingen Hoogmartens te maken had, welke maatregelen ze hebben genomen en wat de meetbare resultaten zijn.
De uitdaging
Vóór de invoering van digitale tijdregistratie kampte Hoogmartens met problemen die elk bouwbedrijf wel kent:
- De papieren urenstaten kwamen te laat binnen, en de werknemers vulden ze aan het eind van de dag of week in, uit het hoofd. De gegevens waren vaak onvolledig of onleesbaar
- Het opstellen van de loonlijst nam dagen in beslag; HR-medewerkers voerden de uren handmatig in, controleerden op fouten en verzoenden verschillen voordat ze de gegevens naar het sociale secretariaat stuurden
- De naleving van de CIAW-voorschriften was een apart proces; de aanwezigheidsregistratie en de urenregistratie werden als twee losstaande systemen uitgevoerd, waardoor de administratieve rompslomp verdubbelde
- Zonder realtime inzicht konden de bouwplaatsmanagers niet zien wie waar aan het werk was zonder te bellen
- Geschillen over overuren kwamen vaak voor; bij gebrek aan betrouwbare gegevens kostten discussies over gewerkte uren het management veel tijd
De oplossing
Hoogmartens heeft het geïntegreerde platform van Suivo geïmplementeerd, waarbij het volgende is gecombineerd:
- Mobiele app + voertuigapparatuur; medewerkers melden zich aan via hun smartphone (met GPS-verificatie) of hun badge in het bedrijfsvoertuig. Voor beide is wifi of mobiele data nodig voor realtime gegevensoverdracht
- Dankzij de integratie met CIAW worden bij één klokbeurt zowel de tijdregistratie als RSZ tegelijkertijd afgehandeld
- De koppeling met de salarisadministratie zorgt ervoor dat de gevalideerde uren via een API rechtstreeks naar het sociaal secretariaat worden doorgestuurd. Er is geen handmatige invoer nodig.
- Regels uit de cao voor de bouwsector, overwerktoeslagen en ploegentoeslagen worden automatisch berekend
- Via het dashboard kunnen locatiemanagers in realtime zien wie waar aan het werk is, zonder dat ze daarvoor hoeven te bellen
De resultaten
| Metrisch | Resultaat |
| Tijd besteed aan salarisadministratie | 1 uur tijdwinst per dag (voorheen: handmatige invoer en correcties) |
| Papieren urenstaten | Volledig verwijderd |
| Naleving van de CIAW-richtlijnen | 100% geautomatiseerd, geen handmatige RSZ |
| Geschillen over overuren | Bijna nul: de gegevens zijn via GPS geverifieerd en voorzien van een tijdstempel |
| Zichtbaarheid | Real-time dashboard voor alle locaties en medewerkers |
| Implementatietijd | Twee weken van contract tot volledige implementatie |
📊 1 uur per dag = 250 uur per jaar. Bij € 45 per uur voor administratief personeel levert dat alleen al een jaarlijkse besparing van € 11.250 op voor de salarisadministratie, nog afgezien van de waarde van automatisering van compliance, inzichtelijkheid en het voorkomen van geschillen.
Wat maakte het verschil?
Drie factoren waren cruciaal voor het succes van Hoogmartens:
- Eén systeem voor alles: CIAW en urenregistratie in één handeling maakten een einde aan het dubbele administratiewerk
- Voertuiguitrusting: voor teams die samen reizen heeft automatische registratie de drempel volledig weggenomen
- Dankzij de integratie met de salarisadministratie werden de gewerkte uren automatisch omgezet in salarissen, zonder dat er handmatige stappen nodig waren
Veelgestelde vragen
Is Hoogmartens een groot bedrijf?
Ja. Hoogmartens is een van de grotere wegenbouwbedrijven in België. Hetzelfde platform en dezelfde aanpak zijn echter geschikt voor bedrijven van elke omvang; Suivo hanteert geen minimumvereiste voor het aantal gebruikers.
Hoe lang heeft de implementatie geduurd?
Twee weken van contract tot volledige implementatie op alle locaties. Week 1: voorbereiding en proefproject. Week 2: bedrijfsbrede implementatie.
Ontdek oplossingen voor tijdregistratie en de bouwsector.
Wil je resultaten zoals Hoogmartens?
Ontdek hoe Suivo uw bouwbedrijf kan helpen.Tijdregistratie → | Boek uw demo →
