Poolse bedrijven die in België actief zijn: de checklist voor naleving van de regelgeving

Een Pools bedrijf dat werknemers naar een Belgische bouwplaats uitzendt, moet vóór de eerste werkdag aan vier voorwaarden voldoen: A1-certificaten van ZUS voor elke gedetacheerde werknemer, een Limosa-aangifte die vóór aanvang van de werkzaamheden is ingediend, een bij naam genoemde contactpersoon die aan de Belgische arbeidsinspectie is doorgegeven, en – op bouwplaatsen waar dat vereist is – toegang tot Check-in-at-Work voor de dagelijkse aanwezigheidsregistratie. Dit zijn vier afzonderlijke vereisten; zelfs als aan drie van de vier is voldaan, is er nog steeds sprake van een overtreding wat betreft de vierde.

De volgorde, in de juiste volgorde

Ga terug in de tijd vanaf je mobilisatiedatum, want twee van deze stappen zijn afhankelijk van derden en kunnen niet worden overhaast.

1. A1-verklaringen, afgegeven door de ZUS. Vraag deze vóór vertrek in Polen aan bij de Poolse instantie. De A1-verklaring bewijst dat uw werknemers in het Poolse socialezekerheidsstelsel blijven, zodat u voor hen geen Belgische bijdragen verschuldigd bent. De afhandeling neemt tijd in beslag, dus dit is het eerste waar u mee moet beginnen, niet het laatste. Lees wat Belgische inspecteurs controleren op een A1-verklaring.

2. Toegang tot Check-in-at-Work. Zonder Belgisch bedrijfsnummer (CBE) of toegang tot het portaal kunt u de aanwezigheid nog steeds registreren door de QR-code op het LIMOSA-1-formulier van elke werknemer te scannen in de mobiele Check-in-at-Work-dienst, maar via die weg kunt u alleen registreren: u kunt geen registraties raadplegen of annuleren. Voor volledige toegang is beveiligde toegang tot het Belgische socialezekerheidsportaal nodig, waarvoor een CBE-nummer en een hoofdtoegangsbeheerder met een Belgisch rijksnummer of BIS-nummer vereist zijn. Het regelen hiervan kost tijd, dus begin er vroeg mee.

3. Limosa-aangifte. Deze moet vóór aanvang van de werkzaamheden online worden ingediend op limosa.be, één keer per werknemer per detachering, voor een verwachte duur van maximaal 24 maanden. U ontvangt onmiddellijk een LIMOSA-1-ontvangstbewijs, en elke werknemer moet dit aan de Belgische opdrachtgever kunnen tonen. Alle details vindt u in onze Limosa-gids.

4. Contactpersoon. In België moet je aan de arbeidsinspectie de identiteitsgegevens en contactgegevens doorgeven van een persoon die bereikbaar is in verband met de detachering. Kies iemand die de telefoon opneemt en een taal spreekt waarin de inspectie kan werken.

5. Aanwezigheidsregistratie vanaf dag één. Niet vanaf de eerste factuur, en ook niet pas als de situatie ter plaatse tot rust is gekomen. Vanaf dag één.

Betekent een A1 dat je Limosa kunt overslaan?

Nee. Dit is het meest voorkomende en duurste misverstand onder verzendbedrijven, en het is de moeite waard om hier duidelijk over te zijn.

Het A1-formulier geeft aan welk land het socialezekerheidsstelsel hanteert. Het Limosa-formulier geeft aan of België op de hoogte is van de aanwezigheid van uw werknemer op zijn grondgebied. Een werkgever die in het bezit is van een geldig A1-formulier voor een gedetacheerde werknemer, moet toch een Limosa-aangifte indienen. Deze documenten worden door verschillende instanties afgegeven, voor verschillende doeleinden, en een inspecteur zal om beide vragen.

Wanneer is ‘Check-in-at-Work’ op jou van toepassing?

Registratie is verplicht voor werkzaamheden aan onroerend goed, met uitzondering van schoonmaakwerkzaamheden, wanneer de totale waarde van de werkzaamheden 500.000 euro exclusief btw bedraagt. Deze drempel geldt ongeacht of de waarde bij aanvang van de werkzaamheden of tijdens de uitvoering ervan wordt bereikt. Ook de levering van stortklaar beton en bepaalde activiteiten in de vleessector vallen hieronder; voor de vleessector geldt geen minimumbedrag.

Drie dingen waar Poolse aannemers regelmatig op worden betrapt:

• Dit moet dagelijks gebeuren. De registratie moet plaatsvinden voordat de persoon aan het werk gaat, elke werkdag, voor iedereen. Het gaat niet om een eenmalige registratie op de werkplek.
• Verantwoordelijkheid wordt gedeeld, niet automatisch gedelegeerd. Ze ligt zowel bij de partij die de werknemer uitzendt als bij de partij die het werk uitvoert. U en de hoofdaannemer moeten afspreken wie de registratie uitvoert en controleren of dit ook daadwerkelijk is gebeurd. „We dachten dat de Belgische aannemer onze mensen registreerde” is een vaststelling, geen verweer.
• De term „werkzaamheden aan onroerend goed“ is breed opgevat. Deze term reikt veel verder dan alleen nieuwbouw: renovatie, inrichting, technische installaties die aan een gebouw zijn bevestigd en grondwerk vallen doorgaans ook hieronder.

Met ingang van 1 april 2027 breidt een op 30 mei 2026 aangenomen programmawet de registratieplicht uit tot zowel binnenkomst als vertrek, voor werkzaamheden aan onroerend goed en voor de levering van stortklaar beton, die momenteel al onder het toepassingsgebied vallen. Als u momenteel een formulier bij de poort ondertekent, zorg er dan nu al voor dat u zich op deze wijziging voorbereidt.

De verschillen tussen de systemen worden toegelicht in Limosa, Dimona of Check-in-at-Work.

Zijn er reizen van u die zijn vrijgesteld?

Dat is mogelijk, maar de vrijstellingen zijn beperkter dan ze op het eerste gezicht lijken. Korte technische bezoeken kunnen in aanmerking komen: de eerste montage of installatie van door u geleverde goederen is vrijgesteld voor maximaal 8 dagen, maar deze vrijstelling geldt niet voor de bouwsector. Dringende reparaties of onderhoudswerkzaamheden door gespecialiseerde technici aan machines of apparatuur die door hun werkgever zijn geleverd, zijn vrijgesteld voor maximaal 5 dagen per maand.

Beide termijnen zijn strikt. Een probleem bij de inbedrijfstelling waardoor een installatie tot dag negen duurt, maakt de vrijstelling volledig ongeldig, en dan bevind je je in de situatie dat je geen aangifte hebt gedaan. Als een opdracht mogelijk uitloopt, dien dan een aangifte in. Het indienen kost niets. De volledige lijst met alle drempels staat vermeld onder ‘Limosa-vrijstellingen’.

Wat het kost als je het verkeerd doet

Het niet indienen van een Limosa-aangifte is een overtreding van niveau 4, de zwaarste categorie in het Belgische Sociaal Strafwetboek, waarop naast geldboetes ook een gevangenisstraf staat.

De boetes zijn op 1 februari 2026 verhoogd krachtens de wet van 19 december 2025, waarbij de vermenigvuldigingsfactor voor sociale strafrechtelijke boetes is verhoogd van 8 naar 10. Voor sommige overtredingen wordt het bedrag vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers, tot een maximum van 100. Hierdoor kan één enkele administratieve tekortkoming bij een team van twaalf personen al tot een aanzienlijk bedrag leiden.

Daarnaast zijn er commerciële kosten die in geen enkel boeterooster worden vermeld. Uw Belgische opdrachtgever loopt risico door de hoofdelijke aansprakelijkheid voor de lonen van uw werknemers en door de inhoudingsplicht: wanneer een aannemer sociale of fiscale schulden heeft, moet de opdrachtgever 35 procent van elke factuur exclusief btw inhouden voor socialezekerheidsschulden en 15 procent voor belastingschulden, te controleren op checkinhoudingsplicht.be. Sinds 30 oktober 2026 houden opdrachtgevers in de bouw- en schoonmaaksector ook 15 procent in wanneer de aannemer onbetaalde sociale bijdragen als zelfstandige heeft. Een onderaannemer wiens administratie dat probleem veroorzaakt, wordt niet meer uitgenodigd. Onze gids voor hoofdaannemers legt uit hoe Belgische opdrachtgevers hun onderaannemers screenen.

Hoe een inspectie op een Belgische locatie eruitziet

Belgische sociale inspecteurs controleren niet alleen of documenten aanwezig zijn. Ze controleren ook of de documenten overeenkomen met de werkelijkheid:

• De werknemer die voor hen staat, is de werknemer die op het A1-formulier en in de Limosa-aangifte wordt genoemd, inclusief de spelling van zijn naam.
• De werkgever die op de papieren staat vermeld, is de werkgever die daadwerkelijk leiding geeft aan het werk.
• De data omvatten vandaag.
• De opgegeven locatie en de klant komen overeen met de plek waar ze zich bevinden.
• Er is een aanwezigheidsregistratie van vandaag voor deze persoon.

De bevindingen die pijn doen, zijn bijna nooit opzettelijk. Het gaat om personeelswisselingen die niemand heeft bijgewerkt, projecten die zijn verlengd zonder dat de certificaten opnieuw zijn gecontroleerd, en aanwezigheidsregisters die voor een bepaalde datum in het verleden niet kunnen worden overgelegd.

Ervoor zorgen dat het over de grens heen bij elkaar blijft

Het moeilijkste aan detachering van Polen naar België is niet dat je de regels niet begrijpt. Het is juist om de administratie in Polen en de praktijk op een Belgische bouwplaats week na week op één lijn te houden, terwijl ploegen rouleren en programma’s verschuiven.

Twee werkwijzen maken het verschil. Ten eerste: beschouw elke personeelswisseling als een nalevingsmoment: een nieuwe medewerker betekent een nieuwe A1-controle, een nieuwe Limosa-registratie en een nieuwe registratie van de werklocatie, nog voordat hij of zij op reis gaat. Ten tweede: registreer de aanwezigheid digitaal, op het moment dat iemand aankomt, gekoppeld aan de persoon en het project. Zo beschik je over een administratie die standaard overeenkomt met je aangiften, kun je op verzoek de aanwezigheid van een specifieke dag opvragen en ben je niet afhankelijk van het feit of een voorman eraan denkt om een presentielijst in te vullen.

De ‘check-in-at-work’-functie van Suivo wordt gebruikt op Belgische bouwplaatsen waar verschillende onderaannemers naast elkaar werken. Deze functie draait op hetzelfde workforce management -platform als de urenregistratie, waardoor de gegevens die u vastlegt voor nalevingsdoeleinden ook worden meegenomen in uw urenregistratie en projectkostenberekening, in plaats van in een apart systeem te blijven staan.

Ontdek hoe Cegelec de registratie op verschillende Belgische locaties organiseert.

Een opmerking over taal

Belgische controles en officiële correspondentie vinden plaats in het Nederlands, Frans of Duits, afhankelijk van de regio, en niet in het Pools. Zorg ervoor dat de persoon die uw aangiften afhandelt en uw aangewezen contactpersoon de betreffende taal beheersen, of wijs een vertegenwoordiger in België aan die dat wel kan.

Als u teams uit meer dan één land aanstuurt, vindt u in onze gids over alle aangiften die België vereist alle relevante informatie voor al deze landen.

Veelgestelde vragen

Wat moet een Pools bedrijf regelen voordat het werknemers naar België detacheert?

Voor elke gedetacheerde werknemer zijn A1-certificaten van de ZUS vereist, moet vóór aanvang van het werk een Limosa-aangifte worden ingediend en moet er een contactpersoon zijn wiens gegevens aan de Belgische sociale inspectie worden doorgegeven. Op locaties die onder het Check-in-at-Work-systeem vallen, moet bovendien elke persoon elke werkdag vóór aanvang van het werk worden geregistreerd.

Hebben gedetacheerde werknemers met een A1-certificaat nog steeds een Limosa-verklaring nodig?

Ja. Het A1-formulier geeft aan welk land het socialezekerheidsstelsel toepast, terwijl de Limosa-verklaring aan België aangeeft dat je werknemer zich op Belgisch grondgebied bevindt. Ze worden door verschillende instanties afgegeven voor verschillende doeleinden, en een Belgische inspecteur zal om beide vragen.

Wanneer is de regeling „Check-in-at-Work” van toepassing op buitenlandse aannemers in België?

„Check-in-at-Work” is verplicht voor werkzaamheden aan onroerend goed – met uitzondering van schoonmaakwerkzaamheden – wanneer de totale waarde van de werkzaamheden 500.000 euro exclusief btw bedraagt, en voor bepaalde activiteiten in de vleessector. Iedereen moet elke werkdag vóór aanvang van het werk worden geregistreerd. Zowel opdrachtgevers, aannemers, onderaannemers en werkgevers als de werknemers zelf hebben registratieverplichtingen.

Wat is de boete voor het niet indienen van een Limosa-aangifte?

Het niet indienen van een Limosa-aangifte is een overtreding van niveau 4, de zwaarste categorie in het Belgische Sociaal Strafwetboek, waarop naast boetes ook een gevangenisstraf kan worden opgelegd. Voor overtredingen vanaf 1 februari 2026 is de boetevermenigvuldigingsfactor gestegen van 8 naar 10, en wordt de boete vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers, met een maximum van 100.

Boek een gratis demo

Als u Poolse werknemers inzet op Belgische bouwplaatsen en op zoek bent naar een aanwezigheidsregistratiesysteem dat voldoet aan de eisen van de inspecteur zonder uw werkzaamheden te vertragen, laten wij u graag zien hoe dit in de praktijk werkt. Boek een gratis demo.