Belgische tuin- en groenbedrijven sturen teams aan die de hele dag door heen en weer reizen tussen tuinen van klanten, parken, bermen en bedrijfsterreinen. Geen vaste werkplek, meerdere locaties per dienst, seizoenspieken in de lente en de herfst, en een personeelsmix van vaste medewerkers, seizoensarbeiders en onderaannemers: dit zijn de omstandigheden waaronder de tijdregistratie moet functioneren. Hier leest u hoe de specifieke regels voor de sector van toepassing zijn en hoe de tijdregistratieoplossing van Suivo de praktische uitdagingen voor Belgische landschapsploegen aanpakt.
PC 145: de gezamenlijke commissie voor landschapsarchitectuur en groenvoorziening
De Belgische landschapsarchitectuur en groenvoorziening vallen onder Gemengde Commissie 145 (PC 145, landbouw, tuinbouw en bosbouw, met de subcommissie landschapsarchitectuur). PC 145 kent een aantal kenmerken die relevant zijn voor de tijdregistratie:
Seizoensarbeid: Volgens de Belgische arbeidswetgeving zijn seizoenscontracten toegestaan in de land- en tuinbouw, waaronder ook bepaalde activiteiten op het gebied van landschapsarchitectuur vallen. Seizoensarbeiders worden ingezet voor specifieke piekperiodes (doorgaans maart-oktober) en kunnen jaar na jaar terugkeren. Zij moeten via Dimona worden aangegeven en hun daadwerkelijk gewerkte uren moeten worden geregistreerd; hun status als seizoensarbeider ontslaat hen niet van de verplichting tot urenregistratie.
Werkloosheid wegens slecht weer (tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer): Wanneer buitenwerk onmogelijk is vanwege regen, vorst of andere weersomstandigheden, kunnen tuin- en landschapswerkers tijdelijk werkloos worden verklaard. De werkgever moet hiervoor een aanvraag indienen bij de ONEM/RVA (Nationaal Arbeidsbureau). Het tijdregistratieformulier, waarop staat vermeld wanneer het werk is begonnen, wanneer het werk door het slechte weer is stilgelegd en hoeveel uur er daadwerkelijk is gewerkt vóór de onderbreking, vormt de basis voor de werkloosheidsaanvraag.
Werktijd: De normale werktijd in PC 145 bedraagt 38 uur per week. Aangezien het om een sector gaat waarin veel buitenwerk wordt verricht en de werkzaamheden sterk afhankelijk zijn van de weersomstandigheden, kunnen de daadwerkelijke uren aanzienlijk variëren; een nauwkeurige dagelijkse registratie is essentieel voor een correcte loonadministratie en een correcte aanvraag van tijdelijke werkloosheidsuitkeringen.
Meerdere locaties, geen vaste werkplek
Een team van tuinarchitecten begint doorgaans bij een depot of parkeerplaats, laadt daar het materieel in en rijdt vervolgens naar het adres van de eerste klant. Ze kunnen op één dag op twee tot vier locaties aan de slag gaan, voordat ze terugkeren naar het depot.
Dit bewegingspatroon leidt tot drie vereisten op het gebied van tijdregistratie:
- De reistijd van het depot naar de eerste werkplek wordt in de meeste PC 145-regelingen als werktijd beschouwd.
- De tijd die bij elk klantadres wordt doorgebracht, moet voor facturerings- en planningsdoeleinden aan het specifieke adres kunnen worden gekoppeld.
- De terugreis van de laatste locatie naar het depot wordt doorgaans ook als werktijd beschouwd.
Dit alles wordt geregeld via tijdregistratie op basis van GPS. De app van de medewerker registreert het vertrek vanuit het depot (begin van de werkdag), de aankomst en het vertrek bij elke klantlocatie, en de terugkeer naar het depot (einde van de werkdag). Het platform genereert een dagelijks logboek waarin de uren per locatie worden weergegeven, wat nuttig is voor zowel RSZ als de facturering aan klanten.
Seizoensarbeiders: dezelfde verplichtingen, kortere diensttijd
Seizoensarbeiders in de Belgische groenvoorziening worden vaak aangesteld met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 3 tot 6 maanden. Gedurende die periode gelden voor hen dezelfde verplichtingen als voor vast personeel: Dimona-aangifte, dagelijkse tijdregistratie en correcte sociale zekerheidsbijdragen.
Veelvoorkomende fouten bij seizoenarbeiders:
- Dimona-aangiften die met terugwerkende kracht zijn ingediend in plaats van vóór het eerste werkmoment.
- De tijdregistraties worden informeel bijgehouden (in een notitieboekje in het busje van de crew) in plaats van in een systeem dat een controleerbare export oplevert.
- Het afmelden aan het einde van het seizoen is niet terug te vinden in Dimona (het einde van het dienstverband is niet aangegeven).
Een digitaal tijdregistratiesysteem waarbij een medewerker moet inklokken voordat hij of zij aan een opdracht bij een klant kan beginnen, voorkomt de eerste twee problemen. Het platform waarschuwt de HR-afdeling ook wanneer de einddatum van het contract van een seizoensmedewerker nadert, waardoor de kans kleiner wordt dat het afhandelen van het vertrek over het hoofd wordt gezien.
Wanneer tuinwerkzaamheden CIAW veroorzaken
Tuinbouwploegen zijn vaak actief bij bouwprojecten: het aanleggen van irrigatiesystemen in een nieuw woonproject, het aanleggen van verhardingen rondom een commercieel gebouw in aanbouw, of het onderhouden van bermen bij een nieuw wegenbouwproject. Wanneer de tuinwerkzaamheden plaatsvinden op een locatie die onder de CIAW-drempels valt (er gelden drempels voor de waarde van bouwcontracten), moet de tuinbouwploeg zich registreren bij CIAW, ook al is tuinbouw op zich geen bouwactiviteit.
Dit komt voor veel tuin- en landschapsbedrijven als een verrassing. Zij gaan ervan uit dat CIAW alleen geldt voor metselaars, elektriciens en dakdekkers. De verplichting is echter gekoppeld aan de bouwplaats, niet aan het vakgebied. Een onderaannemer in de tuin- en landschapsbouw die werkzaam is op een bouwproject dat onder de regeling valt, moet voor elke werknemer op die bouwplaats een CIAW- of CIAO-registratie hebben.
De ‘Check-in at Work’-oplossing van Suivo kan worden geactiveerd voor specifieke locaties waar CIAW van toepassing is, terwijl de standaard tijdregistratie voor andere klantlocaties gewoon doorgaat; de medewerker gebruikt voor beide dezelfde app.
Locatie van apparatuur en tijdregistratie in één
Voor tuin- en landschapsbedrijven die ook willen weten waar hun voertuigen en materieel zich bevinden, sluit GPS-gebaseerde tijdregistratie naadloos aan op asset het wagenpark en asset . Wanneer een bedrijfsbusje bij een specifiek adres van een klant staat, kan het systeem de locatie van het voertuig koppelen aan de inklokgegevens van de medewerkers, waardoor een tweede, onafhankelijke bevestiging van de aanwezigheid ter plaatse wordt geboden.
De oplossingen van Suivo voor voertuigvolgsystemen en asset werken samen met het platform voor tijdregistratie, waardoor het kantoor gedurende de hele werkdag een volledig beeld heeft van waar de teams, voertuigen en apparatuur zich bevinden.
Klaar om de tijdregistratie voor uw tuin- en landschapsploegen te vereenvoudigen?
Suivo helpt Belgische tuin- en groenbedrijven om de werktijd van hun teams op meerdere locaties bij te houden, seizoensmedewerkers te beheren en, indien nodig, CIAW-zaken af te handelen. Bekijk de producten van Suivo of bekijk de prijzen.
