Tijd en mensen zijn de meest waardevolle middelen in de bedrijfswereld en het is daarom van essentieel belang om het effectief te beheren. Om dit te kunnen doen, hebben bedrijven tijdregistratie nodig.
Wat is tijdregistratie?
Tijdregistratie is het proces van het bijhouden en vastleggen van de uren die werknemers aan verschillende taken besteden. Hierdoor kunnen bedrijven de tijd efficiënter beheren en het gebruik van tijd optimaliseren.Traditionele of handmatige tijdregistratie is niet alleen foutgevoelig, maar het kan ook leiden tot tijdrovende administratieve taken. Gelukkig zijn er nu digitale oplossingen voor tijdregistratie, waaronder tijdregistratiesystemen en tijdregistratie-apps.
Wat is digitale tijdregistratie?
Een tijdregistratiesysteem is een softwareprogramma dat wordt gebruikt om uren te registreren. Dat gebeurt niet handmatig, maar automatisch. Het (Suivo) systeem kan naadloos worden gekoppeld aan de salarisadministratie van het bedrijf. Denk hierbij aan mogelijke integraties met ERP-pakketten en software van sociale secretariaten. Een digitaal tijdregistratiesysteem kan eveneens worden gebruikt om verschillende taken te registreren, zoals de tijd die aan specifieke activiteiten en specifieke klantprojecten wordt besteed, pauzes en vakantie-uren. Dit systeem is ideaal voor bedrijven die hun tijdregistratie willen automatiseren en de nauwkeurigheid willen verbeteren.
Hoe kunt u tijdregistratie automatiseren?
Werknemers kunnen hun uren registreren met behulp van een badgereader, prikklok, timer of door het scannen van een QR-code op een specifieke locatie.
Het gebruik van een tijdregistratie-app is tegenwoordig echter een van de populairste opties. Deze apps worden steeds gebruiksvriendelijker en zijn ideaal voor bedrijven met werknemers die op afstand werken of vaak onderweg zijn. Met een tijdregistratie app kunnen werknemers gemakkelijk hun uren bijhouden via hun mobiele apparaat. Dit kan elke smartphone of tablet zijn. Dit verhoogt de nauwkeurigheid en stelt bedrijven in staat om de tijd van hun werknemers beter te beheren.
Wat zijn de voordelen van automatische tijdregistratie?
Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van digitale tijdregistratie.
- Ten eerste is het eenvoudig en efficiënt. Het is veel gemakkelijker om uren bij te houden met behulp van een geautomatiseerd systeem of app dan om handmatig uren te registreren op papier of in een Excel-achtige spreadsheet. Het vermindert ook de kans op menselijke fouten, wat de nauwkeurigheid ten goede komt.
- Ten tweede biedt digitale tijdregistratie bedrijven meer inzicht in hoe werknemers hun tijd besteden. Dit kan helpen inefficiënties in het bedrijfsproces te identificeren en te elimineren, waardoor het bedrijf productiever wordt. Het kan ook helpen toekomstige projecten beter te plannen door te zien hoeveel tijd in het verleden aan soortgelijke projecten is besteed.
- Ten slotte kan digitale tijdregistratie bedrijven helpen hun compliance te verbeteren. Sommige bedrijven zijn wettelijk verplicht om de uren van hun werknemers bij te houden. Door het gebruik van digitale tijdregistratie kan het bedrijf gemakkelijk voldoen aan deze verplichtingen en zichzelf beschermen tegen juridische problemen.
Waar moet je rekening mee houden als je een digitale tijdregistratie app gebruikt?
Een app voor tijdregistratie kan worden gebruikt om uren bij te houden, maar biedt vaak ook andere nuttige functies. Zo kunnen werknemers vaak hun vakantie- en verlofuren bijhouden in de app, en kunnen managers tijdregistratie direct koppelen aan de salarisadministratie. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten en vergissingen.
Naast de voordelen van digitale tijdregistratie en het gebruik van een tijdregistratie app, zijn er ook een aantal zaken waar rekening mee gehouden moet worden. Zo moeten werknemers getraind worden in het gebruik van de app en moet er gezorgd worden voor een goede en veilige gegevensopslag. Er moet ook rekening worden gehouden met privacy- en veiligheidskwesties.
Wist u dat digitale tijdregistratie bedrijven ook kan helpen hun naleving te verbeteren? Sommige bedrijven zijn wettelijk verplicht om de uren van hun werknemers bij te houden. Door gebruik te maken van digitale tijdregistratie kan het bedrijf gemakkelijk aan deze verplichtingen voldoen en zich beschermen tegen juridische problemen of boetes. Een voorbeeld is de verplichte registratie van werknemers op bouwplaatsen. Die werknemers moeten zich volgens de wettelijke verplichtingen registreren bij de RSZ; beter bekend als "Check-in-at-work".
Heb je nog vragen over tijdregistratie, identificatiemethoden of over de specifieke oplossingen van Suivo?
Stel je vraag!
