Wat is het verschil tussen CIAW en tijdregistratie in de bouw?

Ze klinken hetzelfde, maar ze hebben verschillende doelen, volgen andere regels en hebben betrekking op andere gegevens. Daarom is het belangrijk dat je beide begrijpt.

Als u een bouwplaats in België beheert, hebt u waarschijnlijk wel eens gehoord dat de termen CIAW en tijdregistratie door elkaar worden gebruikt. Bouwplaatsmanagers, HR-medewerkers en zelfs salarisadministratiebedrijven beschouwen ze soms als hetzelfde. Dat is echter niet het geval.

Maak het onderscheid duidelijk en beheer beide met de oplossing ‘Check-in at Work’ van Suivo.

CIAW (Check in at Work) registreert de aanwezigheid van personen die op een bepaalde dag op een bouwplaats aanwezig waren. Bij tijdregistratie worden de werkuren vastgelegd: wanneer iemand begon, wanneer hij of zij stopte en hoe lang er werd gewerkt. Als deze twee begrippen door elkaar worden gehaald, leidt dat tot tekortkomingen op het gebied van naleving, fouten in de salarisadministratie en gemiste operationele inzichten. Dit artikel verduidelijkt het verschil tussen CIAW en tijdregistratie in de bouwsector, zodat u precies weet wat elk systeem doet, wanneer u ze nodig hebt en waarom de meeste bouwbedrijven beide nodig hebben.

Waarom deze verwarring ertoe doet

De verwarring tussen CIAW en tijdregistratie is geen theoretische kwestie, maar heeft concrete gevolgen. Een vestigingsmanager die denkt dat CIAW ook tijdregistratie omvat, kan tijdens een RSZ inspectie ontdekken dat de aanwezigheidsgegevens weliswaar in orde zijn, maar dat er geen conform systeem is voor het registreren van de daadwerkelijk gewerkte uren. Omgekeerd kan een bedrijf met een uitstekende tijdregistratie toch boetes krijgen als werknemers niet in het CIAW-systeem zijn geregistreerd voordat ze aan het werk gaan.

Inzicht in dit verschil is de eerste stap naar een regelconforme, efficiënte en toekomstbestendige workforce management op uw bouwplaatsen.

Wat is CIAW (Check in at Work)?

CIAW (Check in at Work) is het verplichte elektronische aanwezigheidsregistratiesysteem voor bouwplaatsen in België. Het is door de Belgische overheid ingevoerd om sociale fraude in de bouwsector tegen te gaan en wordt gehandhaafd door de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid).

Wie moet zich registreren?

CIAW is verplicht op bouwplaatsen waar de totale projectwaarde hoger is dan € 500.000 (excl. btw). Iedereen op de bouwplaats moet worden geregistreerd: eigen werknemers, werknemers van onderaannemers, uitzendkrachten en zelfstandigen. De registratie moet plaatsvinden voordat de werknemer aan zijn werkdag op de bouwplaats begint.

Deze verplichting geldt voor de bouw, de schoonmaak en bepaalde industriële activiteiten. De hoofdaannemer is er uiteindelijk verantwoordelijk voor dat alle partijen in de keten geregistreerd zijn; dit is het Belgische principe van ketenverantwoordelijkheid.

Sancties bij niet-naleving

De boetes voor het ontbreken van een CIAW-registratie kunnen oplopen tot € 800 per overtreding per werknemer (na vermenigvuldiging met de sociale toeslag). In ernstige gevallen kan de toegang tot de bouwplaats worden beperkt en kan een strafrechtelijke procedure worden ingeleid. Tijdens een RSZ inspectie moet elke persoon op de bouwplaats in het systeem voorkomen, zonder uitzonderingen.

Wat is tijdregistratie?

Tijdregistratie is het vastleggen van de daadwerkelijk gewerkte uren, begintijden, eindtijden, pauzeduur, overuren en het totale aantal gewerkte uren per dag of per project. Terwijl CIAW de vraag beantwoordt "Was deze persoon ter plaatse?“, geeft tijdregistratie antwoord op de vraag "Hoe lang heeft hij/zij gewerkt en waaraan?“

Wat wordt er bij tijdregistratie vastgelegd?

Deze gegevens worden rechtstreeks gebruikt voor de salarisverwerking, projectcalculatie en personeelsplanning, zaken waar CIAW zich niet mee bezighoudt.

Het mandaat voor 2027

Vanaf 1 januari 2027 is de regering van plan alle Belgische werkgevers te verplichten om te beschikken over een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem voor het registreren van de dagelijkse werktijden. De bouwsector kent al sectorspecifieke verplichtingen via CIAW, maar de verplichting van 2027 gaat verder: deze vereist volledige tijdregistratie, niet alleen een aanwezigheidsbevestiging. Bedrijven die uitsluitend op CIAW vertrouwen, zullen mogelijkheden voor tijdregistratie moeten toevoegen.

CIAW versus tijdregistratie: een vergelijking naast elkaar

In deze tabel worden de belangrijkste verschillen samengevat:

Waarom je beide nodig hebt

CIAW en tijdregistratie dienen verschillende doelen en vullen elkaar aan:

CIAW zonder tijdregistratie betekent dat u wel kunt aantonen dat iemand op locatie was, maar dat u geen loon kunt berekenen, overuren kunt bijhouden of uren aan een project kunt toewijzen. Salarisadministraties zijn nog steeds afhankelijk van papieren urenstaten of handmatige invoer, met alle fouten van dien.

Tijdregistratie zonder CIAW betekent dat u wel over nauwkeurige werktijden beschikt, maar geen aan de RSZ beantwoordende aanwezigheidsregistratie. U loopt het risico op boetes bij controles, zelfs als uw loonadministratie perfect in orde is.

Samen zorgen deze twee voor volledige naleving (aanwezigheid bevestigd voor RSZ) en volledige operationele waarde (nauwkeurige uren voor de loonadministratie, projectcalculatie en personeelsplanning).

Hoe Suivo beide functies in één platform combineert

Suivo’s workforce management platform regelt zowel de CIAW-registratie als de tijdregistratie vanuit één enkel systeem. Wanneer een medewerker inklokt via de mobiele app, een voertuigbadge of een klokpaal op de locatie, voert het systeem tegelijkertijd het volgende uit:

1. Stuurt de aanwezigheidsregistratie van CIAW naar de RSZ (Automatisch, conform de voorschriften, vóór aanvang van het werk).

2. Start de tijdregistratieklok (registratie van uren, projecttoewijzing, pauzes).

3. Exporteert de uren rechtstreeks naar uw salarisverwerker, zoals Liantis, Securex, Partena, Group S en SD Worx, of naar uw ERP-systeem (SAP, Dynamics, Odoo, KPD).

Geen dubbele invoer. Geen afzonderlijke systemen. Eén registratie volstaat voor zowel de wettelijke als de operationele vereisten.

“Vóór Suivo hadden we één systeem voor CIAW en een apart Excel-bestand voor de tijdregistratie. Nu verloopt alles in één werkstroom, waardoor onze bouwplaatsmanagers minstens een uur per dag besparen.”, HR-manager, Belgisch bouwbedrijf (klant van Suivo)

Veelgestelde vragen

Wat is het belangrijkste verschil tussen CIAW en tijdregistratie?

CIAW (Check in at Work) registreert de aanwezigheid en bevestigt dat een werknemer op een bepaalde dag op een bouwplaats aanwezig was. De tijdregistratie legt de gewerkte uren, de begin- en eindtijd, pauzes en overuren vast. CIAW is een wettelijke verplichting in België die door de RSZ wordt gehandhaafd; de tijdregistratie wordt gebruikt voor de loonadministratie, projectkostenberekening en personeelsbeheer.

Moet ik op mijn bouwplaats zowel CIAW als tijdregistratie gebruiken?

Ja, in de meeste gevallen. CIAW is wettelijk verplicht voor bouwprojecten met een waarde van meer dan € 500.000. Tijdregistratie is nodig voor een nauwkeurige loonverwerking en wordt vanaf 2027 verplicht voor alle Belgische werkgevers. Door beide te gebruiken, bent u verzekerd van volledige naleving en operationele efficiëntie.

Kunnen CIAW-gegevens worden gebruikt voor de salarisadministratie?

Nee. CIAW registreert alleen de aanwezigheid (ja/nee per dag). Het registreert geen begintijden, eindtijden, pauzes of overuren, terwijl deze gegevens allemaal nodig zijn voor de loonberekening. Voor de integratie met de salarisadministratie hebt u een apart tijdregistratiesysteem nodig.

Kan één systeem zowel CIAW als tijdregistratie aan?

Ja. Platformen zoals Suivo combineren de CIAW-registratie en de tijdregistratie in één handeling. Wanneer een werknemer inklokt, stuurt het systeem de CIAW-bevestiging naar de RSZ begint het tegelijkertijd met het registreren van de gewerkte uren voor de loonadministratie en de projectkostenberekening.

Wat gebeurt er in 2027 als ik alleen CIAW heb?

Vanaf 1 januari 2027 is de regering van plan alle Belgische werkgevers te verplichten een systeem te hebben voor het registreren van de dagelijkse werktijden, en niet alleen voor de aanwezigheid. Als u alleen CIAW gebruikt, moet u functies voor tijdregistratie toevoegen om aan de nieuwe verplichting te voldoen. Bedrijven die beide nu al implementeren, voorkomen zo dat ze later overhaaste upgrades moeten doorvoeren.

Zet de volgende stap

Beheer aanwezigheid en werktijden niet langer in afzonderlijke systemen. Boek uw gratis adviesgesprek en ontdek hoe Suivo CIAW en tijdregistratie vanaf één platform afhandelt: conform de regelgeving, geïntegreerd en klaar voor 2027.

→ Vraag een demo aan op suivo.com