Comment détacher des travailleurs non ressortissants de l'UE en Belgique : via Vander Elst ou un « gecombineerde vergunning » ?

Il existe deux procédures pour les travailleurs non ressortissants de l'UE travaillant sur un site belge. Un employeur belge qui embauche un travailleur non ressortissant de l'UE pour une durée supérieure à 90 jours doit demander un « gecombineerde vergunning » (permis unique). Une entreprise établie dans l'EEE ou en Suisse qui détache son propre personnel non ressortissant de l'UE en Belgique n'a généralement pas besoin de permis en vertu de la dérogation Vander Elst, mais uniquement si des conditions strictes sont remplies et qu'une déclaration Limosa a été déposée au préalable. Dans les deux cas, le travailleur doit tout de même s'enregistrer sur les chantiers relevant du système Checkinatwork.

C'est justement pour cette gestion quotidienne des présences que Suivo s'avère utile : l'application «Check in at Work » est conçue pour les chantiers accueillant de nombreux intervenants externes, notamment des sous-traitants et des travailleurs étrangers.

Deux options différentes : embaucher un salarié non ressortissant de l'UE ou détacher du personnel non ressortissant de l'UE par l'intermédiaire d'une entreprise de l'UE

La procédure dépend de l'employeur du salarié, et non de son origine.

Deux exemples :

• Un sous-traitant polonais envoie un soudeur ukrainien qu'il emploie en Pologne. Il s'agit d'un détachement. Ce sont les conditions « Vander Elst » qui s'appliquent, et non le permis unique.
• Une entreprise brésilienne détache directement un salarié. L'accord de sécurité sociale entre la Belgique et le Brésil permet en principe de maintenir ce salarié sous le régime de sécurité sociale brésilien, dans les limites fixées par cet accord en matière de détachement. Cependant, la dérogation « Vander Elst » ne s'applique qu'aux employeurs de l'EEE et de la Suisse ; un permis de travail reste donc nécessaire, sauf si une autre dérogation s'applique.

Qu'est-ce que le permis unique (gecombineerde vergunning) et qui peut en faire la demande ?

Le permis unique est un titre combinant à la fois le permis de travail et le permis de séjour. Selon l'Office de l'immigration (DVZ), il s'adresse aux ressortissants non ressortissants de l'EEE et non suisses qui vont vivre et travailler en Belgique pendant plus de 90 jours. Pour les missions d'une durée maximale de 90 jours, la procédure de la carte de travail (arbeidskaart) reste d'application.

Qui peut en bénéficier ? Selon le guichet unique « Travailler en Belgique » :

• Seul un employeur établi en Belgique, ou une personne physique ayant sa résidence principale en Belgique et agissant pour le compte de l'employeur, peut introduire une demande ;
• un employeur étranger ne peut introduire sa demande que par l'intermédiaire d'un tel représentant belge, après s'être inscrit auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (KBO) ;
• l'employeur communique le numéro INSZ ou le numéro INSZ provisoire du salarié, qu'il peut demander via belgianIDpro si celui-ci n'en possède pas.

Le timing.

• Si le salarié ne dispose pas encore d'un titre de séjour belge, la demande est déposée avant son arrivée en Belgique, à quelques exceptions près.
• Le salarié ne peut commencer à travailler qu'une fois que les deux volets (travail et résidence) ont été approuvés.
• Une fois que la région a déclaré le dossier recevable, elle dispose de 15 jours pour le transmettre à la DVZ. La région et la DVZ ont ensuite 4 mois pour se prononcer. En l'absence de décision négative dans ce délai, l'autorisation est réputée accordée.
• Un dossier incomplet doit être complété dans un délai de 15 jours.

Annexe 46. Lorsque la DVZ délivre le permis, la décision prend la forme de l’annexe 46 (bijlage 46) ; il s’agit de l’annexe 47 lorsque la DVZ n’a pas rendu de décision négative dans le délai imparti. Le travailleur doit s’inscrire auprès de la commune dans les 8 jours ouvrables suivant son arrivée en Belgique, muni de son passeport, de l’annexe 46 ou 47 et des décisions relatives au travail et au séjour.

Qu'est-ce qu'un détachement « Vander Elst » et quelles en sont les conditions ?

L'exemption « Vander Elst » tire son nom d'un arrêt rendu par la Cour de justice de l'Union européenne. Selon le gouvernement flamand, aucun permis de travail n'est requis pour un travailleur non ressortissant de l'EEE ou de la Suisse, employé par une entreprise établie dans l'EEE ou en Suisse, qui se rend temporairement en Belgique pour y fournir des services, à condition que la déclaration Limosa soit en règle et que le travailleur :

1. réside dans cet État de l'EEE ou en Suisse et dispose d'un droit de séjour ou d'un titre de séjour d'une durée supérieure à trois mois ;

2. y travaille légalement, avec un permis valable au moins pour la durée de son séjour professionnel en Belgique ;

3. dispose d'un contrat de travail à durée indéterminée;

4. dispose d'un passeport et d'un titre de séjour valables au moins pendant toute la durée du service, afin de pouvoir rentrer dans son pays.

Sécurité sociale. Au sein de l’EEE, le salarié reste affilié au régime de l’État d’origine si le détachement est prévu pour une durée maximale de 24 mois et si les autres conditions de détachement sont remplies, selon la RSZ. Le certificat A1 en constitue la preuve. Consultez notre guide sur le certificat A1.

L'obligation de résidence reste applicable. L'exemption concerne le permis de travail, et non le titre de séjour. Pour les détachements d'une durée inférieure à 90 jours, le salarié doit effectuer une déclaration d'arrivée (annexe 3) auprès de la mairie, sauf s'il bénéficie d'une exemption, par exemple s'il séjourne à l'hôtel. Pour les séjours de plus de 90 jours, le salarié doit demander une carte A auprès de la mairie.

Les activités de courte durée ne constituent pas un raccourci. La Flandre prévoit une liste fermée d'activités professionnelles de courte durée exemptées, telles que les réunions, les salons et les audits, ainsi que certaines tâches exemptées du régime Limosa. Aucune de ces exemptions ne couvre les travaux sur chantier. Sur un chantier, vous devez recourir à la procédure Vander Elst ou à un permis. Pour plus de détails, consultez les exemptions Limosa.

En quoi la Flandre, la Wallonie et Bruxelles diffèrent-elles ?

L'autorisation de travail relève de la compétence régionale. Vous devez introduire votre demande dans la région où le travailleur exercera son activité : la Flandre, la Wallonie (hors région germanophone), la Région de Bruxelles-Capitale ou la Communauté germanophone. La partie relative au titre de séjour relève toujours de la compétence de l'Office fédéral des étrangers (DVZ).

La Flandre, en septembre 2026, selon le gouvernement flamand :

• Frais : à compter du 1er septembre 2026, des frais de 180 euros s'appliquent pour chaque demande de titre de séjour, qu'il s'agisse d'une première demande ou d'un renouvellement. Ces frais doivent être réglés dans un délai de 15 jours, faute de quoi le dossier sera classé sans suite. Le délai de traitement ne commence à courir qu'après le paiement. Ces frais s'ajoutent aux frais fédéraux de séjour.
• Délai de dépôt de la demande : une première demande doit être déposée au moins 1 mois et au plus tard 6 mois avant la date de début. Aucune autorisation rétroactive n'est accordée. Renouvellement auprès du même employeur pour le même poste : au moins 2 mois et au plus tard 6 mois avant l'expiration.
• Délais d'attente avant l'examen du volet « travail » (indication, mise à jour mensuelle) : 2 semaines pour les travailleurs hautement qualifiés, et 4 semaines pour les premières demandes dans les catégories « moyennement qualifiés » et « autres ». Le volet « séjour » de la DVZ prend ensuite environ 15 à 16 semaines pour une première demande.
• Procédure numérique : depuis le 1er mai 2026, les demandes de carte de travail (pour des séjours de 90 jours ou moins et pour les travailleurs transfrontaliers) sont traitées via le guichet unique, et l'employeur reçoit une autorisation numérique qui tient lieu à la fois de carte de travail et de permis de travail. Les jeunes au pair font exception à cette règle.

Bruxelles : selon l'agence flamande pour l'intégration (AGII), Bruxelles applique les mêmes conditions « Vander Elst » que la Flandre.

Wallonie et Communauté germanophone : renseignez-vous auprès du service régional sur les délais d'attente, les frais et les conditions avant de fixer une date de début. Cet article se base sur les chiffres flamands.

Ce que Limosa et Checkinatwork exigent encore

Limosa. Avant le début des travaux, l'employeur étranger doit déclarer, conformément à la réglementation Limosa, tout travailleur qui n'est pas affilié à la sécurité sociale belge et qui vient travailler temporairement en Belgique. Cette obligation s'applique à l'échelle mondiale, et pas uniquement aux employeurs de l'Union européenne. Les travailleurs indépendants doivent effectuer cette déclaration dans les secteurs du bâtiment, de la viande et du nettoyage. Consultez notre guide sur la déclaration Limosa.

Obligation du donneur d'ordre belge. Avant le début des travaux, le donneur d'ordre belge doit vérifier le certificat L1, soit directement, soit par l'intermédiaire de la chaîne de sous-traitance. Si le certificat L1 ne peut être présenté, le donneur d'ordre doit signaler « l'absence de certificat L1 » à la RSZ par voie électronique avant le début des travaux.

Checkinatwork. Sur les chantiers d'une valeur de 500 000 euros ou plus, les travailleurs détachés sont enregistrés quotidiennement, comme tout le monde. Selon la RSZ:

• un travailleur détaché peut s'enregistrer, ou être enregistré, en scannant le code QR figurant sur le formulaire Limosa L1, sans accès sécurisé ;
• Cette voie permet uniquement l'enregistrement : elle ne permet ni de consulter ni d'annuler ;
• Pour bénéficier d'un accès complet, un prestataire étranger doit disposer d'un numéro d'entreprise belge et d'un responsable principal de l'accès titulaire d'un numéro du registre national belge ou d'un numéro BIS. L'inscription auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises et l'obtention d'une clé numérique prennent du temps ; il est donc conseillé de s'y prendre à l'avance.

À compter du 1er avril 2027, selon la RSZ, la gestion des présences sur les chantiers passera au système « Check in and out at work », avec enregistrement à l'arrivée et au départ. La RSZ précise que de plus amples détails seront communiqués ultérieurement. Notre plateforme dédiée aux employeurs étrangers travaillant en Belgique suit de près ces évolutions.

Documents à conserver sur place

Les inspecteurs du travail vérifient les passeports, les titres de séjour et les autorisations de travail des ressortissants de pays tiers déclarés, ainsi que le certificat Limosa et le formulaire A1. Veillez à avoir ces documents à portée de main pour chaque travailleur non ressortissant de l'UE :

Travailleur détaché (itinéraire Vander Elst)

• Passeport, valable pendant toute la durée du service
• Titre de séjour délivré par l'État membre de l'EEE d'origine ou par la Suisse (d'une durée supérieure à 3 mois)
• Permis de travail délivré par le pays d'origine, valable pour toute la durée de l'emploi en Belgique
• Contrat de travail avec l'entreprise d'origine
• Certificat Limosa L1
• Certificat A1
• Annexe 3 (séjour de courte durée) ou carte A (séjour de plus de 90 jours), le cas échéant
• Inscription via Checkinatwork pour chaque journée passée sur place

Salarié embauché au titre d'un permis unique

• Passeport et titre de séjour unique (titre de séjour)
• Pour les missions d'une durée inférieure ou égale à 90 jours : l'autorisation de travail (fichier PDF en Flandre)
• Déclaration de Dimona
• Inscription via Checkinatwork pour chaque journée passée sur place

Erreurs courantes pouvant entraîner des amendes

1. Assimilation d’une « entreprise de l’UE » à un « travailleur de l’UE ». Un employeur polonais ou portugais ne peut pas exempter son personnel non ressortissant de l’UE. Les conditions de l’arrêt Vander Elst s’appliquent à chaque travailleur.

2. Pas de déclaration Limosa avant le premier jour. L'exemption est subordonnée à une déclaration Limosa en règle. L'absence de déclaration Limosa constitue une infraction de niveau 4. Pour les infractions commises à compter du 1er février 2026, l'amende administrative s'élève à un montant compris entre 3 000 et 35 000 euros par salarié.

3. Le client ne vérifie pas la L1. Un client belge qui omet de signaler l'absence d'une L1 commet une infraction de niveau 3: amende comprise entre 1 000 et 10 000 euros par salarié (sanction administrative).

4. Permis d'établissement ou de travail périmés dans l'État d'origine. Si le permis de séjour ou de travail du salarié dans l'État d'origine expire avant la fin de la mission en Belgique, la dérogation n'est plus valable.

5. Confusion entre protection temporaire et détachement. Les Ukrainiens bénéficiant d’une protection temporaire peuvent travailler en Flandre sans autorisation de travail. Cette protection a été prolongée jusqu’au 4 mars 2028 (décision d’exécution (UE) 2026/1912 du Conseil du 30 juillet 2026). En revanche, un Ukrainien détaché par une entreprise polonaise est considéré comme un travailleur détaché : les conditions de l’arrêt Vander Elst s’appliquent, comme pour tout autre travailleur non ressortissant de l’UE. Dans un article de 2022 consacré à ses contrôles, le SPF WASO a signalé de nombreux cas de détachement irrégulier d’Ukrainiens par des entreprises polonaises, principalement dans les secteurs des transports et de la construction.

6. Recours aux dérogations pour les activités de courte durée concernant les travaux sur site. Celles-ci ne s'appliquent pas aux travaux de construction.

7. Début de l'activité avant l'octroi du permis unique. Le travailleur ne peut commencer à travailler que lorsque les volets « travail » et « séjour » ont tous deux été approuvés.

8. Laisser un détachement se prolonger au-delà de la date de fin prévue par la convention Limosa. Déposer une nouvelle déclaration avant la fin de la période déclarée.

Les amendes sont multipliées par le nombre de salariés. Avec une équipe de huit personnes, le risque grimpe rapidement. Avant de payer un sous-traitant étranger, vérifiez également s’il est soumis à l’obligation de retenue à la source (inhoudingsplicht). Pour connaître toutes les dates de 2027, consultez le calendrier de conformité destiné aux sous-traitants étrangers.

Questions fréquemment posées

Quelles sont les règles applicables aux travailleurs étrangers en Belgique ?

Les ressortissants de l'UE, de l'EEE et de la Suisse peuvent travailler librement. Les travailleurs non ressortissants de l'UE doivent obtenir un titre de travail, généralement le permis unique pour les séjours supérieurs à 90 jours, sauf en cas d'exemption, comme l'exemption Vander Elst applicable au personnel détaché par une entreprise établie dans l'EEE ou en Suisse. Les travailleurs détachés doivent également présenter une déclaration Limosa avant de commencer à travailler.

Qu'est-ce qu'un « gecombineerde vergunning » ?

Le « gecombineerde vergunning » (permis unique) est un permis qui couvre à la fois le droit de travailler et le droit de séjour pour les ressortissants de pays hors UE qui travailleront en Belgique pendant plus de 90 jours. L'employeur dépose sa demande auprès du guichet unique régional, et la décision est prise conjointement par la région et l'Office fédéral de l'immigration.

Qu'est-ce que l'annexe 46 du permis unique ?

L'annexe 46 (bijlage 46) correspond à la décision de l'Office de l'immigration (DVZ) accordant le permis unique, ou à l'annexe 47, à savoir l'attestation délivrée par le DVZ lorsqu'aucune décision négative n'a été prise dans le délai imparti. Sur la base de ce document, le travailleur doit s'enregistrer auprès de la commune dans les 8 jours ouvrables suivant son arrivée en Belgique, ou suivant la réception de ce document s'il se trouve déjà en Belgique.

Un travailleur non ressortissant de l'UE détaché a-t-il besoin d'un permis unique ?

Ce n'est pas le cas si les conditions de l'arrêt Vander Elst sont remplies : le salarié est employé par une entreprise établie dans l'EEE ou en Suisse, y réside et y travaille légalement, dispose d'un contrat régulier et de documents en règle, et la déclaration Limosa est en règle. Dans le cas contraire, un permis de travail est nécessaire.

Une entreprise étrangère peut-elle demander un permis unique ?

Uniquement par l'intermédiaire d'un représentant établi en Belgique, après inscription auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (KBO). Seuls les employeurs établis en Belgique, ou une personne physique ayant sa résidence principale en Belgique et agissant pour le compte de l'employeur, peuvent effectuer cette déclaration.

Assurez-vous que tous les travailleurs présents sur votre chantier soient bien comptabilisés

Les autorisations et le système Limosa déterminent qui est autorisé à travailler. L'enregistrement quotidien permet de vérifier qui a effectivement travaillé. Suivo enregistre vos propres équipes, vos sous-traitants et leurs travailleurs étrangers dans le même dossier de chantier.

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