Hoe kun je werknemers van buiten de EU naar België detacheren: via Vander Elst of via een gecombineerde vergunning?

Er zijn twee mogelijkheden voor werknemers van buiten de EU die op een Belgische werkplek werkzaam zijn. Een Belgische werkgever die een niet-EU-werknemer voor meer dan 90 dagen in dienst neemt, vraagt een gecombineerde vergunning aan. Een in de EER of Zwitserland gevestigde onderneming die haar eigen niet-EU-personeel naar België detacheert, heeft op grond van de Vander Elst-vrijstelling doorgaans geen vergunning nodig, maar alleen als aan strikte voorwaarden wordt voldaan en er eerst een Limosa-aangifte is ingediend. Bij beide procedures moet de werknemer zich nog steeds registreren op bouwplaatsen die onder Checkinatwork vallen.

Juist bij die dagelijkse registratie biedt Suivo uitkomst: de app ‘Check in at Work ’ is speciaal ontwikkeld voor bouwplaatsen waar veel externe partijen actief zijn, waaronder onderaannemers en buitenlandse werknemers.

Twee verschillende manieren: het aannemen van een werknemer van buiten de EU versus het detacheren van personeel van buiten de EU door een EU-bedrijf

De procedure hangt af van wie de werknemer in dienst heeft, niet van waar de werknemer vandaan komt.

Twee voorbeelden:

• Een Poolse onderaannemer stuurt een Oekraïense lasser die hij in Polen in dienst heeft. Dat is een detachering. De Vander Elst-voorwaarden zijn van toepassing, niet de gecombineerde vergunning.
• Een Braziliaans bedrijf detacheert een werknemer rechtstreeks. Op grond van de socialezekerheidsovereenkomst tussen België en Brazilië kan de werknemer in principe onder het Braziliaanse socialezekerheidsstelsel blijven vallen, binnen de in de overeenkomst vastgestelde detacheringslimieten. De Vander Elst-vrijstelling geldt echter alleen voor werkgevers uit de EER en Zwitserland, dus er is nog steeds een werkvergunning nodig, tenzij er een andere vrijstelling van toepassing is.

Wat is de gecombineerde vergunning, en wie kan deze aanvragen?

De gecombineerde vergunning is één vergunning voor zowel werk als verblijf. Volgens de Dienst voor Vreemdelingenzaken (DVZ) geldt deze voor onderdanen van landen buiten de EER en Zwitserland die langer dan 90 dagen in België zullen wonen en werken. Voor werk van maximaal 90 dagen geldt nog steeds de procedure met de arbeidskaart.

Voor wie geldt dit? Volgens het éénloket ‘Werken in België’:

• alleen een in België gevestigde werkgever, of een natuurlijke persoon met hoofdverblijfplaats in België die namens de werkgever optreedt, kan een aanvraag indienen;
• een buitenlandse werkgever kan alleen via een dergelijke Belgische vertegenwoordiger een aanvraag indienen, nadat hij zich bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) heeft geregistreerd;
• de werkgever verstrekt het INSZ-nummer of het tijdelijke INSZ-nummer van de werknemer; indien de werknemer geen INSZ-nummer heeft, kan de werkgever dit via belgianIDpro aanvragen.

Timing.

• Als de werknemer nog geen Belgische verblijfsvergunning heeft, wordt de aanvraag ingediend voordat de werknemer in België is, op enkele uitzonderingen na.
• De werknemer mag pas aan de slag wanneer zowel het werk- als het verblijfsgedeelte zijn goedgekeurd.
• Zodra de regio het dossier ontvankelijk verklaart, heeft zij 15 dagen de tijd om het naar de DVZ te sturen. De regio en de DVZ hebben vervolgens 4 maanden de tijd om een beslissing te nemen. Als er niet tijdig een afwijzende beslissing volgt, wordt de vergunning geacht te zijn verleend.
• Een onvolledig dossier krijgt 15 dagen de tijd om te worden aangevuld.

Bijlage 46. Wanneer de DVZ de vergunning verleent, wordt het besluit vastgelegd in bijlage 46, of in bijlage 47, het attest dat de DVZ afgeeft wanneer er binnen de beslissingstermijn geen negatief besluit is genomen. De werknemer schrijft zich binnen 8 werkdagen na aankomst in België in bij de gemeente met een paspoort, bijlage 46 of 47 en de beslissingen inzake werk en verblijf.

Wat is een Vander Elst-plaatsing en wat zijn de voorwaarden?

De Vander Elst-vrijstelling is vernoemd naar een arrest van het Hof van Justitie van de EU. Volgens de Vlaamse regering is er geen werkvergunning nodig voor een werknemer van buiten de EER of Zwitserland die in dienst is bij een in de EER of Zwitserland gevestigde onderneming en die tijdelijk naar België komt om diensten te verrichten, op voorwaarde dat de Limosa-aangifte volledig in orde is en de werknemer:

1. in die EER-lidstaat of in Zwitserland verblijft met een verblijfsrecht of een verblijfsvergunning voor een periode van meer dan 3 maanden;

2. daar legaal werkt, met een vergunning die ten minste geldig is voor de duur van het werk in België;

3. een vaste arbeidsovereenkomst heeft;

4. beschikt over een paspoort en een verblijfsvergunning die ten minste even lang geldig zijn als de dienstperiode, zodat hij of zij kan terugkeren.

Sociale zekerheid. Binnen de EER blijft de werknemer onder het stelsel van de uitzendende staat vallen als de detachering naar verwachting niet langer dan 24 maanden duurt en aan de overige detacheringsvoorwaarden is voldaan, aldus de RSZ. Het bewijs hiervoor is het A1-certificaat. Zie onze gids over het A1-certificaat.

De verblijfsverplichting blijft van kracht. De vrijstelling heeft betrekking op de werkvergunning, niet op het verblijf. Bij detacheringen van minder dan 90 dagen moet de werknemer bij de gemeente een aankomstmelding (bijlage 3) indienen, tenzij hij hiervan is vrijgesteld, bijvoorbeeld wanneer hij in een hotel verblijft. Bij een verblijf van meer dan 90 dagen vraagt de werknemer bij de gemeente een A-kaart aan.

Korte activiteiten zijn geen snelkoppeling. Vlaanderen kent een gesloten lijst van korte bedrijfsactiviteiten uit, zoals vergaderingen, beurzen en audits, en bepaalde taken die zijn vrijgesteld van de Limosa-regeling. Geen van deze activiteiten heeft betrekking op werkzaamheden op een bouwplaats. Op een bouwplaats moet u gebruikmaken van de Vander Elst-regeling of een vergunning aanvragen. Zie de Limosa-vrijstellingen voor meer informatie.

Waarin Vlaanderen, Wallonië en Brussel van elkaar verschillen

Een werkvergunning is een regionale aangelegenheid. Je dient de aanvraag in bij de regio waar de werknemer zal werken: Vlaanderen, Wallonië (buiten het Duitstalige gebied), het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of de Duitstalige Gemeenschap. Over het verblijfsgedeelte beslist altijd de federale DVZ.

Vlaanderen, per september 2026, volgens de Vlaamse regering:

• Leges: vanaf 1 september 2026 geldt een legesbedrag van 180 euro per aanvraag voor een eenmalige vergunning, zowel bij eerste aanvraag als bij verlenging. Dit bedrag moet binnen 15 dagen worden betaald, anders wordt het dossier gesloten. De behandelingstermijn gaat pas in na betaling. Dit bedrag komt bovenop de federale verblijfsvergoeding.
• Aanvraagtermijn: een eerste aanvraag moet ten minste 1 maand en ten hoogste 6 maanden vóór de aanvang worden ingediend. Er wordt geen toestemming met terugwerkende kracht verleend. Een verlenging bij dezelfde werkgever voor dezelfde functie: ten minste 2 en ten hoogste 6 maanden vóór het verstrijken van de geldigheidsduur.
• Wachttijden voordat het werkgerelateerde deel wordt beoordeeld (indicatie, maandelijks bijgewerkt): 2 weken voor hooggekwalificeerde werknemers en 4 weken voor eerste aanvragen in de categorieën ‘middelbaar opgeleiden’ en ‘overige’. Het verblijfsgerelateerde deel van de DVZ duurt vervolgens ongeveer 15 tot 16 weken bij een eerste aanvraag.
• Digitaal: vanaf 1 mei 2026 worden aanvragen voor werkkaarten (voor een verblijf van maximaal 90 dagen en voor grensarbeiders) via het éénloketsysteem afgehandeld, en ontvangt de werkgever een digitale vergunning die geldt als werkkaart en als werkvergunning. Au pairs vormen hierop een uitzondering.

Brussel: volgens het Vlaamse integratieagentschap AGII hanteert Brussel dezelfde Vander Elst-voorwaarden als Vlaanderen.

Wallonië en de Duitstalige Gemeenschap: informeer bij de regionale dienst naar de wachttijden, tarieven en voorwaarden voordat u een startdatum vastlegt. In dit artikel worden de Vlaamse cijfers gebruikt.

Wat Limosa en Checkinatwork nog steeds vereisen

Limosa. Voordat de werkzaamheden van start gaan, moet de buitenlandse werkgever elke werknemer die niet onder de Belgische sociale zekerheid valt en tijdelijk in België komt werken, aanmelden via Limosa. Dit geldt wereldwijd, niet alleen voor werkgevers uit de EU. Zelfstandigen moeten zich aanmelden in de bouw, de vleesverwerkende sector en de schoonmaakbranche. Lees onze handleiding voor de Limosa-aangifte.

De verplichting van de Belgische opdrachtgever. Voordat de werkzaamheden van start gaan, moet de Belgische opdrachtgever het L1-certificaat controleren, hetzij rechtstreeks, hetzij via de onderaannemersketen. Indien het L1-certificaat niet kan worden getoond, moet de opdrachtgever dit vóór aanvang van de werkzaamheden elektronisch bij de RSZ melden als „ontbrekend L1”.

Checkinatwork. Op bouwplaatsen met een waarde van 500.000 euro of meer worden gedetacheerde werknemers net als iedereen dagelijks geregistreerd. Volgens de RSZ:

• een gedetacheerde werknemer kan zich registreren of laten registreren door de QR-code op het Limosa L1-formulier te scannen, zonder beveiligde toegang;
• die route registreert alleen: ze kan geen gegevens bekijken of annuleren;
• Om volledige toegang te krijgen, heeft een buitenlandse aannemer een Belgisch ondernemingsnummer nodig en een hoofdtoegangsbeheerder met een Belgisch nationaal register- of BIS-nummer. De registratie bij de Kruispuntbank van Ondernemingen en het verkrijgen van een digitale sleutel nemen tijd in beslag, dus begin er op tijd mee.

Vanaf 1 april 2027 wordt de aanwezigheidsregistratie in de bouwsector volgens de RSZ overgeheveld naar „In- en uitklokken op het werk” , waarbij bij aankomst en vertrek moet worden geregistreerd. De RSZ laat weten dat er nog meer details zullen volgen. Ons platform voor buitenlandse werkgevers die in België actief zijn, houdt de veranderingen bij.

Documenten die ter plaatse moeten worden bewaard

Sociale inspecteurs controleren de paspoorten, verblijfs- en werkdocumenten, het Limosa-certificaat en het A1-formulier van aangemelde onderdanen van derde landen. Zorg ervoor dat je deze documenten voor elke werknemer van buiten de EU bij de hand hebt:

Uitgezonden werknemer (route Vander Elst)

• Paspoort, geldig voor de gehele dienstperiode
• Verblijfsvergunning van de uitzendende EER-lidstaat of Zwitserland (langer dan 3 maanden)
• Werkvergunning van het land van herkomst, geldig voor de gehele duur van het dienstverband in België
• Arbeidsovereenkomst met het uitzendbedrijf
• Limosa L1-certificaat
• A1-certificaat
• Bijlage 3 (kort verblijf) of een A-kaart (meer dan 90 dagen), indien vereist
• Registratie via Checkinatwork voor elke dag ter plaatse

Werknemer aangeworven met een enkele vergunning

• Paspoort en gecombineerde vergunning (verblijfsvergunning)
• Voor werkzaamheden van maximaal 90 dagen: in plaats daarvan de werkvergunning (een PDF-bestand in Vlaanderen)
• Dimona-verklaring
• Registratie via Checkinatwork voor elke dag ter plaatse

Veelvoorkomende fouten die tot boetes leiden

1. Een „EU-onderneming“ wordt gelijkgesteld met een „EU-werknemer“. Een Poolse of Portugese werkgever kan zijn niet-EU-personeel niet van de regels vrijstellen. De voorwaarden van Vander Elst gelden voor elke werknemer.

2. Geen Limosa vóór de eerste werkdag. De vrijstelling is afhankelijk van een Limosa-aangifte die volledig in orde is. Het ontbreken van een Limosa-aangifte is een overtreding van niveau 4. Voor overtredingen vanaf 1 februari 2026 bedraagt de administratieve boete 3.000 tot 35.000 euro per werknemer.

3. De opdrachtgever controleert de L1 niet. Een Belgische opdrachtgever die nalaat een ontbrekende L1 te melden , begaat een overtreding van niveau 3: 1.000 tot 10.000 euro per werknemer (administratieve boete).

4. Verlopen vergunningen van de uitzendende staat. Als de verblijfs- of werkvergunning van de werknemer in de uitzendende staat afloopt vóór het begin van de baan in België, vervalt de vrijstelling.

5. Tijdelijke bescherming en detachering door elkaar halen. Oekraïners met tijdelijke bescherming mogen in Vlaanderen werken zonder werkvergunning. Die bescherming is verlengd tot 4 maart 2028 (Uitvoeringsbesluit (EU) 2026/1912 van de Raad van 30 juli 2026). Maar een Oekraïner die door een Pools bedrijf wordt gedetacheerd, is een gedetacheerde werknemer: de Vander Elst-voorwaarden zijn van toepassing, net als voor elke andere werknemer van buiten de EU. In een artikel uit 2022 over zijn inspecties meldde de FOD WASO talrijke ongeldige detacheringen van Oekraïners via Poolse bedrijven, voornamelijk in de transportsector en de bouwsector.

6. Gebruikmaken van vrijstellingen voor korte werkzaamheden op de bouwplaats. Deze gelden niet voor bouwwerkzaamheden.

7. Aanvang van het werk voordat de gecombineerde vergunning is verleend. De werknemer mag pas aan het werk gaan wanneer zowel het werk- als het verblijfsgedeelte zijn goedgekeurd.

8. Een aanmelding langer laten lopen dan de einddatum van de Limosa-regeling. Dien een nieuwe aangifte in voordat de aangegeven periode afloopt.

Boetes worden vermenigvuldigd met het aantal werknemers. Bij een ploeg van acht loopt het risico al snel op. Controleer, voordat u een buitenlandse onderaannemer betaalt, ook of deze onder de inhoudingsplicht valt. Raadpleeg voor alle data in 2027 de nalevingskalender voor buitenlandse aannemers.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de regels voor buitenlandse werknemers in België?

Onderdanen van de EU, de EER en Zwitserland mogen vrij werken. Werknemers van buiten de EU hebben een werkvergunning nodig, doorgaans de gecombineerde vergunning voor een verblijf van meer dan 90 dagen, tenzij er sprake is van een uitzondering, zoals de Vander Elst-uitzondering voor gedetacheerde werknemers van een in de EER of Zwitserland gevestigde onderneming. Gedetacheerde werknemers hebben bovendien een Limosa-aangifte nodig voordat ze aan de slag kunnen.

Wat is een gecombineerde vergunning?

De gecombineerde vergunning (single permit) is één vergunning die zowel het recht op werk als het verblijfsrecht omvat voor niet-EU-onderdanen die langer dan 90 dagen in België zullen werken. De werkgever dient de aanvraag in via het regionale éénloket, en de regio en de federale Dienst voor Vreemdelingenzaken nemen de beslissing.

Wat is bijlage 46 van de gecombineerde vergunning?

Bijlage 46 is het besluit van de Dienst voor Vreemdelingenzaken (DVZ) tot toekenning van de gecombineerde vergunning, of bijlage 47, het attest dat de DVZ afgeeft wanneer er binnen de beslissingstermijn geen negatief besluit is genomen. Op basis daarvan schrijft de werknemer zich binnen 8 werkdagen na aankomst in België, of na ontvangst ervan indien hij zich al in België bevindt, in bij de gemeente.

Heeft een in de EU gestationeerde werknemer van buiten de EU een gecombineerde vergunning nodig?

Niet als aan de Vander Elst-voorwaarden is voldaan: de werknemer is in dienst bij een onderneming die in de EER of Zwitserland is gevestigd, woont en werkt daar legaal, heeft een vast contract en geldige documenten, en de Limosa-aangifte is in orde. Anders is een werkvergunning vereist.

Kan een buitenlandse onderneming een gecombineerde vergunning aanvragen?

Alleen via een in België gevestigde vertegenwoordiger, na registratie bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Alleen in België gevestigde werkgevers, of een natuurlijke persoon met hoofdverblijfplaats in België die namens de werkgever optreedt, kunnen een aanvraag indienen.

Zorg ervoor dat je alle werknemers op je locatie in de gaten houdt

Vergunningen en Limosa bepalen wie er mag werken. Dagelijkse registratie toont aan wie er daadwerkelijk heeft gewerkt. Suivo registreert uw eigen teams, uw onderaannemers en hun buitenlandse werknemers in hetzelfde bouwplaatsdossier.

Boek een gratis demo