Qui doit effectuer une déclaration de travail en Belgique, et quel est le lien avec Checkinatwork ?

Une « werfmelding » est la déclaration de travaux que vous déposez auprès de l'ONSS (Office national de sécurité sociale) avant le début des travaux sur un chantier belge. Son nom officiel est « Aangifte van werken » (Déclaration de travaux). L'entrepreneur qui a conclu le contrat avec le maître d'ouvrage la dépose en ligne et y mentionne tous les sous-traitants. Vous devez déclarer les contrats d'un montant égal ou supérieur à 30 000 euros, ceux d'un montant égal ou supérieur à 5 000 euros impliquant un seul sous-traitant, ainsi que tous les contrats, quel qu'en soit le montant, impliquant deux sous-traitants ou plus. Si vous oubliez de le faire, vous devrez payer une pénalité correspondant à 5 % du montant des travaux non déclarés.

Le numéro de chantier figurant sur votre déclaration sert également de code d'accès pour l'enregistrement quotidien des présences. La solution «Check in at Work » de Suivo se charge de cette gestion quotidienne pour vos équipes et vos sous-traitants.

Qu'est-ce qu'une « werfmelding » (déclaration de travaux) ?

La déclaration de chantier permet d'indiquer à l'administration quels entrepreneurs et sous-traitants interviennent sur quel chantier, pour le compte de quel donneur d'ordre. Le service en ligne s'appelle « Aangifte van werken ». La FAQ de la RSZ utilise le terme « werfmelding » pour désigner cette déclaration. On parle également de « unieke werfmelding », mais il ne s'agit pas d'un terme officiel.

Une seule déclaration suffit pour plusieurs autorités. Depuis la loi du 8 décembre 2013, la déclaration à la RSZ, la notification préalable relative au bien-être au travail et la notification au comité de sécurité de chantier s’effectuent toutes via la même application de la RSZ, selon le SPF WASO (Service public fédéral Emploi). Constructiv et le SPF WASO y puisent les données dont ils ont besoin. Vous ne devez effectuer cette démarche qu’une seule fois.

Qui doit le déposer : l'entrepreneur principal, les sous-traitants, les entreprises étrangères ?

L'entrepreneur déclarant. C'est l'entrepreneur engagé directement par le maître d'ouvrage qui dépose la déclaration. Celle-ci contient les informations relatives au chantier, au maître d'ouvrage et à l'ensemble des sous-traitants.

Plusieurs prestataires travaillant pour le même client. Chaque prestataire, qui dispose de son propre contrat avec le client, déclare ce contrat. La première déclaration génère un numéro d'identification du site. Le client communique ce numéro aux autres prestataires, qui ajoutent leurs contrats au même site.

Sous-traitants. Un sous-traitant ne dépose pas sa propre déclaration. Toutefois, s'il fait appel à un autre sous-traitant, il doit d'abord en informer par écrit l'entrepreneur déclarant. Ce dernier ajoute alors cette entreprise à sa déclaration avant le début des travaux. Les sous-traitants sans personnel doivent également être déclarés.

Autres cas :

• Les promoteurs immobiliers déposent une déclaration lorsqu'ils sont considérés comme des entrepreneurs.
• Clients privés : les travaux réalisés pour des particuliers doivent également être déclarés et signalés comme « client privé ».
• Les prestataires tels que les géomètres, les coordinateurs de sécurité et les bureaux d'études ne sont pas déclarés en tant que sous-traitants.

Entreprises étrangères. Une entreprise étrangère effectuant des travaux en Belgique est soumise aux mêmes règles et doit remplir la déclaration. Elle doit disposer d'un numéro d'entreprise belge, qu'elle peut demander via le formulaire de déclaration. Les sous-traitants étrangers doivent être déclarés, qu'ils disposent ou non d'un numéro d'entreprise belge : les entreprises de l'UE avec leur numéro de TVA intracommunautaire, les entreprises hors UE avec leur numéro d'identification de leur pays d'origine. Les travaux effectués à l'étranger ne sont pas déclarés en Belgique.

Évolution des conditions d'accès en 2026 :

• Depuis le 29 juin 2026, seul l'entrepreneur déclarant peut créer ou modifier une déclaration. Les autres entreprises de la chaîne ne peuvent consulter que les déclarations dans lesquelles elles figurent.
• La RSZ a annoncé qu’au cours du quatrième trimestre 2026, elle mettrait fin à l’accès non sécurisé. Vous devrez alors disposer d’un accès sécurisé pour déposer, modifier ou même consulter une déclaration. Les entrepreneurs étrangers ne disposant pas d’une eID belge doivent demander dès à présent un accès sécurisé. Notre calendrier de mise en conformité 2027 destiné aux entrepreneurs étrangers répertorie les autres dates.

Quelles sont les solutions efficaces et quels sont les seuils à respecter ?

Activités que vous déclarez (selon la RSZ) :

• Travaux dans le secteur immobilier (werken in onroerende staat), à l'exception de certaines activités agricoles, horticoles et forestières. Le nettoyage des bâtiments est pris en compte et est soumis aux mêmes seuils.
• Livraison de béton prêt à l'Béton.
• Les travaux liés à l'amiante doivent être mentionnés dans la déclaration.
• Sécurité (PC 317) et certains travaux dans le secteur de la viande : chaque contrat, quel qu’en soit le montant ; dans le secteur de la viande, une déclaration globale par client/déclarant.

Seuils applicables aux travaux immobiliers, par contrat entre le client et l'entrepreneur, hors TVA :

Exemples relatifs à la RSZ : 3 000 EUR avec deux sous-traitants : à déclarer. 3 000 EUR avec un seul sous-traitant : à ne pas déclarer. 5 075 EUR avec un seul sous-traitant : à déclarer.

Deux règles pratiques :

• Contrats à durée indéterminée : indiquer le montant annuel estimé des factures.
• Lorsqu'une exonération cesse de s'appliquer (par exemple, si vous ajoutez un deuxième sous-traitant), effectuez immédiatement la déclaration. Le formulaire vous permet d'indiquer que l'exonération s'appliquait au départ ; la déclaration n'est donc pas considérée comme tardive.

Quand et comment faut-il le déposer ?

Quand

• Avant le début des travaux.
• Pour les chantiers temporaires ou mobiles et pour les travaux de désamiantage: au moins 15 jours calendaires avant le début des travaux. Les travaux de désamiantage exposant les travailleurs doivent également être signalés à l'inspection locale chargée du bien-être au travail.

Comment faire : étape par étape

1. Connectez-vous au service en ligne « Aangifte van werken » sur le portail de la sécurité sociale. Les déclarations se font exclusivement par voie électronique.

2. Vérifiez si le chantier existe déjà. Si un autre entrepreneur l'a déjà déclaré pour le même client, utilisez le numéro d'identification du chantier que le client vous communique.

3. Indiquez le chantier, le client et les détails de votre contrat. Précisez s'il s'agit de travaux liés à l'amiante, le cas échéant.

4. Indiquez tous les sous-traitants, qu'ils soient belges ou étrangers.

5. Validez. Vous recevez un numéro d'identification du site et un numéro de série pour votre contrat. Les documents de confirmation sont envoyés dans la boîte e-Box Entreprise des parties et/ou par courrier postal.

6. Communiquez le numéro de chantier au client afin que les autres entrepreneurs présents sur le même chantier puissent l'utiliser.

7. Tenez-la à jour. Vous pouvez modifier une déclaration à tout moment, même si celle-ci est en cours de traitement ou clôturée. Seule la RSZ peut modifier le donneur d'ordre, la finalité des travaux et l'indicateur « soumis à enregistrement ».

Dates de fin. La date de fin correspond à la réception provisoire ou à l'expiration du contrat. Depuis le 1er janvier 2025, une déclaration à durée indéterminée (« doorlopend ») peut être valable pendant un an au maximum à compter de la date de début. Vous pouvez la prolonger chaque année, dans les délais impartis. Une déclaration prend fin automatiquement à l'expiration de sa date de fin.

Volumes. La soumission groupée est possible depuis 2010. Les entrepreneurs en béton prêt à l'emploi peuvent sélectionner, pour chaque centrale d'Béton , les sous-traitants connus, potentiels ou tous les sous-traitants à partir d'une liste.

Comment le « werfmelding » s'intègre à Checkinatwork (et à CIAO à partir d'avril 2027)

La déclaration des travaux et l'enregistrement quotidien des présences sont deux tâches distinctes qui partagent un même numéro.

Inscrivez-vous dès aujourd’hui sur Checkinatwork. Les chantiers immobiliers (à l’exception des travaux de nettoyage) d’un montant égal ou supérieur à 500 000 euros hors TVA (800 000 euros pour les travaux débutés entre le 1er avril 2014 et le 29 février 2016) doivent être déclarés dans la « Aangifte van werken ». Checkinatwork identifie ensuite le chantier à l’aide du numéro de chantier figurant dans votre déclaration. Selon l’ONSS, toutes les parties déclarées reçoivent une lettre d’avertissement portant la référence « CAWON » lorsqu’un enregistrement est requis. Dès lors, chaque personne présente sur le chantier est enregistrée quotidiennement, avant de commencer à travailler. Les employeurs et les entrepreneurs enregistrent leur propre personnel, leurs sous-traitants et les sous-traitants indépendants. Les travailleurs peuvent également s’enregistrer eux-mêmes.

Pour connaître les travaux exemptés, consultez la section « Quand l'Check in at Work n'est-elle pas obligatoire? ».

CIAO à compter du 1er avril 2027. À compter du 1er avril 2027, selon la RSZ, les travaux dans le secteur immobilier (à l’exception du nettoyage) et la livraison de béton prêt à l’emploi sur des chantiers d’une valeur égale ou supérieure à 500 000 euros seront soumis au système « Check in and out at work » (CIAO). Quels sont les changements :

• Selon la RSZ, il n'est désormais plus possible d'enregistrer les présences sur les chantiers sur Check in at Work;
• en vertu de la loi-programme du 30 mai 2026, l'heure de chaque arrivée et de chaque départ est enregistrée, au lieu d'un seul enregistrement quotidien ;
• les données d'enregistrement doivent être transmises sans délai, et chaque personne doit pouvoir s'enregistrer avant d'entrer sur le site ou de le quitter ;
• si l'application en ligne RSZ sert d'outil d'enregistrement sur place, chaque personne doit disposer de son propre appareil d'enregistrement ;
• Chaque enregistrement comportera également le numéro de déclaration des travaux.

La RSZ précise que de plus amples informations suivront. La leçon à en tirer est simple : une déclaration correcte est la base de tout. Si le numéro de chantier est erroné ou si un sous-traitant n'est pas mentionné, l'enregistrement quotidien échoue également.

Nettoyage. Le nettoyage est soumis aux seuils de déclaration, et non au seuil de 500 000 euros. Chaque déclaration génère désormais un code QR permettant d'enregistrer les entrées et sorties au travail à des fins de nettoyage.

Le rôle de Suivo. Suivo ne se charge pas de remplir la déclaration à votre place. L'application gère l'enregistrement quotidien de vos équipes et sous-traitants de trois manières différentes : via l'Check in at Work , un bornet mobile acceptant la carte d'identité belge et d'autres justificatifs d'identité, ou encore une « boîte noire » installée dans les véhicules. Chez Cegelec, la saisie manuelle de 20 000 enregistrements par mois aurait nécessité deux employés supplémentaires (lire l'étude de cas Cegelec).

Que se passe-t-il si vous ne déposez pas votre déclaration ?

Selon la note de la RSZ adressée aux entrepreneurs:

• L'entrepreneur qui omet de déclarer ces travaux est redevable à la RSZ de 5 % du montant total des travaux non déclarés, hors TVA.
• Un sous-traitant qui n'informe pas par écrit son maître d'œuvre qu'il fait appel à des sous-traitants est redevable de 5 % du montant des travaux qu'il a sous-traités.
• Si la pénalité infligée à l'entrepreneur résulte d'une erreur commise par un sous-traitant, elle est réduite du montant effectivement versé par ce dernier.

Pour un contrat de 400 000 euros, cela représente 20 000 euros. Il y a également un coût caché. Sans déclaration en bonne et due forme, un chantier enregistré sur Checkinatwork ne dispose pas d'un numéro de chantier valide. Cela rend l'enregistrement quotidien de vos équipes et sous-traitants peu fiable dès le premier jour.

Liste de contrôle avant le premier jour sur le chantier

• Montant du contrat hors TVA connu et nombre de sous-traitants recensé
• Seuil vérifié : faut-il le déclarer ou non ?
• Chantier temporaire ou mobile, ou présence d'amiante ? Déclaration à effectuer au moins 15 jours calendaires avant le début des travaux
• Le chantier a-t-il déjà été déclaré par un autre entrepreneur pour le même client ? Utilisez ce numéro d'identification du chantier.
• Tous les sous-traitants ont été ajoutés, y compris les sous-traitants étrangers (numéro de TVA ou numéro d'identification de leur pays d'origine)
• Réception d'une notification écrite de la part de chaque sous-traitant qui fait appel à son propre sous-traitant
• Mise en place d'un accès sécurisé, avant que la RSZ ne supprime l'accès non sécurisé au quatrième trimestre 2026
• Site dont la valeur est supérieure ou égale à 500 000 euros ? Mise en place d'un système d'enregistrement quotidien des présences pour chaque personne présente sur le site
• Le plan est prêt pour l'enregistrement des heures d'arrivée et de départ au travail à compter du 1er avril 2027
• Vérifiez les sous-traitants sur checkinhoudingsplicht.be avant de les payer (consultez notre guide sur l'obligation de retenue à la source)

Questions fréquemment posées

Qui doit effectuer la déclaration « werfmelding » ?

L'entrepreneur engagé directement par le maître d'ouvrage dépose la déclaration de travaux et dresse la liste de tous les sous-traitants. Si plusieurs entrepreneurs ont chacun un contrat avec le même maître d'ouvrage, chacun d'entre eux déclare son propre contrat sur le même chantier.

Comment puis-je déclarer un site ?

Connectez-vous au service en ligne « Aangifte van werken » sur le portail de la sécurité sociale, saisissez le chantier, le donneur d'ordre, votre contrat et vos sous-traitants, puis validez vos informations avant le début des travaux. Vous recevrez alors un numéro d'identification du chantier à communiquer aux autres entrepreneurs.

Quelles œuvres devez-vous déclarer ?

Les travaux dans le secteur immobilier (y compris le nettoyage) dépassant les seuils fixés, la livraison de béton prêt à l'Béton, ainsi que tous les contrats relevant du secteur de la sécurité et certaines activités du secteur de la viande. Les travaux liés à l'amiante doivent également être mentionnés dans la déclaration.

Dans quels cas la participation à la CIAW est-elle obligatoire ?

Check in at Work est obligatoire pour les travaux immobiliers (à l'exception du nettoyage) dont le montant s'élève à 500 000 euros ou plus hors TVA, pour la livraison de béton prêt à l'emploi et pour certains travaux dans le secteur de la viande. À compter du 1er avril 2027, selon la RSZ, les secteurs de la construction et du béton prêt à l'emploi passeront au système « Check in and out at work ».

Quelle est la sanction prévue en cas de non-déclaration d'un « werfmelding » ?

Un entrepreneur qui omet de déclarer ses travaux est redevable à la RSZ de 5 % du montant total des travaux non déclarés, hors TVA. Un sous-traitant qui n'informe pas par écrit son entrepreneur de l'existence de ses propres sous-traitants est redevable de 5 % du montant des travaux sous-traités.

De la déclaration à l'enregistrement quotidien

Votre déclaration de travaux permet de mettre en place le chantier. L'enregistrement quotidien permet d'identifier les personnes présentes, qu'il s'agisse de votre propre personnel ou de tous les sous-traitants. Suivo se charge de cette tâche quotidienne, afin que votre dossier de chantier soit à jour en cas de contrôle.

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