Wie moet in België een werfmelding indienen, en hoe hangt dit samen met Checkinatwork?

Een werfmelding is de aangifte van werkzaamheden die u bij de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid) indient voordat de werkzaamheden op een Belgische bouwplaats van start gaan. De officiële benaming is „Aangifte van werken” (Déclaration de travaux). De aannemer die het contract met de opdrachtgever heeft, dient deze online in en vermeldt daarbij alle onderaannemers. U moet opdrachten van 30.000 euro of meer aangeven, opdrachten van 5.000 euro of meer met één onderaannemer, en opdrachten van elk bedrag met twee of meer onderaannemers. Als u dit vergeet, betaalt u 5% van de niet-aangegeven werken.

Het locatienummer uit uw aangifte dient tevens als code voor de dagelijkse aanwezigheidsregistratie. De ‘Check in at Work ’-oplossing van Suivo regelt dat dagelijkse gedeelte voor uw teams en onderaannemers.

Wat is een werfmelding?

Via de werfmelding wordt aan de overheid doorgegeven welke aannemers en onderaannemers op welke bouwplaats werken, voor welke opdrachtgever. De online dienst heet ‘Aangifte van werken’. In de FAQ van de RSZ wordt de term ‘werfmelding’ gebruikt voor het melden zelf. Men spreekt ook wel van ‘unieke werfmelding’, maar dat is geen officiële term.

Eén aangifte volstaat voor meerdere instanties. Sinds de wet van 8 december 2013 verlopen de aangifte bij de RSZ, de voorafgaande kennisgeving inzake welzijn op het werk en de kennisgeving aan de veiligheidscommissie voor de bouw allemaal via dezelfde RSZ-applicatie, aldus de FOD WASO (Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid). Constructiv en de FOD WASO halen daaruit de gegevens die ze nodig hebben. Je dient maar één keer een aangifte in.

Wie moet deze aangifte indienen: hoofdaannemer, onderaannemers, buitenlandse bedrijven?

De aangevende aannemer. De aannemer die rechtstreeks door de opdrachtgever is ingehuurd, dient de aangifte in. Hierin worden de gegevens van de bouwplaats, de opdrachtgever en alle onderaannemers vermeld.

Meerdere aannemers voor dezelfde opdrachtgever. Elke aannemer die een eigen contract met de opdrachtgever heeft, meldt dat contract aan. Bij de eerste aanmelding wordt een locatie-identificatienummer aangemaakt. De opdrachtgever deelt dit nummer met de andere aannemers, die hun contracten aan dezelfde locatie toevoegen.

Onderaannemers. Een onderaannemer dient geen eigen aangifte in. Maar als hij een verdere onderaannemer inschakelt, moet hij de aangevende aannemer hiervan eerst schriftelijk op de hoogte stellen. De aangevende aannemer voegt die onderneming vervolgens toe voordat de werkzaamheden van start gaan. Ook onderaannemers zonder personeel moeten worden aangegeven.

Overige gevallen:

• Vastgoedontwikkelaars dienen een aanvraag in wanneer ze als aannemers worden behandeld.
• Particuliere klanten: opdrachten voor particulieren moeten eveneens worden aangegeven en gemarkeerd als „particuliere klant“.
• Diensten zoals landmeters, veiligheidscoördinatoren en ontwerpbureaus worden niet als onderaannemers opgegeven.

Buitenlandse bedrijven. Een buitenlands bedrijf dat werkzaamheden uitvoert in België volgt dezelfde regels en dient de aangifte in. Het heeft een Belgisch ondernemingsnummer nodig, dat het via het aangifteformulier kan aanvragen. Buitenlandse onderaannemers moeten worden aangegeven, ongeacht of ze een Belgisch ondernemingsnummer hebben: EU-bedrijven met hun intracommunautaire btw-nummer, niet-EU-bedrijven met hun identificatienummer uit het land van herkomst. Werkzaamheden in het buitenland worden niet in België aangegeven.

Wijzigingen in de toegang in 2026:

• Sinds 29 juni 2026 kan alleen de aangevende aannemer een aangifte aanmaken of wijzigen. Andere bedrijven in de keten kunnen alleen de aangiften bekijken waarin zij zelf voorkomen.
• De RSZ heeft aangekondigd dat zij in het vierde kwartaal van 2026 de onbeveiligde toegang zal intrekken. Vanaf dat moment hebt u beveiligde toegang nodig om een aangifte in te dienen, te wijzigen of zelfs maar in te zien. Buitenlandse aannemers zonder Belgische eID moeten nu al beveiligde toegang aanvragen. In onze nalevingskalender voor 2027 voor buitenlandse aannemers staan de overige data vermeld.

Welke werken en welke drempels?

Werkzaamheden die u aangeeft (volgens de RSZ):

• Werkzaamheden op het gebied van onroerend goed, met uitzondering van bepaalde activiteiten in de landbouw, tuinbouw en bosbouw. Het schoonmaken van gebouwen valt hieronder en voor deze werkzaamheden gelden dezelfde drempels.
• Levering van stortklaar beton.
• Asbestwerkzaamheden moeten in de verklaring worden vermeld.
• Beveiliging (PC 317) en bepaalde werkzaamheden in de vleessector: elk contract, ongeacht het bedrag; in de vleessector: één algemene aangifte per klant/aangifteplichtige.

Drempelbedragen voor werkzaamheden aan onroerend goed, per overeenkomst tussen opdrachtgever en aannemer, exclusief btw:

Voorbeelden inzake de RSZ: 3.000 EUR met twee onderaannemers: aangeven. 3.000 EUR met één onderaannemer: niet aangeven. 5.075 EUR met één onderaannemer: aangeven.

Twee praktische regels:

• Contracten voor onbepaalde tijd: gebruik het geschatte jaarlijkse factuurbedrag.
• Wanneer een vrijstelling niet langer van toepassing is (bijvoorbeeld wanneer u een tweede onderaannemer toevoegt), moet u dit onmiddellijk aangeven. Op het formulier kunt u aangeven dat de vrijstelling aanvankelijk van toepassing was, zodat de aangifte niet als te laat wordt beschouwd.

Wanneer en hoe dien je het in?

Wanneer

• Voordat de werkzaamheden van start gaan.
• Voor tijdelijke of mobiele bouwplaatsen en voor asbestverwijdering: ten minste 15 kalenderdagen vóór aanvang. Asbestverwijdering waarbij werknemers worden blootgesteld, moet ook worden gemeld bij de lokale inspectiedienst voor welzijn op het werk.

Hoe: stap voor stap

1. Log in op de online dienst ‘Aangifte van werken’ op het socialezekerheidsportaal. Aangiften kunnen uitsluitend elektronisch worden ingediend.

2. Controleer of de locatie al bestaat. Als een andere aannemer deze al voor dezelfde klant heeft opgegeven, gebruik dan het locatie-identificatienummer dat de klant je geeft.

3. Voer de locatie, de opdrachtgever en uw contractgegevens in. Vermeld asbestwerkzaamheden indien van toepassing.

4. Voeg alle onderaannemers toe, zowel Belgische als buitenlandse.

5. Bevestig. U ontvangt een locatie-identificatienummer en een volgnummer voor uw contract. De bevestigingsdocumenten worden naar de e-Box Enterprise van de partijen en/of per post verzonden.

6. Geef het locatienummer door aan de klant, zodat andere aannemers op dezelfde locatie het kunnen gebruiken.

7. Houd de aangifte up-to-date. Je kunt een aangifte op elk moment aanpassen, zelfs als deze nog loopt of al is afgesloten. Alleen de RSZ kan de opdrachtgever, het einddoel van de werken en de indicator ‘onderworpen aan registratie’ wijzigen.

Einddatums. De einddatum is de voorlopige oplevering of het einde van het contract. Sinds 1 januari 2025 kan een doorlopende aangifte maximaal één jaar lopen vanaf de ingangsdatum. Je kunt deze elk jaar tijdig verlengen. Een aangifte wordt automatisch beëindigd wanneer de einddatum is verstreken.

Volumes. Het in één keer indienen van opdrachten is al sinds 2010 mogelijk. Aannemers van stortklaar beton kunnen per betoncentrale uit een lijst de bekende, potentiële of alle onderaannemers selecteren.

Hoe de werfmelding is gekoppeld aan Checkinatwork (en vanaf april 2027 aan CIAO)

De melding van werkzaamheden en de dagelijkse aanwezigheidsregistratie zijn twee verschillende taken die onder één nummer vallen.

Meld je vandaag nog aan bij Checkinatwork. Werkplaatsen met bouwwerkzaamheden (met uitzondering van schoonmaakwerkzaamheden) ter waarde van 500.000 euro of meer exclusief btw (800.000 euro voor werkzaamheden die tussen 1 april 2014 en 29 februari 2016 zijn gestart) moeten worden aangegeven in de Aangifte van werken. Checkinatwork identificeert vervolgens de werf aan de hand van het werfnummer uit uw aangifte. Volgens de RSZ ontvangen alle aangegeven partijen een waarschuwingsbrief met de referentie „CAWON“ wanneer registratie vereist is. Vanaf dat moment wordt elke persoon op de werf dagelijks geregistreerd, voordat hij of zij aan het werk gaat. Werkgevers en aannemers registreren hun eigen personeel, hun onderaannemers en zelfstandige onderaannemers. Werknemers kunnen zich ook zelf registreren.

Zie onder ‘Wanneer is Check in at Work niet vereist?’ om te zien welke werken zijn vrijgesteld.

CIAO vanaf 1 april 2027. Vanaf 1 april 2027 vallen , volgens de RSZ, werkzaamheden in de vastgoedsector (met uitzondering van schoonmaak) en de levering van stortklaar beton op bouwplaatsen met een waarde van 500.000 euro of meer onder het systeem ‘In- en uitklokken op het werk ’ (CIAO). Wat verandert er:

• Volgens de RSZ kan de aanwezigheid op de bouwplaats niet langer worden geregistreerd op Check in at Work;
• krachtens de programmawet van 30 mei 2026 wordt het tijdstip van elke aankomst en elk vertrek geregistreerd, in plaats van één dagelijkse registratie;
• de registratiegegevens moeten onmiddellijk worden doorgegeven, en iedereen moet zich kunnen registreren voordat hij het terrein betreedt of verlaat;
• als de RSZ-online-app het registratiesysteem ter plaatse is, heeft iedereen een eigen registratieapparaat nodig;
• bij elke registratie wordt ook het nummer van de bouwvergunning vermeld.

De RSZ laat weten dat er nog meer details zullen volgen. De praktische les is simpel: een correcte aangifte vormt de basis. Als het vestigingsnummer niet klopt of een onderaannemer ontbreekt, mislukt ook de dagelijkse registratie.

Schoonmaak. Voor de schoonmaak gelden de aangiftedrempels, niet de drempel van 500.000 euro. Bij elke aangifte wordt nu een QR-code gegenereerd voor het in- en uitchecken op het werk in verband met de schoonmaak.

Waar Suivo van pas komt. Suivo dient de aangifte niet voor u in. Het verzorgt de dagelijkse registratie van uw teams en onderaannemers op drie manieren: via de app ‘ Check in at Work ’, via een mobiele registratiezuil die de Belgische identiteitskaart en andere identificatiemiddelen accepteert, of via een zwarte doos in het voertuig. Bij Cegelec zou het handmatig invoeren van 20.000 registraties per maand twee extra medewerkers kosten (lees de casus van Cegelec).

Wat gebeurt er als je geen aangifte doet?

Volgens de mededeling van de RSZ aan aannemers:

• De aannemer die nalaat aangifte te doen, is de RSZ 5 % verschuldigd van het totale bedrag van de niet-aangegeven werken, exclusief btw.
• Een onderaannemer die zijn hoofdaannemer niet schriftelijk meedeelt dat hij onderaannemers inschakelt, is 5% verschuldigd van de waarde van de werkzaamheden die hij aan onderaannemers heeft uitbesteed.
• Indien de boete van de aannemer het gevolg was van een fout van een onderaannemer, wordt deze verminderd met het bedrag dat die onderaannemer daadwerkelijk heeft betaald.

Bij een contract van 400.000 euro komt dat neer op 20.000 euro. Er zijn ook verborgen kosten. Zonder een correcte aangifte heeft een Checkinatwork-locatie geen geldig locatienummer. Daardoor is de dagelijkse registratie van uw teams en onderaannemers vanaf dag één onbetrouwbaar.

Checklist voor de eerste werkdag op locatie

• De contractwaarde exclusief btw is bekend en het aantal onderaannemers is geteld
• Drempel gecontroleerd: wel of niet declareren?
• Tijdelijke of mobiele bouwplaats of asbest? Ten minste 15 kalenderdagen vóór de start ingediend
• Is deze locatie al door een andere aannemer voor dezelfde opdrachtgever geregistreerd? Gebruik dan dat locatie-identificatienummer
• Alle onderaannemers toegevoegd, inclusief buitenlandse (btw-nummer of identificatienummer van het land van herkomst)
• Een schriftelijke kennisgeving ontvangen van elke onderaannemer die een eigen onderaannemer inschakelt
• Beveiligde toegang is geregeld, voordat de RSZ de onbeveiligde toegang in het vierde kwartaal van 2026 intrekt
• Locatie met een waarde van 500.000 euro of meer? Dagelijkse aanwezigheidsregistratie voor elke persoon op de locatie
• Plan klaar voor het in- en uitklokken op het werk vanaf 1 april 2027
• Controleer onderaannemers op checkinhoudingsplicht.be voordat u betaalt (zie onze gids over de inhoudingsplicht)

Veelgestelde vragen

Wie moet de werfmelding indienen?

De aannemer die rechtstreeks door de opdrachtgever is ingehuurd, dient de werkaangifte in en vermeldt daarin alle onderaannemers. Als meerdere aannemers elk een contract hebben met dezelfde opdrachtgever, geeft elke aannemer zijn eigen contract op dezelfde bouwplaats aan.

Hoe meld ik een locatie aan?

Log in op de online dienst ‘Aangifte van werken’ op het socialezekerheidsportaal, voer de bouwplaats, de opdrachtgever, uw contract en uw onderaannemers in, en bevestig dit voordat de werkzaamheden van start gaan. U ontvangt dan een bouwplaatsidentificatienummer dat u aan de andere aannemers moet doorgeven.

Welke werken moet u aangeven?

Werkzaamheden aan onroerend goed (met inbegrip van schoonmaak) die de drempelwaarden overschrijden, de levering van stortklaar beton, en elke opdracht op het gebied van beveiliging en bepaalde activiteiten in de vleessector. Ook asbestwerkzaamheden moeten in de aangifte worden vermeld.

Wanneer is CIAW verplicht?

Check in at Work is verplicht voor werkzaamheden aan onroerende goederen (met uitzondering van schoonmaak) op bouwplaatsen met een waarde van 500.000 euro of meer exclusief btw, voor de levering van stortbeton en voor bepaalde werkzaamheden in de vleessector. Vanaf 1 april 2027 gaan de bouwsector en de stortbetonsector volgens de RSZ over op ‘In- en uitchecken op het werk’.

Wat is de boete voor het niet indienen van een werfmelding?

Een aannemer die nalaat aangifte te doen, is de RSZ 5 % verschuldigd van het totale bedrag van de niet-aangegeven werken, exclusief btw. Een onderaannemer die zijn aannemer niet schriftelijk op de hoogte stelt van zijn eigen onderaannemers, is 5 % verschuldigd van de uitbestede werken.

Van aangifte tot dagelijkse registratie

Met uw werkverslag wordt de bouwplaats in kaart gebracht. Door dagelijkse registratie wordt vastgelegd wie er aanwezig was, zowel voor uw eigen medewerkers als voor alle onderaannemers. Suivo neemt dat dagelijkse werk voor zijn rekening, zodat uw bouwplaatsdossier klopt wanneer een inspecteur erom vraagt.

Boek een gratis demo