Wat is Check-in-at-Work (CIAW) en Check-in-and-out-at-Work (CIAO)?
Check-inat-Work (CIAW) en Check-in-and-out-at-Work (CIAO) is een verplichte aanwezigheidsregistratie voor iedereen die op Belgische bouw- of reinigingswerven werkt.
Elke werknemer, onderaannemer of uitzendkracht moet zich registreren wanneer hij aankomen op de werfen de gegevens worden gedeeld met de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid).
Het is bedoeld om de veiligheid, traceerbaarheid en naleving van sociale wetten te garanderen, maar voor veel bedrijven is het ook een dagelijkse administratieve kopzorg geworden.
Als je één registratie mist, riskeer je boetes, inspectiewaarschuwingen of uitgestelde betalingen van klanten die CIAW/ CIAO bewijzen eisen.
CIAO: Wat verandert er in 2025?
Van Januari 2025worden de bestaande CIAW-regels uitgebreid tot Check-in-and-Out-at-Work (CIAO).
Dat betekent:
- Werknemers moeten registreren zowel in- als uitgaanstijden.
- De regelgeving gaat verder dan alleen de bouw schoonmaak en facilitaire diensten.
- De RSZ heeft nu meer fijnmazige tijdsgegevens (niet alleen aanwezigheid).
Kortom: naleving wordt steeds strenger en handmatig bijhouden is niet meer genoeg.
De verborgen kosten van handmatige naleving
Papieren lijsten, Excel-sjablonen of rapportage via de telefoon lijken eenvoudig totdat er iets misgaat.
Veel voorkomende problemen zijn onder andere:
- Verkeerde RSZ of werknemers-ID's
- Te late bestandsuploads veroorzaken auditwaarschuwingen
- Ontkoppelde systemen (CIAW/CIAO-gegevens niet gekoppeld aan salarisadministratie of projecten)
Zelfs één ontbrekende registratie kan leiden tot boetes tot € 6.000 per locatie of inspectiewaarschuwingen.
En het achteraf corrigeren van gegevens neemt kostbare HR-tijd weg van kerntaken.
Waarom automatisering nu essentieel is
Nu de CIAO-regels zich uitbreiden, hebben bedrijven een systeem nodig dat:
- Registreert werknemers automatisch (via badge, voertuig of app)
- Synchroniseert gegevens rechtstreeks met de RSZ
- Houdt een auditspoor bij voor elke registratie
Dat is precies wat Suivo's Tijdregistratie doet.
Hoe Suivo je automatisch compliant houdt
Suivo integreert Check-in-at-Work en Check-in-and-Out-at-Work rechtstreeks in uw bestaande workflows:
- Badgen van voertuigen en palen werknemers registreren hun aanwezigheid automatisch bij aankomst.
- Tijdregistratie app werknemers klokken in/uit via hun mobiel.
- Automatische RSZ gegevens worden veilig gesynchroniseerd met het nationale CIAW/CIAO-platform.
- Auditbestendige rapportage Elke registratie is traceerbaar en voorzien van een tijdstempel.
- Integratie met ERP & salarisadministratie geen handmatige export of dubbele invoer.
Met Suivo wordt compliance onderdeel van het proces en geen extra stap.
Use Case: Compliance zonder zorgen
De uitdaging:
Cegelec worstelde met het beheer van honderden werknemers op meerdere locaties. Handmatige CIAW-bestanden leidden tot fouten en late uploads.
De oplossing:
Suivo automatiseerde alle registraties via site poles en de Time Logger App. RSZ worden nu automatisch geëxporteerd en HR valideert afwezigheden en uren vanuit één dashboard.
Het resultaat:
100% naleving op alle locaties
0 boetes of ontbrekende rapporten
Minder administratietijd voor HR
"We wilden een nulkans om fouten te maken bij het registreren van 500 werknemers voor de nieuwe aanwezigheidsregistratie."
- CEOBenny Vandevenne
Belangrijkste opmerkingen
- CIAO breidt aanwezigheidsregistratieregels uit vanaf 2025, zowel bij binnenkomst als bij vertrek.
- Handmatige tools kunnen geen nauwkeurigheid of naleving garanderen.
Automatisering met Suivo zorgt ervoor dat elke registratie nauwkeurig, audit-proof en RSZ.
Conclusie - Naleving zonder complexiteit
Het doel van CIAW en CIAO is niet om meer werk te creëren - het is om eerlijkheid en veiligheid te garanderen.
Met Suivo gebeurt naleving automatisch, waardoor HR zich kan richten op mensen, niet op papierwerk.
Automatisch compliant blijven.
Boek uw gratis expertsessie en ontdek hoe Suivo uw activiteiten CIAW- en CIAO-klaar houdt, elke dag opnieuw.
