Zorg houdt nooit op, dus worden dienstroosters opgesteld op basis van roulerende vroege, late en nachtdiensten, inclusief weekends. De gezondheidszorg en verzorgingstehuizen kunnen sinds 2023 gebruikmaken van flexibele banen, waardoor ze relatief nieuw zijn in een regeling die de horeca al tien jaar hanteert. Dat betekent dat de dienstroosterdiscipline vaak nog wordt opgebouwd, tegelijkertijd met de discipline rond flexibele banen. Twee zaken moeten nu op elkaar aansluiten: een duidelijk, elektronisch rooster en een Dimona-melding op dezelfde dag vóór elke dienst. Sinds 1 juli 2026 moeten de uren sowieso elektronisch worden geregistreerd. De planningsmodule van Suivo stelt het rooster met wisselende diensten op en maakt onderscheid tussen flexi-jobmedewerkers en uw vaste en uitzendpersoneel, zodat de bezetting zowel veilig als conform de regelgeving blijft. De werkgeversgids voor flexi-jobs uit 2026 beschrijft de regels hierachter.
Hoe zorg je ervoor dat een roterend zorgrooster aan de voorschriften voldoet?
Een zorgrooster is een voortdurend veranderend geheel: de ene dag neemt iemand een late dienst op dinsdag voor zijn rekening, de volgende dag een nachtdienst op donderdag, en het weekend daarna weer een weekenddienst. Wanneer flexwerkers de gaten in dat patroon opvullen, bestaat het risico dat het rooster in je hoofd, het rooster aan de muur en de daadwerkelijk gewerkte uren steeds verder uit elkaar gaan lopen.
Dankzij de planning van Suivo blijven ze bij elkaar:
- Het rooster wordt digitaal opgesteld en gepubliceerd, zodat elke medewerker kan zien voor welke dienst hij of zij daadwerkelijk is ingeroosterd.
- De diensten van elke flexi-job-werknemer worden gemarkeerd, zodat de juiste controles op hen van toepassing zijn.
- Geverifieerde in- en uitkloktijden vervangen het ondertekende papieren formulier bij de verpleegpost.
- De geregistreerde uren zijn de uren die worden gebruikt voor de salarisberekening en de aangiften; er hoeft niets opnieuw te worden ingevoerd.
Die ene betrouwbare bron is in de zorg belangrijker dan bijna waar dan ook, omdat een tekort aan personeel een kwestie van patiëntveiligheid is, en niet alleen een kwestie van loonadministratie. Een dienstrooster waarop je kunt vertrouwen, is een dienstrooster waarmee je veilig personeel kunt inzetten.
Hoe wordt er omgegaan met toeslagen voor nacht- en weekenddiensten?
Voor zorgwerk gelden toeslagen voor nacht-, weekend- en feestdagen, die worden vastgesteld door je paritair comité. Voor een flexi-job-werknemer moeten die toeslagen bij de juiste uren worden geboekt, anders klopt het loon niet en geldt de loonplafondcontrole niet meer.
Omdat de tijdregistratie het exacte begin en einde van elke dienst vastlegt, weet het systeem welke uren in het nachtvenster of op een zondag vielen, en kan het deze dienovereenkomstig coderen. Hier geldt het algemene flexiloonplafond, namelijk 150% van het geldende sectorale minimumbasisloon, en niet het horecaplafond van 21 euro. Het plafond wordt afgemeten aan de daadwerkelijk gewerkte uren, dus alleen met nauwkeurige tijdstempels kunt u toeslagen correct toepassen en er toch zeker van zijn dat het loon binnen de wettelijke limiet blijft. Geschatte of afgeronde uren zijn voor die berekening ongeschikt, en een toeslag die over de verkeerde uren wordt betaald, is precies het soort afwijking dat bij een inspectie aan het licht komt.
Is een nachtdienst die laat begint nog steeds een DimDay nodig?
Ja, en dat is nu juist de valkuil in de zorgsector. Een Dimona-aangifte voor dezelfde dag (DimDay) moet worden ingediend voordat de werknemer aan het werk gaat, zonder uitstelperiode en zonder dat de aangifte met terugwerkende kracht kan worden ingediend. Voor een nachtdienst die om 22.00 uur begint, moet de DimDay-aangifte nog steeds vóór 22.00 uur worden ingediend, en niet de volgende ochtend wanneer het dagteam arriveert. SIOD-inspecteurs controleren de tijdstempels van de DimDay-aangiften, en een aangifte die wordt ingediend nadat een nachtdienst al is begonnen, is ongeldig.
Als een dienst wordt gedraaid zonder geldige DimDay, wordt die dag behandeld als reguliere arbeid: volledige werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid over het loon van die dag en het verlies van het belastingvoordeel van de werknemer voor die dag. In een verzorgingstehuis waar vaak op het laatste moment gaten moeten worden opgevuld, leiden herhaalde fouten tot een aanzienlijke naheffing van de RSZ. Een gekoppeld planningssysteem dat een ontbrekende DimDay signaleert wanneer je iemand aan het nachtrooster toevoegt, voorkomt dat de aangifte van de late dienst wordt vergeten. Wat er gebeurt als het misgaat, zie je bij de boete voor een ontbrekende Dimona.
Hoe passen flexwerkers in het geheel naast vaste medewerkers en uitzendkrachten?
In de zorg werken teams zelden uit één enkele categorie. Op één dienstrooster kunnen vaste zorgverleners staan, (tijdelijke) uitzendkrachten die worden ingezet om te vervangen, en flexwerkers. Elk van hen heeft andere verplichtingen:
- Flexi-job-werknemers moeten voor elke dienst een DimDay aanvragen en hun uren moeten binnen de limiet van 150% blijven.
- Uitzendkrachten worden via het uitzendbureau aangemeld en betaald, maar hun gewerkte uren op uw locatie moeten nog steeds worden geregistreerd.
- Vaste medewerkers houden zich aan hun contractuele dienstroosters en toeslagen.
Het toepassen van de verkeerde regel op de verkeerde persoon is de duurste fout bij een inspectie van een gemengd personeelsbestand, en in de zorg liggen de categorieën ongewoon dicht bij elkaar. Een systeem dat de status van elke medewerker kent en de juiste controle toepast, zorgt ervoor dat het rooster foutloos blijft. Zie voor een bredere aanpak: het beheren van een gemengd personeelsbestand.
Sinds wanneer, en wat is er in 2026 veranderd?
De gezondheidszorg en verzorgingstehuizen sloten zich in 2023 aan bij de flexi-jobregeling. De hervorming van 1 juli 2026, waarmee flexi-jobs voor bijna alle sectoren werden opengesteld, heeft de zorg niet uitgesloten, maar sectoren kunnen om uitsluiting verzoeken en kunnen zich tijdens de overgangsperiode van 2026 per kwartaal afmelden, waarbij de afmeldingen bij koninklijk besluit worden vastgesteld. Het eerlijke advies is dus om te controleren of uw specifieke paritaire commissie zich niet heeft teruggetrokken voordat u een flexi-job-rooster opstelt; u kunt dit navragen bij de FOD Werkgelegenheid of bij uw sociaal secretariaat. De andere wijziging geldt voor iedereen: elektronische tijdregistratie werd verplicht op 1 juli 2026, voorafgaand aan de verplichte registratie van de arbeidstijd voor alle werkgevers vanaf 1 januari 2027.
Stel een zorgrooster op dat veilig is en aan de voorschriften voldoet
Suivo stelt je wisselende dienstrooster digitaal op, registreert gecontroleerde uren met de juiste nacht- en weekendtoeslagen en waarschuwt je voor een ontbrekende DimDay voordat de dienst begint, en dat alles op één platform dat je vaste medewerkers, uitzendkrachten en flexwerkers gezamenlijk beheert.
