In de horeca zijn flexibanen geen uitzondering, maar de gangbare manier om de dienstregeling te dekken. De sector maakt er al sinds 2015 gebruik van en heeft er nog steeds meer dan welke andere sector ook. Het praktische probleem is dat diensten in de horeca opgesplitst zijn (een lunchblok en een dinerblok), dat personeel vaak op het laatste moment wordt opgeroepen en dat voor elk van die diensten nog dezelfde dag een Dimona-aangifte moet worden ingediend voordat de werknemer aan de slag gaat. Papierwerk kan dit niet bijhouden, en vanaf 1 juli 2026 is het sowieso niet meer toegestaan. De plannings- en tijdregistratiefuncties van Suivo zijn afgestemd op de realiteit van een dienstrooster in de horeca: gesplitste diensten, last-minute oproepen en een gemengd team. Dit alles wordt elektronisch vastgelegd, zodat uren, DimDay en loon altijd kloppen. Raadpleeg de volledige werkgeversgids voor flexi-jobs 2026 voor de regels hierachter.
Hoe registreer je een gesplitste dienst op de juiste manier?
Een flexi-jobmedewerker in de horeca die van 11.30 tot 14.30 uur de lunchdienst draait en daarna terugkomt voor het diner van 18.00 tot 23.00 uur, heeft twee blokken gewerkt, niet één lange dienst. Als in uw administratie één aaneengesloten periode van 11.30 tot 23.00 uur staat vermeld, hebt u voor de tussenliggende tijd betaald en het aantal uren veel hoger opgegeven dan daadwerkelijk is gewerkt.
Bij elektronische tijdregistratie wordt elk blok vastgelegd wanneer de werknemer in- en uitklokt:
- Het ochtendblok wordt als een afzonderlijke reeks tijdstempels vastgelegd.
- De periode waarin geen diensten zijn verleend, wordt niet meegeteld.
- Het avondblok wordt apart opgenomen.
- Het dagtotaal is de som van de blokken; dit is het bedrag dat moet overeenkomen met de DimDay en de loonlijst.
Dat onderscheid is van belang omdat het flexiloon in de horeca is gemaximeerd op 21 euro per uur (geïndexeerd). De limiet wordt berekend door het loon te delen door het aantal daadwerkelijk gewerkte uren; een opgeblazen aantal uren of een kunstmatig verlengde werkperiode kan er dus toe leiden dat de limiet wordt overschreden, waardoor de dienst zijn flexistatus verliest.
Hoe zit het met last-minute flexkrachten en DimDay?
De horeca draait op last-minute invallers: een no-show, een volgeboekt terras, een groep met een touringcar die zomaar binnenkomt. Je belt een flexi-jobwerker een uur voor aanvang van de dienst. De regel kent hierop geen uitzondering: er moet een Dimona-aangifte voor dezelfde dag (DimDay) worden ingediend voordat die werknemer aan de slag gaat. Er is geen respijtperiode en de aangifte kan niet met terugwerkende kracht worden ingediend. SIOD-inspecteurs controleren de tijdstempels van DimDay juist omdat het last-minute-karakter van de horeca ervoor zorgt dat aangiften in de drukte wel eens worden vergeten.
Dit is precies waar geïntegreerde roosterplanning zijn nut bewijst. Wanneer je een flexi-job-medewerker toevoegt aan het rooster voor vanavond, kan het planningssysteem van Suivo aangeven dat de DimDay nog niet is geregistreerd, zodat de manager dit kan regelen voordat de medewerker een dienblad oppakt, en niet pas nadat de inspecteur erom vraagt. Het alternatief – namelijk het handmatig registreren van elke inroep tijdens de drukte op vrijdag – is precies hoe een ontbrekende DimDay ontstaat.
Wat gebeurt er als een dienst geen geldige DimDay heeft?
Als een flexi-job-werknemer aan het werk gaat zonder geldige DimDay, wordt die dag volgens de Belgische socialezekerheidswetgeving beschouwd als reguliere tewerkstelling:
- Op het loon van die dag zijn de volledige werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid van toepassing.
- De werknemer verliest voor die dag het belastingvoordeel van de flexi-job.
- Tijdens een druk seizoen met veel vervangingen leiden herhaalde gaten in de dekking tot een aanzienlijke naheffing van de NSSO met terugwerkende kracht.
Eerlijk gezegd is de drukte in de horeca het risico. Hoe drukker het is, hoe makkelijker het is om de aangifte over te slaan, en hoe meer diensten een inspecteur in één keer kan controleren. Een systeem dat de DimDay registreert of markeert als onderdeel van het opstellen van het dienstrooster, zorgt ervoor dat menselijke vergissingen geen rol meer spelen.
Hoe ga je om met een gemengd team van keuken- en vloermedewerkers?
Op een willekeurige avond zou je bijvoorbeeld een vaste chef-kok, twee studenten die de tafels afruimen en drie flexwerkers in de zaal en achter de bar kunnen inroosteren. Elke categorie brengt verschillende taken met zich mee:
- Flexi-job-werknemers moeten vóór elke dienst een DimDay aanvragen en hun uren moeten onder de limiet van 21 euro blijven.
- Bij studentmedewerkers wordt bijgehouden hoeveel uren ze van hun jaarlijkse urenquotum hebben gebruikt.
- Bij vaste deeltijdmedewerkers moet hun variabele rooster correct worden bekendgemaakt.
Het planningssysteem van Suivo maakt onderscheid tussen verschillende categorieën medewerkers en past voor elke categorie de juiste regel toe, zodat één dienstrooster niet uitmondt in één grote classificatiefout. Voor een breder overzicht van het naast elkaar inzetten van deze categorieën, zie ‘Het beheren van een gemengd personeelsbestand’. De manier van inklokken kan ook worden aangepast aan de locatie: een mobiele app voor een kleine bistro, het scannen van een badge of een vaste incheckzuil voor een grotere brasserie.
Brengt de uitbreiding van 2026 veranderingen met zich mee voor de horeca?
Niet echt, en dat is de moeite waard om duidelijk te zeggen. De hervorming van 1 juli 2026 heeft flexi-banen opengesteld voor bijna alle sectoren, maar de horeca viel daar al onder en blijft daaronder vallen. Wat voor jou wel is veranderd, is hetzelfde als voor iedereen: elektronische tijdregistratie is nu verplicht, dus als je je flexi-job-uren nog op papier of in een spreadsheet bijhield, moet dat nu naar een digitaal systeem worden overgezet. De FOD Werkgelegenheid publiceert de huidige stand van zaken per sector, maar voor de horeca komt het in de praktijk simpelweg neer op het elektronisch bijhouden van je uren en deze afstemmen met elke DimDay.
Beheer je flexibele horecabanen zonder papierwerkpaniek
Suivo registreert gesplitste diensten als afzonderlijke blokken, signaleert een ontbrekende DimDay voordat de dienst begint en zorgt ervoor dat flexibele werktijden binnen de horeca-limiet blijven – en dat alles op één platform dat ook je vaste en studentmedewerkers beheert. Besteed je avond aan de bediening, niet aan urenstaten.
