Wanneer het bijhouden van werktijden verplicht is, hoe de AVG hierop van toepassing is en wat de sancties zijn: een voorlichtingsbijeenkomst over naleving voor HR, de juridische afdeling en de financiële afdeling.
Voor compliance- en HR-teams is de vraag niet langer óf de werktijden moeten worden geregistreerd, maar hoe dit zo kan gebeuren dat het bij een controle standhoudt. De Belgische en Europese wetgeving komen steeds meer tot één enkel uitgangspunt: een objectieve, betrouwbare, dagelijkse registratie van de uren van elke werknemer. Door hierop vooruit te lopen met een digitaal tijdregistratiesysteem, maak je het verschil tussen een rustige audit en een dure audit. Deze briefing beschrijft het wettelijke kader, de verplichtingen per sector, de AVG-aspecten en de sancties, met links naar de officiële bronnen.
Snelle navigatie
- De rechtsgrondslag
- Wanneer is tijdregistratie verplicht?
- Verplichtingen per sector
- De AVG en de privacy van werknemers
- Sancties en handhaving
- Checklist voor naleving
- Wat verandert er in 2027?
- Naleving beheren met behulp van technologie
- Veelgestelde vragen
De rechtsgrondslag
De Belgische wetgeving inzake werktijdregistratie is gebaseerd op Europese regelgeving. In zijn CCOO-arrest uit 2019 heeft het Hof van Justitie van de EU bepaald dat lidstaten werkgevers moeten verplichten een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem te hanteren voor het meten van de dagelijkse werktijd. Het arrest is gepubliceerd op EUR-Lex. België zet dit om in een nationale verplichting die vanaf januari 2027 van kracht wordt, waarbij de FOD Werkgelegenheid officiële richtsnoeren heeft gepubliceerd op werk.belgie.be.
Naast deze algemene verplichting gelden er ook sectorspecifieke aanwezigheidsregels, namelijk „Check-in at Work“ (CIAW) en de uitbreiding daarvan, „Check-in-and-out“ (CIAO), die door de RSZ worden gehandhaafd. Samen vormen ze het regelgevingskader waar elke Belgische werkgever zich aan moet houden.
Wanneer is tijdregistratie verplicht?
❌ „We blijven papieren urenstaten bijhouden totdat iemand erom vraagt.” Dit is nu al in strijd met de regelgeving voor de betrokken sectoren en vanaf 2027 onhoudbaar.
✅ Een geverifieerd digitaal dossier vanaf de eerste dag, dat zowel voor de werknemer als voor de inspecteur toegankelijk is.
In de praktijk zijn er drie situaties waarin registratie verplicht is: wanneer men actief is in een sector die onder de CIAW valt en de relevante drempel overschrijdt; wanneer men gedetacheerde of buitenlandse werknemers in dienst heeft (voor wie ook een afzonderlijke Limosa-aangifte vereist is); en, vanaf januari 2027, wanneer men simpelweg een Belgische werkgever is die onderworpen is aan de algemene werkurenverplichting.
Verplichtingen per sector
De drempels lopen per sector sterk uiteen, en daarom werkt een uniforme aanpak niet.
Bouw
- CIAW is van toepassing wanneer geen enkele onderaannemer de grens van €500K overschrijdt, wanneer één onderaannemer de grens van €5K overschrijdt, of wanneer er twee of meer onderaannemers zijn.
- Door de kettingaansprakelijkheid is de hoofdaannemer verantwoordelijk voor de registraties van onderaannemers. Zie de pagina over de bouwsector.
Schoonmaken
- CIAW-drempel van € 30.000; CIAO (in- en uitchecken) actief sinds 2025.
Vleesverwerking
- CIAW-drempel van 5.000 euro, wat wijst op intensief RSZ .
Alle sectoren vanaf 2027
- De objectieve registratie van de dagelijkse werktijd wordt verplicht, ongeacht de sector.
- Officiële RSZ : socialsecurity.belgium.be.
In de onderstaande tabel wordt het beeld per sector samengevat. Beschouw groen als „duidelijk gedekt“, oranje als „drempelafhankelijk“ en rood als „geen enkele informele aanpak is verdedigbaar“.
| Sector | CIAW-drempel | CIAO | Dagrecord 2027 | Aansprakelijkheidsverklaring |
| Bouw | € 5.000–€ 500.000 (regels voor onderaannemers) | Nog niet | ✅ Verplicht | Keten aansprakelijkheid van de hoofdaannemer |
| Schoonmaken | €30,000 | ✅ Sinds 2025 | ✅ Verplicht | Hoge blootstelling van mobiel personeel |
| Vleesverwerking | €5,000 | Nog niet | ✅ Verplicht | Intensief RSZ |
| Transport | Niet specifiek voor CIAW | Nog niet | ✅ Verplicht | Ook de regels inzake rijtijd zijn van toepassing |
| Kantoor / diensten | Niet specifiek voor CIAW | Nog niet | ✅ Verplicht | Papieren documenten ❌ niet-conform |
Voetnoot: de drempels zijn afhankelijk van de contractstructuur; bij twijfel moet de locatie worden beschouwd als onder de regeling vallend en moet iedereen worden geregistreerd.
De AVG en de privacy van werknemers
Gegevens over werktijden, en met name via GPS geverifieerde registraties, zijn persoonsgegevens. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit houdt toezicht op de verwerking ervan; zie gegevensbeschermingsautoriteit.be. Het gebruik ervan moet aan drie beginselen voldoen:
- Evenredigheid: verzamel alleen de gegevens die nodig zijn om de gewerkte uren en de aanwezigheid aan te tonen.
- Beperking van het doel: gebruik de gegevens uitsluitend voor salarisadministratie en naleving van de regelgeving, niet voor heimelijke bewaking.
- Bewaartermijnen: bewaar documenten alleen zo lang als de wet voorschrijft, en verwijder ze daarna.
Een goed ontworpen platform voor tijdregistratie heeft deze principes ingebouwd, met op rollen gebaseerde toegangsrechten en vastgelegde bewaartermijnen.
Sancties en handhaving
| ⚠️ Niet-naleving van de CIAW-wetgeving leidt tot administratieve boetes vanaf € 300 en strafrechtelijke boetes die kunnen oplopen tot € 6.000 per werknemer per dag. Door de ketenaansprakelijkheid kunnen deze risico’s bij de hoofdaannemer terechtkomen, zelfs wanneer een onderaannemer zich niet heeft geregistreerd. |
Naast boetes zijn de praktische kosten van niet-naleving een afgekeurde inspectie: uren uit het hoofd moeten reconstrueren, betwiste tijdstempels en correcties in de loonadministratie. Manipulatiebestendige digitale registraties, die op het moment van vastlegging worden geverifieerd, nemen dat risico weg. Vergelijk platforms die aan de voorschriften voldoen in onze toolgids.
Gepubliceerde vacatures en buitenlandse werknemers
Grensoverschrijdend werk voegt een extra laag toe. Gedetacheerde of buitenlandse werknemers die in België actief zijn, hebben over het algemeen naast de gewone tijdregistratie en eventuele CIAW-verplichtingen ook een afzonderlijke Limosa-aangifte nodig. De drie regelingen staan los van elkaar, maar overlappen elkaar: via Limosa wordt de detachering aangegeven, via CIAW wordt de aanwezigheid op de betreffende locaties aangegeven en via de tijdregistratie worden de gewerkte uren vastgelegd. Een platform dat aanwezigheid en uren samenbrengt, zoals het tijdregistratiesysteem, vermindert het aantal plaatsen waar een grensoverschrijdende werknemer tussen wal en schip kan vallen.
| ⚠️ Het niet indienen van een Limosa-aangifte wordt los van de CIAW gehandhaafd, waardoor een buitenlandse werknemer tegelijkertijd onder meerdere sanctieregelingen kan vallen. Controleer of de aangifte is ingediend voordat de werknemer op de werkplek verschijnt. |
Administratie en bewaartermijnen
Naleving houdt niet op zodra een uur is geregistreerd; de registratie moet een controle doorstaan die mogelijk pas maanden later plaatsvindt. Er gelden twee principes: de gegevens moeten toegankelijk blijven voor zowel de werknemer als de arbeidsinspectie, en ze moeten worden bewaard gedurende de periode die de relevante arbeids- en socialezekerheidsregels voorschrijven, waarna ze moeten worden verwijderd in overeenstemming met de AVG. In de praktijk betekent dit dat er een systeem moet worden gekozen dat registraties onwijzigbaar van een tijdstempel voorziet, bijhoudt wie wat heeft geraadpleegd en op verzoek een volledige export kan genereren. Het reconstrueren van uren uit het hoofd of op basis van bewerkbare spreadsheets is precies het scenario dat een routinecontrole in een geschil verandert.
Checklist voor naleving
- Controleer of elke locatie de CIAW-drempel overschrijdt.
- Dien CIAW/CIAO-aangiften in via een systeem dat geschikt is voor „Check-in at Work ”.
- Stel een AVG-beleid op inzake de bewaartermijnen en de toegang tot tijdregistratiegegevens.
- Breng uw onderaannemers op de hoogte: door de ketenaansprakelijkheid worden hun tekortkomingen uw boetes.
- Zorg ervoor dat je vanuit je tijdregistratiesysteem op elk moment exportbestanden kunt opvragen die klaar zijn voor de inspecteur.
Wat verandert er in 2027?
- Januari 2027: objectieve registratie van de dagelijkse werktijd wordt verplicht voor alle werkgevers.
- Reken op snellere, datagestuurde inspecties en strengere eisen van RSZ .
- De in- en uitchecklogica van CIAO zal zich waarschijnlijk niet alleen tot schoonmaak beperken.
- Handmatige exporten maken plaats voor realtime integratie met de salarisadministratie als de norm voor naleving.
Naleving beheren met behulp van technologie
Suivo, een Belgisch IoT met meer dan 15 jaar ervaring, biedt een uitgebreide tijdregistratieoplossing voor bedrijven die moeten voldoen aan zowel de arbeidswetgeving als de RSZ. Hun platform helpt u bij:
- Registreer gecontroleerde uren via een mobiele app voor tijdregistratie.
- Dien de CIAW- en CIAO -aangiften automatisch in.
- Pas toegangs- en bewaartermijnmaatregelen toe die in overeenstemming zijn met de AVG.
- Genereer binnen enkele minuten audit-exportbestanden die klaar zijn voor de inspecteur.
- Beheer medewerkers op meerdere locaties vanuit één productpakket.
IoT van Suivo sluit naadloos aan op bestaande salarisadministratie- en ERP-systemen, waardoor bedrijven zoals Cegelec op meerdere locaties en bij verschillende onderaannemers aan de regelgeving kunnen blijven voldoen.
“Onze laatste RSZ duurde een kwartier. Elk uur en elke registratie was al geverifieerd en kon worden geëxporteerd; er viel simpelweg niets te betwisten.”
– Compliance Officer, middelgroot schoonmaakbedrijf in Brussel
Onderneem vandaag actie
Zorg ervoor dat een lacune in de wetgeving niet uitmondt in een boete van zes cijfers. Begin met na te gaan welke drempels voor uw vestigingen gelden, leg uw AVG-aanpak vast en stap vóór de deadline van 2027 over van papieren documenten naar geverifieerde digitale dossiers.
Voor meer informatie over de wetgeving inzake tijdregistratie in België kunt u contact opnemen met Suivo via +32 3 375 70 30 of de pagina over tijdregistratieoplossingen bezoeken om te zien hoe hun platform ervoor zorgt dat u aan de wetgeving voldoet.
Gratis nalevingsgids
Wilt u met meer vertrouwen uw weg vinden in de Belgische wetgeving inzake tijdregistratie? Onze Compliance-gids biedt u een eenvoudig en praktisch overzicht om aan de wetgeving te voldoen, de AVG na te leven en boetes te vermijden.
Binnen vind je:
- De grootste juridische uitdagingen op het gebied van tijdregistratie vandaag de dag
- Hoe Suivo helpt bij het indienen van CIAW-rapportages, AVG-controles en het voorbereiden op audits
- Succesverhalen uit de praktijk van Cegelec, Hoogmartens en Van Moer
- Praktische oplossingen voor wagenpark-, personeels- en materieelbeheer
Veelgestelde vragen
Vanaf wanneer wordt tijdregistratie verplicht voor alle werkgevers in België?
Vanaf januari 2027 moet elke Belgische werkgever een objectieve registratie van de dagelijkse werktijden bijhouden. Voor bepaalde sectoren, zoals de CIAW, gelden deze regels al eerder, dus is het de moeite waard om nu al een digitaal tijdregistratiesysteem in te voeren.
Welke sancties gelden er als de gewerkte uren niet worden geregistreerd?
Bij niet-naleving van de CIAW-voorschriften worden administratieve boetes opgelegd vanaf € 300 en strafrechtelijke boetes tot € 6.000 per werknemer per dag, en kan de aansprakelijkheid zich via een keten uitstrekken tot de hoofdaannemer. Door registratie via een „Check-in at Work ”-systeem wordt dat risico beperkt.
Hoe is de AVG van toepassing op tijdregistratiegegevens?
Gegevens over werktijden en locatie zijn persoonsgegevens en moeten op evenredige wijze worden verwerkt, met vastgestelde bewaartermijnen, conform de voorschriften van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Conforme tijdregistratiesoftware biedt de toegangs- en bewaarcontroles die u nodig hebt.
Wie is aansprakelijk als een onderaannemer zich niet registreert?
Op grond van de ketenaansprakelijkheid kan de hoofdaannemer aansprakelijk worden gesteld voor het ontbreken van CIAW-registraties bij een onderaannemer. Onze handleiding behandelt platforms die hoofdaannemers volledig inzicht bieden in de gehele bouwplaats.
