Un système de pointage ( inkloksysteem ) enregistre les heures de début et de fin de travail de vos employés, ce qui vous permet de calculer les heures travaillées, les pauses et les heures supplémentaires. Aux Pays-Bas, aucun type spécifique de pointeuse (tijdklok) n’est obligatoire. La loi sur le temps de travail (Arbeidstijdenwet) exige toutefois un enregistrement correct des temps de travail et de repos, conservé pendant au moins 52 semaines. Pour les équipes de terrain travaillant sur des chantiers ou dans des fourgons, un terminal mural installé au bureau est rarement une solution adaptée. Une application pour smartphone, un badge à présenter à un terminal sur site ou un enregistrement via le véhicule constituent des solutions plus adaptées. Si votre entreprise dispose d'un comité d'entreprise, vous devez d'abord obtenir son accord.
Le logiciel de suivi du temps de travail de Suivo, destiné aux équipes de terrain aux Pays-Bas, prend en charge ces quatre méthodes : application mobile, badge, terminal fixe sur site et véhicule.
Qu'est-ce qu'un « inkloksysteem » et que signifie aujourd'hui le terme « inklokken » ?
Le terme « inklokken » vient de l'ancienne pointeuse : un employé insérait une carte dans une « tijdklok », qui imprimait l'heure. L'« uitklokken » se faisait de la même manière à la fin de la journée. Le mot est resté, la technologie a évolué. Un système de pointage moderne comporte deux parties :
- Une façon d'enregistrer l'instant: une application, un badge ou un porte-clés (druppel) à un terminal, un appareil dans le véhicule ou une tablette partagée.
- Un logiciel qui transforme les instants en heures: il enregistre les pauses, signale les oublis de pointage de sortie, permet à un responsable de valider les données et transmet le résultat au service de la paie.
Pour une entreprise de construction ou un installateur, la difficulté réside dans la première étape. Vos collaborateurs commencent leur journée sur un chantier, au domicile d'un client ou dans la cour, et non à l'accueil. Pour avoir une vue d'ensemble plus complète des différents types de systèmes, découvrez ce qu'est un système de suivi du temps de travail.
Cet article est la version néerlandaise de notre guide belge consacré au choix d'une pointeuse, d'un badge ou d'une application en Belgique. Les règles ci-dessous s'appliquent uniquement aux Pays-Bas.
L'enregistrement des heures de travail est-il obligatoire aux Pays-Bas ?
La loi n'impose pas l'utilisation d'un « tijdklok », d'une application ou de tout autre dispositif spécifique. Ce qu'elle exige, c'est :
- Un registre en bonne et due forme. En vertu de l'article 4:3 de la loi sur le temps de travail (Arbeidstijdenwet), l'employeur tient un « deugdelijke registratie » (registre en bonne et due forme) des temps de travail et de repos, permettant de contrôler le respect de la réglementation.
- 52 semaines. Conformément à l'Arbeidstijdenbesluit (décret sur le temps de travail), vous devez conserver ces registres pendant au moins 52 semaines à compter de la date à laquelle ils se rapportent. Pour les conducteurs de véhicules de transport de marchandises, ce sont les règles relatives au transport qui s'appliquent, avec une durée de conservation de 104 semaines.
- Limites que vous devez être en mesure de justifier. Les adultes peuvent travailler au maximum 12 heures par service et 60 heures par semaine, et en moyenne 48 heures par semaine sur une période de 16 semaines. Ils bénéficient d'au moins 11 heures de repos quotidien, qui peuvent être réduites à 8 heures une fois tous les 7 jours lorsque le travail l'exige.
Le contrôle de l'application de la réglementation est assuré par la Nederlandse Arbeidsinspectie (Inspection du travail des Pays-Bas). Selon son barème des amendes, l'amende de base pour l'absence de registre des heures de travail et de repos s'élève à 10 000 euros, et toute infraction aux règles relatives aux heures de travail ou de repos est sanctionnée par une amende de 200 euros par personne et par jour. Ces montants de base s'appliquent aux employeurs comptant entre 50 et 99 salariés. Ils sont multipliés par 0,5 pour les entreprises de moins de 10 salariés, par 0,75 pour celles comptant entre 10 et 49 salariés, et par 1,5 pour celles comptant 100 salariés ou plus.
Une exception toutefois : l'obligation d'enregistrement ne s'applique pas aux adultes percevant au moins trois fois le salaire minimum légal, sauf s'ils effectuent habituellement des quarts de nuit, exercent une activité présentant des risques graves pour la sécurité ou la santé, ou travaillent sur ou à partir d'une installation minière ou d'un parc éolien. Pour la plupart des travailleurs sur chantier, cette obligation s'applique. Notre guide sur la loi néerlandaise relative au temps de travail destiné aux employeurs passe en revue toutes les limites.
Une montre n'est donc pas obligatoire, mais il faut pouvoir justifier de manière fiable. Pour une équipe itinérante, un système de pointage numérique est le moyen le plus simple de le prouver.
Application, terminal, badge ou véhicule : quelle solution choisir ?
| Méthode | Comment ça marche | Le choix le plus adapté | Attention à |
|---|---|---|---|
| Application pour smartphone | Les employés pointent à l'aide de leur propre téléphone, souvent en indiquant leur position à ce moment-là | Équipes intervenant sur plusieurs sites, techniciens de maintenance | Les téléphones sont restés dans le fourgon, on a pointé en chemin |
| Terminal fixe (horodateur) avec badge ou étiquette | L'employé présente son badge ou son « druppel » devant un lecteur | Cour, atelier, grands sites ne disposant que d'une seule entrée | Files d'attente à l'heure de début, un appareil par site |
| Immatriculation des véhicules | L'employé s'identifie dans le véhicule à l'aide d'une étiquette RFID, d'un badge ou d'une carte | Chauffeurs et installateurs qui partent de la camionnette | Les passagers et les personnes qui ne conduisent pas |
| Tablette partagée (kiosque) | Plusieurs employés pointent sur un seul appareil à l'aide d'un code PIN | Baraques de chantier, entrepôts | Des collègues qui pointent à la place de leurs collègues |
| Terminal biométrique | Empreinte digitale ou reconnaissance faciale | C'est rarement autorisé à cette fin | Consultez la section consacrée à la confidentialité ci-dessous |
| Sur papier ou dans Excel | Heures consignées a posteriori | De très petites équipes avec des horaires fixes | Heures estimées de mémoire, saisie manuelle, aucune trace d'audit |
De nombreuses entreprises de terrain combinent plusieurs méthodes : les chauffeurs s’enregistrent via leur véhicule, les équipes de chantier via l’application et le personnel de parc à un terminal. Suivo décrit précisément cette combinaison. Les équipes peuvent s’enregistrer via l’application mobile sur leur propre smartphone, en scannant un badge, à un terminal fixe sur site ou automatiquement via le véhicule qu’elles conduisent. L’enregistrement via le véhicule s’effectue à l’aide de la technologie RFID, de boutons ou de cartes. Toutes ces méthodes alimentent le même tableau de bord de validation. Si vous travaillez encore avec des feuilles de calcul, découvrez à quel moment l'enregistrement des heures dans Excel cesse de fonctionner.
Confidentialité : quelles sont les attentes de l'AP et du comité d'entreprise ?
Un système « inklok » traite des données à caractère personnel ; par conséquent, l'AVG (nom néerlandais du RGPD) s'applique. L'Autoriteit Persoonsgegevens (AP, l'autorité néerlandaise de protection des données) précise ce que cela implique pour les employeurs.
Accord du comité d'entreprise. Selon l'AP, un système de surveillance du personnel (personeelsvolgsysteem) comprend un système d'enregistrement des présences, des horaires et des accès, un système de badges, ainsi qu'un traceur GPS ou un ordinateur de bord dans un véhicule. En vertu de l'article 27 de la Wet op de ondernemingsraden (loi sur les comités d'entreprise), le comité d'entreprise doit donner son accord avant que vous ne mettiez ce système en place. Cela s'applique également lorsque le système permettrait de surveiller le personnel, même si vous n'avez pas l'intention de l'utiliser à cette fin. Si le comité d'entreprise refuse, vous pouvez demander l'autorisation au juge de paix (kantonrechter). La mise en place d'un comité d'entreprise est obligatoire à partir de 50 salariés.
Conditions générales. Les conditions fixées par l’AP pour la surveillance des salariés sont les suivantes :
- une base juridique, généralement l'intérêt légitime. Le consentement ne fonctionne pas bien car les employés peuvent difficilement refuser ;
- nécessité : il n'existe pas de moyen moins intrusif d'atteindre le même objectif ;
- informer le personnel sur ce que vous vérifiez, pourquoi, quand et comment ;
- une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) avant toute mise en place d'un suivi systématique, comme l'utilisation de traceurs GPS dans les véhicules.
Véhicules. L'AP décrit comme une pratique courante le fait de permettre aux conducteurs de désactiver le dispositif de suivi lors de leurs trajets privés.
Biométrie. Selon l'AP, les systèmes de contrôle d'accès biométriques, tels que la reconnaissance d'empreintes digitales, sont presque toujours interdits. Le consentement des salariés ne suffira que rarement, car ceux-ci dépendent de leur employeur. Pour l'enregistrement des horaires, optez pour un badge, une étiquette, un code PIN ou une application.
Conseil pratique : une application qui ne recueille les données de localisation qu’au moment de la pointage est plus facile à justifier qu’un suivi en continu. Notez bien ce que vous enregistrez et pourquoi, avant d’en parler au comité d’entreprise.
De la pointage à la paie : comment éviter les corrections manuelles ?
La saisie des heures, c'est la partie la plus simple. Le coût réside dans ce qui se passe ensuite : oublis de pointage de sortie, heures comptabilisées sur le mauvais projet, majorations ajoutées manuellement et traitement de la paie bloqué en attendant les corrections. Voici à quoi ressemble un bon processus :
1. Enregistrement sur le lieu de début du travail (application, badge, terminal ou véhicule).
2. Contrôles automatiques: oubli de pointer à la sortie, service plus long que prévu, pause non prise.
3. Validation par le responsable, de préférence dans la même semaine.
4. Exportation vers le service de paie des heures validées, des absences et des majorations.
Suivo regroupe les heures, les absences, les frais de déplacement et les suppléments dans un tableau de bord de validation unique, avec une trace numérique complète de chaque heure, prête à être exportée en un clic. Les heures validées se synchronisent avec les systèmes de planification, d’ERP et de paie via une API ouverte. Indiquez-nous quelle plateforme néerlandaise de paie ou de ressources humaines vous utilisez, et nous vérifierons comment la connexion fonctionne pour vous. Pour les chauffeurs, Suivo affiche également le temps de conduite restant à partir des données du tachygraphe, et notre outil de planification organise les itinéraires et les commandes des chauffeurs. Découvrez pourquoi l’automatisation de l’enregistrement des temps est rentable.
Comment choisir un système de verrouillage en 5 questions ?
1. Où commence la journée de travail ? Au bureau, sur un chantier, chez un client ou dans la camionnette ? Choisissez la méthode qui convient le mieux à cet endroit.
2. Qui conduit et qui ne conduit pas ? L'immatriculation du véhicule concerne les conducteurs. Les passagers et les équipes de chantier doivent disposer d'une application ou d'un badge.
3. Disposez-vous d'un comité d'entreprise ? Dans ce cas, prévoyez d'obtenir son accord, de réaliser votre analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) et d'informer votre personnel avant de procéder à l'achat.
4. Quelle convention collective s'applique ? Votre convention collective peut modifier les pauses, la limite de 4 semaines et le délai de préavis pour les plannings. Vérifiez que le système est en mesure d'appliquer ces règles.
5. Comment les heures sont-elles transmises au service de paie ? Demandez une démonstration de l'ensemble du processus, de la pointage à l'exportation validée, et pas seulement de l'application.
Soyez également réaliste quant à la taille de l'équipe. Une équipe de cinq personnes travaillant à horaires fixes sur un seul site n'aura peut-être pas besoin de plus qu'un simple terminal ou d'un tableur bien tenu.
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce qu'un « inkloksysteem » et comment fonctionne-t-il ?
Un système de pointage est un système qui enregistre les heures de début et de fin de travail d'un salarié. Le salarié pointe à l'aide d'une application, d'un badge, d'un tag ou d'un boîtier embarqué, et le logiciel convertit ces moments en heures travaillées, pauses et heures supplémentaires en vue de leur validation et du calcul de la paie.
Que signifie « inklokken » ?
« Inklokken » désigne l'enregistrement du début de votre temps de travail, qui se faisait à l'origine en poinçonnant une carte dans un « tijdklok » (pointeuse). « Uitklokken » désigne l'enregistrement de la fin. Aujourd'hui, la plupart des gens pointent de manière numérique, à l'aide d'un badge, d'un téléphone ou via leur véhicule.
L'enregistrement des heures de travail est-il obligatoire aux Pays-Bas ?
Aucune méthode spécifique de pointage n'est obligatoire. La loi sur le temps de travail (Arbeidstijdenwet) impose toutefois aux employeurs de tenir un registre précis des temps de travail et de repos et de le conserver pendant au moins 52 semaines. L'Inspection du travail néerlandaise (Nederlandse Arbeidsinspectie) applique une amende de base de 10 000 euros en cas d'absence de ce registre.
Quel est le meilleur système d'enregistrement des heures de travail ?
Le meilleur système est celui que vos collaborateurs utilisent réellement sur leur lieu de travail. Pour le personnel de bureau, un badge à l'entrée peut suffire. Pour les équipes sur chantier et dans les véhicules de service, privilégiez une application ou l'enregistrement des véhicules, l'autorisation d'un responsable et une exportation fluide vers la paie.
Puis-je utiliser un pointage par empreinte digitale ?
Dans la pratique, presque jamais. L'Autorité néerlandaise de protection des données (AP) précise que le contrôle d'accès biométrique est presque toujours interdit et que le consentement des salariés est rarement valable, car ceux-ci ne sont pas en mesure de s'y opposer. Privilégiez plutôt l'utilisation d'un badge, d'une étiquette, d'un code PIN ou d'une application.
Découvrez quel système Inklok convient à votre équipe de terrain
Suivo relie les personnes, les véhicules et les équipements au sein d’une même plateforme, fort de plus de 15 ans d’expérience dans les technologies de suivi du temps de travail. Commencez dès aujourd’hui par l’enregistrement du temps de travail et ajoutez des véhicules ou des actifs ultérieurement, sans rien remplacer. Vos badges, votre application et vos bornes d’accès continuent de fonctionner et vos données sont conservées. Il vous suffit d’ajouter le nouveau module et son matériel, comme une boîte noire pour les fourgons ou des étiquettes pour les outils. Nous examinerons comment vos équipes commencent leur journée et quelle méthode leur convient le mieux.
