Een inkloksysteem registreert wanneer je medewerkers beginnen en stoppen met werken, zodat je uren, pauzes en overuren kunt berekenen. In Nederland is er geen specifieke tijdklok verplicht. De Arbeidstijdenwet schrijft wel voor dat er een deugdelijke registratie van werk- en rusttijden moet worden bijgehouden, die minimaal 52 weken moet worden bewaard. Voor buitenteams op locaties en in bestelwagens is een wandterminal op kantoor zelden een geschikte oplossing. Een smartphone-app, een badge bij een terminal op de locatie of registratie via het voertuig past dan beter. Als er een ondernemingsraad is, moet u eerst toestemming van de ondernemingsraad vragen.
De tijdregistratiesoftware van Suivo voor buitendienstteams in Nederland ondersteunt alle vier de methoden: app, badge, vaste terminal op locatie en voertuig.
Wat is een inkloksysteem, en wat betekent ‘inklokken’ tegenwoordig?
“Inklokken” komt van de oude tijdklok: een werknemer stak een kaart in een tijdklok, die de tijd afdrukte. “Uitklokken” was hetzelfde aan het einde van de dag. Het woord is gebleven, de technologie is veranderd. Een modern inkloksysteem bestaat uit twee delen:
- Een manier om het moment vast te leggen: een app, een badge of sleutelhanger (druppel) bij een terminal, een apparaat in het voertuig of een gedeelde tablet.
- Software die momenten omzet in uren: het registreert pauzes, signaleert ontbrekende uitklokmomenten, laat een leidinggevende dit goedkeuren en stuurt het resultaat door naar de salarisadministratie.
Voor een bouwbedrijf of een installateur is het eerste deel het lastigste. Je medewerkers beginnen op een bouwplaats, bij een klant thuis of op het terrein, niet bij de receptie. Lees wat een tijdregistratiesysteem is voor een breder overzicht van de verschillende soorten systemen.
Dit artikel is de Nederlandse tegenhanger van onze Belgische gids over het kiezen van een prikklok, badge of app in België. De onderstaande regels gelden uitsluitend voor Nederland.
Is het in Nederland verplicht om in te klokken?
De wet schrijft geen tijdklok, app of ander specifiek apparaat voor. Wat de wet wel voorschrijft:
- Een deugdelijke registratie. Op grond van artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet houdt de werkgever een „deugdelijke registratie” bij van de arbeids- en rusttijden, zodat kan worden gecontroleerd of de voorschriften worden nageleefd.
- 52 weken. Op grond van het Arbeidstijdenbesluit moet u deze gegevens ten minste 52 weken bewaren, te rekenen vanaf de datum waarop ze betrekking hebben. Voor bestuurders van vrachtwagens gelden in plaats daarvan de vervoersregels, met een bewaartermijn van 104 weken.
- Grenzen die je moet kunnen aantonen. Volwassenen mogen maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week werken, en gemiddeld 48 uur per week over een periode van 16 weken. Ze krijgen dagelijks ten minste 11 uur rust, wat eenmaal per 7 dagen tot 8 uur mag worden verkort als het werk dat vereist.
De handhaving wordt uitgevoerd door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Volgens de boetetabel bedraagt de basisboete voor het ontbreken van een werk- en rusttijdregistratie 10.000 euro, en kost een overtreding van de werk- of rusttijdregels 200 euro per persoon per dag. Deze basisbedragen gelden voor werkgevers met 50 tot en met 99 werknemers. Ze worden vermenigvuldigd met 0,5 bij minder dan 10 werknemers, met 0,75 bij 10 tot en met 49 werknemers en met 1,5 bij 100 of meer werknemers.
Er is één uitzondering: de registratieplicht geldt niet voor volwassenen die ten minste driemaal het wettelijk minimumloon verdienen, tenzij zij doorgaans nachtdiensten draaien, werkzaamheden verrichten die ernstige veiligheids- of gezondheidsrisico’s met zich meebrengen, of werkzaam zijn op of vanuit een mijnbouwinstallatie of windmolenpark. Voor de meeste bouwvakkers geldt de regeling wel. In onze gids over de Nederlandse Arbeidstijdenwet voor werkgevers worden alle grenswaarden behandeld.
Een klok is dus niet verplicht, maar een betrouwbare registratie wel. Voor een mobiel team is een digitaal inkloksysteem de gemakkelijkste manier om dat aan te tonen.
App, terminal, badge of voertuig: welke methode is het meest geschikt?
| Werkwijze | Hoe het werkt | De beste keuze | Let op |
|---|---|---|---|
| Smartphone app | Werknemers klokken in via hun eigen telefoon, vaak met vermelding van hun locatie op dat moment | Teams die tussen verschillende locaties reizen, servicetechnici | Telefoons achtergelaten in het busje, onderweg inklokken |
| Vaste terminal (tijdklok) met badge of tag | Een medewerker houdt een badge of druppel tegen een lezer | Tuin, werkplaats, grote terreinen met één ingang | Wachtrijen op het moment van aanvang, één apparaat per locatie |
| Voertuigregistratie | De medewerker identificeert zich in het voertuig met een RFID-tag, -knop of -kaart | Chauffeurs en installateurs die vanuit de bestelwagen aan de slag gaan | Passagiers en mensen die niet autorijden |
| Gedeelde tablet (kiosk) | Meerdere medewerkers klokken in op één apparaat met een pincode | Bouwketen, opslagplaatsen | Collega’s die voor elkaar inklokken |
| Biometrische terminal | Vingerafdruk of gezichtsscan | Wordt zelden voor dit doel toegestaan | Zie het gedeelte over privacy hieronder |
| Papier of Excel | Uren achteraf genoteerd | Zeer kleine teams met vaste werktijden | Uren op basis van herinnering, opnieuw invoeren, geen controlespoor |
Veel bedrijven in de buitendienst combineren verschillende methoden: chauffeurs klokken in via het voertuig, buitendienstmedewerkers via de app en magazijnmedewerkers bij een terminal. Suivo beschrijft precies die combinatie. Teams kunnen inchecken via de mobiele app op hun eigen smartphone, door een badge te scannen, bij een vaste terminal op locatie of automatisch via het voertuig waarin ze rijden. Het inchecken via het voertuig gebeurt met RFID, knoppen of kaarten. Alle methoden leveren gegevens aan hetzelfde validatiedashboard. Als u nog steeds met spreadsheets werkt, kijk dan wanneer urenregistratie in Excel niet meer werkt.
Privacy: wat verwachten het AP en de ondernemingsraad?
Een inkloksysteem verwerkt persoonsgegevens, dus is de AVG (de Nederlandse benaming voor de AVG) van toepassing. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) legt uit wat dat voor werkgevers betekent.
Toestemming van de ondernemingsraad. Volgens het AP valt onder een personeelsvolgsysteem onder meer een systeem dat aanwezigheid, tijd en toegang registreert, een pasjessysteem en een GPS-tracker of boordcomputer in een voertuig. Op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden moet de ondernemingsraad toestemming geven voordat u het systeem invoert. Dit geldt ook wanneer het systeem geschikt is om personeel te controleren, maar u niet van plan bent het op die manier te gebruiken. Als de ondernemingsraad weigert, kunt u de kantonrechter om toestemming vragen. Een ondernemingsraad is verplicht vanaf 50 werknemers.
Algemene voorwaarden. De voorwaarden van AP voor het toezicht op werknemers zijn:
- een rechtsgrondslag, meestal een gerechtvaardigd belang. Toestemming werkt slecht omdat werknemers dit nauwelijks kunnen weigeren;
- noodzaak: er is geen minder ingrijpende manier om hetzelfde doel te bereiken;
- het personeel informeren over wat je controleert, waarom, wanneer en hoe;
- een DPIA (effectbeoordeling inzake gegevensbescherming) voorafgaand aan systematische monitoring, zoals GPS-trackers in voertuigen.
Voertuigen. Het AP beschrijft het als gangbare praktijk dat bestuurders de tracker tijdens privéritten mogen uitschakelen.
Biometrie. Volgens AP is biometrische toegangscontrole, zoals een vingerafdruk, vrijwel altijd verboden. Toestemming van werknemers is zelden voldoende, omdat werknemers afhankelijk zijn van hun werkgever. Kies voor tijdregistratie een badge, tag, pincode of app.
Praktische tip: een app die alleen de locatie registreert op het moment van het inklokken, is gemakkelijker te rechtvaardigen dan continue tracking. Schrijf op wat je registreert en waarom, voordat je met de ondernemingsraad gaat praten.
Van het inklokken tot de salarisafrekening: hoe voorkom je handmatige correcties?
De klok is het makkelijke deel. De kosten zitten hem in wat er daarna gebeurt: verzuim bij het uitklokken, uren die ten onrechte aan het verkeerde project worden toegerekend, handmatig toegevoegde toeslagen en een loonverwerking die moet wachten op correcties. Een goed proces ziet er als volgt uit:
1. Registratie op de plek waar het werk begint (app, badge, terminal of voertuig).
2. Automatische controles: ontbrekende uitklok, dienst langer dan gepland, pauze niet opgenomen.
3. Goedkeuring door de leidinggevende, bij voorkeur nog dezelfde week.
4. Export van goedgekeurde uren, afwezigheden en toeslagen naar de salarisadministratie.
Suivo brengt uren, afwezigheden, mobiliteitskosten en toeslagen samen in één validatiedashboard, met een volledig digitaal overzicht van elk uur dat met één klik kan worden geëxporteerd. Goedgekeurde uren worden via een open API gesynchroniseerd met plannings-, ERP- en salarissystemen. Laat ons weten welk Nederlands salaris- of HR-platform u gebruikt, dan kijken wij hoe de koppeling voor u werkt. Voor chauffeurs toont Suivo bovendien de resterende rijtijd op basis van tachograafgegevens, en onze planningsmodule stelt routes en opdrachten voor chauffeurs op. Lees meer over waarom het automatiseren van tijdregistratie loont.
Hoe kies je een inkloksysteem aan de hand van 5 vragen?
1. Waar begint de werkdag? Op kantoor, op de bouwplaats, bij een klant of in de bestelwagen? Kies de werkwijze die op die plek het beste werkt.
2. Wie rijdt er en wie niet? De voertuigregistratie is bedoeld voor bestuurders. Passagiers en bouwploegen hebben een app of een pasje nodig.
3. Heb je een ondernemingsraad? Zorg er dan voor dat je, voordat je tot aankoop overgaat, de goedkeuring van de ondernemingsraad, je DPIA en de informatie voor je personeel hebt geregeld.
4. Welke cao is van toepassing? In uw cao kunnen afwijkingen staan met betrekking tot pauzes, de termijn van vier weken en de kennisgevingstermijn voor het dienstrooster. Controleer of het systeem deze regels kan toepassen.
5. Hoe komen de uren in de salarisadministratie terecht? Vraag om een demo van het volledige proces, van het inklokken tot de goedgekeurde export, en niet alleen van de app.
Wees ook eerlijk over de omvang. Een team van vijf personen met vaste werktijden op één locatie heeft misschien niet meer nodig dan een eenvoudige terminal of een goed bijgehouden spreadsheet.
Veelgestelde vragen
Wat is een inkloksysteem en hoe werkt het?
Een inkloksysteem is een systeem dat registreert wanneer een werknemer met het werk begint en stopt. De werknemer klokt in via een app, een badge, een tag of een voertuigunit, en de software zet die momenten om in gewerkte uren, pauzes en overuren voor goedkeuring en salarisverwerking.
Wat betekent „inklokken“?
Inklokken betekent het registreren van het begin van je werktijd, oorspronkelijk door een kaart in een tijdklok te stempelen. Uitklokken is het registreren van het einde. Tegenwoordig klokken de meeste mensen digitaal in, met een badge, een telefoon of via hun auto.
Is het in Nederland verplicht om in te klokken?
Er is geen specifieke registratiemethode verplicht. De Arbeidstijdenwet schrijft wel voor dat werkgevers een deugdelijke administratie van de werk- en rusttijden moeten bijhouden en deze ten minste 52 weken moeten bewaren. De Nederlandse Arbeidsinspectie hanteert een basisboete van 10.000 euro wanneer die administratie ontbreekt.
Wat is het beste systeem voor het bijhouden van werktijden?
Het beste systeem is het systeem dat je medewerkers daadwerkelijk gebruiken op hun werkplek. Voor kantoormedewerkers kan een toegangspas bij de deur al voldoende zijn. Voor teams op locatie en in bestelwagens kun je het beste kiezen voor een app of voertuigregistratie, goedkeuring door een leidinggevende en een soepele koppeling met de salarisadministratie.
Kan ik een tijdklok met vingerafdrukherkenning gebruiken?
In de praktijk bijna nooit. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) stelt dat biometrische toegangscontrole vrijwel altijd verboden is, en dat toestemming van werknemers zelden geldig is omdat zij niet in de positie zijn om dit te weigeren. Gebruik in plaats daarvan een badge, tag, pincode of app.
Ontdek welk inkloksysteem het beste bij uw buitendienst past
Suivo verbindt mensen, voertuigen en apparatuur op één platform en heeft meer dan 15 jaar ervaring op het gebied van tijdregistratietechnologieën. Begin vandaag nog met tijdregistratie en voeg later voertuigen of assets toe, zonder dat u iets hoeft te vervangen. Uw badges, app en paaltjes blijven gewoon werken en uw gegevens blijven behouden. U voegt alleen de nieuwe module en de bijbehorende hardware toe, zoals een zwarte doos voor bestelwagens of tags voor gereedschap. We bekijken hoe uw teams hun dag beginnen en welke methode het beste bij u past.
