Er zijn drie factoren waardoor de kosten van tijdregistratie in België anders uitvallen dan bij hetzelfde systeem elders, en alle drie zijn structureel van aard.
De rechten worden per gezamenlijke commissie vastgesteld in plaats van op nationaal niveau, waardoor een bedrijf met meerdere commissies meerdere regelpakketten moet aanschaffen. De salarisverwerking verloopt via een sociaal secretariaat met een eigen bestandsformaat en codes, waardoor de export eerder een koppeling is dan een download. En op in aanmerking komende bouwplaatsen geldt een wettelijke registratieverplichting met een vaste uiterste datum. Geen van deze zaken komt tot uiting in de prijs per werknemer, en samen zijn ze doorgaans belangrijker dan de licentie.
Belangrijkste opmerkingen
- De kosten in België worden bepaald door gezamenlijke commissies, de bestandsformaten van het sociaal secretariaat en de wettelijk verplichte registratie van vestigingen.
- Meerdere commissies betekenen meerdere regelsets en meerdere toewijzingen van looncodes, niet één configuratie.
- 1 april 2027 is een vaste datum voor CIAO, en de doorlooptijd voor de implementatie maakt deel uit van de kosten daarvan.
Waarom veranderen gezamenlijke commissies de berekeningen?
Omdat ze de configuratie vermenigvuldigen.
Toeslagen voor overuren, ploegendienst- en nachttoeslagen, ADV en, in de bouwsector, een mobiliteitstoeslag worden vastgesteld in de geldende cao en niet via de nationale wetgeving, waarbij één vast bedrag geldt. Een bedrijf met zowel uurloon- als salarismedewerkers hanteert al minstens twee verschillende stelsels. Een bedrijf dat in meerdere sectoren actief is, kan er wel vier of vijf hanteren.
Elk daarvan is een regelset die moet worden geconfigureerd en getest, en een koppeling tussen looncodes die moet worden opgezet en onderhouden. De financiële gevolgen zijn direct: houd rekening met commissies, niet alleen met medewerkers, voordat je een offerte als vergelijkbaar beschouwt. Dit aantal is ook bepalend voor je terugkerende kosten, omdat sectorovereenkomsten opnieuw worden onderhandeld en elke herziening een configuratiewijziging inhoudt.
Wat voegt de samenwerking met het sociaal secretariaat toe?
Een inventarisatiestap die bedrijven buiten België niet in dezelfde vorm kennen.
De salarisverwerking verloopt doorgaans via een sociaal secretariaat, en elk daarvan heeft zijn eigen verwachte structuur, zijn eigen referentiegegevens en zijn eigen codes voor hetzelfde begrip. Met „salarisintegratie” wordt hier dus bedoeld dat er een bestand wordt aangemaakt waarin elk uur de juiste code voor de juiste commissie bevat, in het formaat dat de dienstverlener verwacht, en niet dat er een urenstaat wordt geëxporteerd.
De praktische vraag die schriftelijk moet worden vastgelegd: valt het koppelen aan onze looncodes per commissie binnen het toepassingsgebied, of gaat het alleen om het genereren van bestanden? Dat ene antwoord is vaak de grootste verschillen tussen Belgische offertes, en het komt pas aan het licht bij de implementatie. In ons artikel over wat een loonlijst-export moet bevatten, wordt uiteengezet wat het bestand daadwerkelijk moet bevatten.
Welke invloed heeft de wettelijke verplichting inzake de locatie op de kosten?
Hierdoor wordt een vereiste met een datum toegevoegd, waardoor zowel de reikwijdte als de timing veranderen.
Op in aanmerking komende bouwplaatsen is aanwezigheidsregistratie een wettelijke verplichting, en vanaf 1 april 2027 geldt voor werkzaamheden aan onroerend goed met een waarde van 500.000 euro exclusief btw of meer de overgang van ‘ Check in at Work ’ naar ‘Check in and out at work’. Vanaf die datum moet de registratie in realtime plaatsvinden bij het in- en uitchecken, en door de werknemer zelf worden uitgevoerd. Vooraf registreren is verboden.
Hieruit vloeien drie financiële gevolgen voort:
- Elke werknemer op een betrokken locatie moet zich op eigen wijze kunnen registreren, inclusief onderaannemers. Dat is een keuze voor een registratiemethode waaraan hardware- of licentiekosten verbonden zijn.
- De melding bij de autoriteit zou hetzelfde moeten zijn als de registratie van de locatie. Twee systemen betekenen dat er twee dingen moeten worden aangeschaft en op elkaar moeten worden afgestemd.
- De doorlooptijd maakt deel uit van de kosten. Het kost maanden om een systeem, hoe complex het ook is, goed te implementeren, dus als een beslissing te laat wordt genomen, gebeurt dat onder druk en meestal tegen hogere kosten.
Daarnaast is er vanaf 2027 een algemene verplichting tot registratie van de werktijd gepland, maar deze is nog niet aangenomen; het loont de moeite om hier aandacht aan te besteden, maar er is geen reden om in paniek te raken.
Welke prijsmodellen zul je waarschijnlijk tegenkomen?
| Model | Hoe het werkt | Let op |
|---|---|---|
| Per gebruiker per maand | Licentie op basis van het aantal geregistreerde werknemers | Wie wordt als gebruiker beschouwd: onderaannemers, seizoensmedewerkers? |
| Ingedeeld per bandbreedte | Prijsstappen bij drempels voor het aantal medewerkers | Waar de volgende stap zich bevindt in het kader van je groei |
| Op modules gebaseerd | Basisregistratie plus betaalde modules | In welk niveau valt de functionaliteit die je te zien hebt gekregen? |
| Aankoop van hardware | Lezers en terminals die in eigendom zijn aangeschaft | Levensduur en vervangingskosten |
| Hardware als dienst | Apparaten die bij het maandelijkse abonnement zijn inbegrepen | Totaal over vijf jaar versus aankoopprijs |
| Dagtarief voor uitvoering | Configuratie die per dag wordt gefactureerd | Geschatte aantal dagen, en wat gebeurt er als het langer duurt? |
De meeste Belgische offertes combineren meerdere van deze factoren, en dat is precies de reden waarom het vergelijken van maandcijfers onbetrouwbaar is, terwijl een totaal over drie en vijf jaar dat wel is.
Veelgestelde vragen
Wat kost een tijdregistratiesysteem in België?
Het hangt af van het aantal gezamenlijke commissies, entiteiten, vestigingen en loonbestanden dat u beheert, en niet alleen van het aantal medewerkers. Vraag om een uitsplitsing van de opstartkosten en de terugkerende kosten, gespecificeerd per post, en vergelijk vervolgens de totale kosten over een periode van drie en vijf jaar. Een leverancier die zijn offerte uitsluitend op basis van het aantal medewerkers opstelt, heeft de complexiteit van de Belgische situatie niet goed in kaart gebracht.
Wordt het duurder als er meerdere gezamenlijke commissies zijn?
Ja, en dat is ook te verwachten. Elke commissie bestaat uit een reeks regels die moeten worden geconfigureerd en een koppeling tussen salariscodes die moet worden onderhouden, en elke herziening van de overeenkomst is een configuratiewijziging. Tel het aantal commissies voordat u een offerte aanvraagt; dat geeft een beter beeld van zowel de opstartkosten als de terugkerende kosten dan het aantal medewerkers.
Zijn de rapportages over het in- en uitklokken op het werk bij de prijs inbegrepen?
Vraag het expliciet. Op in aanmerking komende locaties is dit vanaf 1 april 2027 een wettelijke verplichting, waarbij de werknemer zich in realtime moet registreren; of de wettelijk verplichte rapportage via hetzelfde systeem of via een ander systeem plaatsvindt, is zowel een kostenkwestie als een kwestie van afstemming.
Moeten we nog vóór de deadlines van 2027 kopen?
Bepaal nu de reikwijdte en neem een beslissing op basis van de merites. De CIAO-datum van 1 april 2027 is bevestigd en de implementatie neemt maanden in beslag, dus als we dit te lang uitstellen, moeten we onder druk een beslissing nemen. Het algemene mandaat inzake arbeidstijd is aangekondigd, maar nog niet aangenomen, en vormt geen reden om overhaast te werk te gaan.
Wat dit niet oplost
In dit artikel wordt geen prijs genoemd. De kosten in België zijn afhankelijk van commissies, instanties, vestigingen en de manier waarop de loonadministratie is opgezet, en een hier verzonnen bedrag zou de minst betrouwbare zin in dit artikel zijn.
Er wordt ook niet aangegeven welke commissie voor welke groep geldt. Dat is een vraag voor uw sociaal secretariaat, en die moet vóór de configuratie worden beantwoord, en niet tijdens de configuratie.
En het neemt het werk aan het koppelen niet weg. Suivo genereert uren die correct zijn ingevoerd voor het ontvangende systeem; het is geen salarisverwerkingssysteem en berekent geen lonen.
Volgende stap: in de prijslijst van Suivo wordt uitgelegd hoe de licentiestructuur is opgezet.
Zie ook: Prijsbepaling in de bouw · Het rendement op investering van tijdregistratie · De CIAO-wijziging van 2027
