Kun je een urenregistratie in Excel bijhouden, en wanneer moet je overschakelen?

Ja, je kunt je urenregistratie in Excel bijhouden (urenregistratie in een spreadsheet). De Arbeidstijdenwet schrijft voor dat er een deugdelijke administratie van werk- en rusttijden moet worden bijgehouden, die minimaal 52 weken moet worden bewaard, maar schrijft geen specifiek hulpmiddel voor. Een werkblad met één rij per dienst en een paar formules volstaat voor een klein team met vaste werktijden. Dit werkt echter niet meer wanneer je medewerkers op locaties en in bestelwagens gaan werken, de uren pas dagen later worden doorgegeven en je pauzes en rusttijden niet kunt aantonen. Hieronder vind je een kolomindeling, de formules en zes signalen dat het tijd is om over te stappen.

Zodra dat moment aanbreekt, vervangt de tijdregistratie van Suivo voor buitendienstteams in Nederland het papieren formulier door een app, een badge of een voertuigregistratie.

Kun je de registratie van de werktijden in Excel bijhouden?

Ja. Artikel 4, lid 3, van de Arbeidstijdenwet schrijft een „deugdelijke registratie” van werk- en rusttijden voor, waarmee kan worden gecontroleerd of de voorschriften worden nageleefd. Het Arbeidstijdenbesluit voegt hieraan toe dat je deze registratie minimaal 52 weken moet bewaren. De wet schrijft niet voor welk hulpmiddel je hiervoor moet gebruiken.

Wat je werkblad je moet laten zien, voor volwassenen:

• niet meer dan 12 uur per dienst en 60 uur per week;
• gemiddeld niet meer dan 48 uur per week over een periode van 16 weken;
• een pauze van ten minste 30 minuten na 5,5 uur werken, en 45 minuten na 10 uur (in een cao kan hiervan worden afgeweken, maar nooit tot minder dan 15 minuten na 5,5 uur);
• ten minste 11 uur dagelijkse rust (eenmaal per 7 dagen mag dit 8 uur zijn wanneer het werk dit vereist).

De Nederlandse Arbeidsinspectie hanteert een basisboete van 10.000 euro voor het ontbreken van een registratie. Dat bedrag geldt voor werkgevers met 50 tot 99 werknemers; het wordt vermenigvuldigd met 0,5 bij minder dan 10 werknemers, met 0,75 bij 10 tot 49 werknemers en met 1,5 bij 100 of meer werknemers. Chauffeurs van vrachtwagens vallen onder aparte vervoersregels, waarbij de administratie 104 weken moet worden bewaard. De volledige termijnen staan vermeld in onze gids over de Nederlandse Arbeidstijdenwet.

Een eenvoudige Excel-tabel voor de werktijden van medewerkers

Gebruik één werkblad voor alle medewerkers, met één rij per medewerker per dienst. Sorteer eerst op medewerker en vervolgens op datum. Zet de contracturen op een tweede tabblad met de naam „Contracten” (kolom A: medewerker, kolom B: contracturen per week).

Drie gewoontes zorgen ervoor dat het overzicht veel betrouwbaarder wordt: voer de uren op de dag zelf in, verwijder nooit rijen (voeg in plaats daarvan een correctienotitie toe) en sla per maand een vergrendelde kopie op voor het 52-wekenarchief.

Formules voor gewerkte uren, pauzes en rusttijden

In deze formules worden geen macro's gebruikt. In de Engelse versie van Excel worden komma's gebruikt; in de Nederlandse versie worden puntkomma's en Nederlandse functienamen gebruikt. Rij 2 is de eerste gegevensrij.

De kolom ‘overuren’ is optioneel. Hierin worden de contractuele uren van elke medewerker opgezocht op een tweede werkblad met de naam Contracts (namen in kolom A, wekelijkse uren in kolom B). Voor XLOOKUP is Excel 2021 of Microsoft 365 vereist.

Hoe ze werken, in eenvoudige bewoordingen:

• Gewerkte uren: MOD (REST) verwerkt diensten die tot na middernacht duren, dus 22:00 tot 06:00 is 8 uur. Door dit met 24 te vermenigvuldigen, worden de uren in Excel omgezet in decimale uren.
• Jaar-week: combineert het ISO-jaartal en het ISO-weeknummer, zodat week 1 van 2027 niet wordt toegevoegd aan week 1 van 2026 zodra je archief meer dan een jaar omvat.
• Controle: vergelijkt de totale pauze in kolom F met de drempelwaarden. Volgens de wet mag je pauzes opsplitsen in delen van minimaal 15 minuten, dus een gemarkeerde rij hoeft nog niet per se een probleem te zijn.
• Rusttijd vóór de dienst: neem het einde van de vorige dienst (plus één dag als die tot na middernacht duurde) en het begin van deze dienst. Gebruik voorwaardelijke opmaak om waarden onder de 11 rood te markeren. Een rode cel is een aanwijzing om dit te controleren, geen bewijs van een overtreding.
• Wekelijkse totaal: kleurwaarden boven 60 rood. Houd er rekening mee dat een cao strengere limieten kan vaststellen; het maximum van 60 uur kan nooit worden verhoogd.

Wat Excel niet eenvoudig kan controleren: het 48-uursgemiddelde over 16 weken, wekelijkse rusttijden, regels voor nachtdiensten en of de tijden kloppen.

Op welke punten schiet Excel tekort voor de teams in het veld en op locatie?

Een spreadsheet gaat ervan uit dat iemand de juiste tijden invoert. Op een bouwplaats of in een servicebus gaat die aanname niet op:

• Uren uit het hoofd. De teams noteren de uren op papier of in een chat, en iemand typt ze op vrijdag of aan het einde van de maand over.
• Overschreven formules. Eén gekopieerde cel zorgt ervoor dat een formule in een vast getal verandert, terwijl de totalen er nog steeds correct uitzien.
• Er zijn verschillende versies. De planner, de bouwplaatsleider en de salarisadministratie hebben elk hun eigen exemplaar. Welke versie geldt bij een inspectie als het officiële document?
• Er is geen bewijs van wie wat heeft gewijzigd. Een goed bijgehouden register zou correcties moeten weergeven, in plaats van ze te verbergen.
• Er is geen verband met het voertuig. De reistijd, de eerste locatie en de terugkeer naar het terrein zijn schattingen.
• Persoonsgegevens op een gedeelde schijf. Namen en werktijden vallen onder de AVG (de Nederlandse benaming voor de AVG), dus voor de toegang tot en het verwijderen ervan moeten regels gelden.

Lees meer over veelvoorkomende fouten die mobiele teams maken bij het bijhouden van werktijden.

Wat verandert er als je overstapt naar een app, een badge of een kenteken?

De registratie vindt plaats op het moment dat het werk begint en eindigt, niet achteraf. Met Suivo registreren medewerkers zich via de mobiele app op hun eigen smartphone, door een badge te scannen, bij een vaste terminal op locatie of automatisch via het voertuig dat ze besturen. Uren, afwezigheden, mobiliteitsvergoedingen en toeslagen komen terecht in één validatiedashboard, waar een leidinggevende ze goedkeurt. Van elk uur blijft een digitaal spoor bewaard, dat met één klik kan worden geëxporteerd, en goedgekeurde uren worden via een open API gesynchroniseerd met salaris- en ERP-systemen. Neem contact met ons op voor meer informatie over uw salarisverwerker.

Twee opmerkingen ter verduidelijking. Ten eerste: een digitaal systeem dat de aanwezigheid registreert, wordt door de Autoriteit Persoonsgegevens beschouwd als een systeem voor personeelsmonitoring. Als je dus een ondernemingsraad hebt, moet deze eerst toestemming geven. Ten tweede: vergelijk verschillende methoden voordat je een aankoop doet: in onze gids over het inkloksysteem voor buitendienstteams worden de app, de terminal en de voertuigoplossing naast elkaar vergeleken, en in het artikel over het bijhouden van de werktijden van buitendienstmedewerkers worden de basisprincipes behandeld.

Een checklist voor het overstappen: 6 tekenen dat het tijd is

• De uren worden pas laat doorgegeven. De urenstaten van de bouwplaatsen of bestelwagens komen pas dagen na de werkzaamheden op kantoor binnen.
• Aan het einde van de maand stapelen de correcties zich op. De salarisadministratie ligt stil terwijl iemand op zoek is naar ontbrekende werktijden.
• Je kunt pauzes of rusttijden niet aantonen. Op het formulier staan wel totalen, maar geen betrouwbare begin- en eindtijden.
• Er werken meerdere mensen aan het bestand. De versies lopen uiteen en niemand weet welke de juiste is.
• Je medewerkers werken elke dag op verschillende locaties. Met één rij per dag is niet meer te zien waar de uren precies zijn besteed.
• Je hebt chauffeurs. Hun werktijden vallen onder andere regels en horen thuis bij de voertuig- en tachograafgegevens.

Eén of twee vinkjes: zorg ervoor dat je werkplan overeenkomt met het bovenstaande schema. Drie of meer: dan is het tijd om een systeem te overwegen waarmee je de gewerkte uren registreert op de plek waar het werk plaatsvindt.

Veelgestelde vragen

Hoe maak ik een urenstaat in Excel?

Maak per medewerker en per dienst één rij aan met de kolommen datum, medewerker, vestiging, begin, einde en pauze in minuten. Voeg formulekolommen toe voor gewerkte uren, weeknummer en wekelijks totaal. Geef de tijdcellen de notatie hh:mm en vergrendel de formulekolommen zodat niemand ze kan overschrijven.

Hoe bereken ik uren in Excel?

Gebruik =MOD(End-Start,1)*24-Break/60, waarmee je uren in decimale vorm krijgt en die ook werkt voor diensten die tot na middernacht duren. In de Nederlandse versie van Excel luidt de formule =REST(End-Start;1)*24-Break/60, met puntkomma's in plaats van komma's.

Hoe kan ik de gewerkte uren van mijn medewerkers bijhouden?

Noteer op de dag zelf de begin-, eind- en pauzetijden per medewerker en laat deze wekelijks door een leidinggevende goedkeuren. Bewaar de gegevens minimaal 52 weken. Voor medewerkers op locaties en in bestelwagens is een app, een badge of een voertuigregistratie betrouwbaarder dan het achteraf invullen van een formulier.

Welke tool is het meest geschikt voor het registreren van uren?

Voor een klein team met vaste werktijden op één locatie kan een goed opgezette spreadsheet volstaan. Kies voor teams die in het veld werken een tool die de uren registreert vanaf het moment dat het werk begint, automatisch pauzes en rusttijden bijhoudt en goedgekeurde uren naar de salarisadministratie exporteert.

Is een planning in Excel hetzelfde als een urenregistratie?

Nee. Een rooster geeft aan wie wanneer moet werken. De Arbeidstijdenwet schrijft voor dat de daadwerkelijk gewerkte uren, inclusief rusttijden, moeten worden bijgehouden. Houd deze twee apart, ook al staan ze allebei in Excel.

Klaar om de spreadsheet met pensioen te sturen?

Suivo is een Belgisch bedrijf met meer dan 15 jaar ervaring op het gebied van tijdregistratietechnologieën. Begin met de registratie voor het team dat het meest moeite heeft, en voeg later voertuigen of apparatuur toe zonder iets te hoeven vervangen. We bekijken uw huidige overzicht en laten u zien wat er verandert.

Boek een gratis demo